Identification de la fonction

Code de la fonction : IBB017

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

Coordonner le service qui met en place les procédures de contrôle de gestion et qui organise et effectue le suivi de la méthodologie de contrôle

afin de

assurer à l'équipe Budget & Contrôle de la gestion (B&CG) et au management une utilisation économique et efficace des moyens engagés, une connaissance et une maîtrise adéquates des risques, la fiabilité des informations financières et de gestion, ainsi que la conformité de la législation et de la réglementation en vigueur

 

Finalités

En tant que

expert

développer et/ou adapter un système de contrôle de gestion

afin de

parvenir à des processus de contrôle fiables

 

Exemples de tâches

• concerter les directions exécutrices et conseiller le management dans le choix d'indicateurs de performance

• analyser des processus d'exécution et déterminer le cadre du contrôle et les risques afférents

• faire intervenir, si nécessaire, un soutien externe (consultant) afin d'apporter une aide et un soutien au développement

• accompagner des missions pilotes et assister le groupe d'auto-évaluation, en vue de veiller à une application homogène de la méthode dans l'ensemble des services du SPF ou de l'institution

• élaborer des mesures de contrôle au sein des différentes directions générales (DG) du SPF ou de l'institution, ainsi que déterminer des indicateurs (soutien ou exécution)

 

En tant que

coordinateur de l'implémentation

coordonner des réunions de projet dans le but d'uniformiser la méthodologie de contrôle auprès de différents services exécuteurs, dans un contexte complexe (tant du point de vue social que par la présence de différentes parties)

afin de

permettre le déroulement optimal de ces projets

 

Exemples de tâches

• préparer et diriger activement des réunions

• organiser et diriger des groupes de travail

• évaluer et rapporter au management et au comité d'audit

• rédiger un vade-mecum pour le contrôle de gestion/les directives

• participer à des séances d'information avec d'autres SPF et en particulier le SPF B&CG, qui est amené à suivre de près le fonctionnement du système de contrôle de gestion relatif à la gestion des risques et au contrôle en matière de finances

 

En tant que

coordinateur du contrôle

assurer le 'monitoring' (le suivi) de la méthodologie de contrôle adoptée et apporter les rectifications nécessaires

afin de

garantir l'application effective des processus et la qualité du contrôle de gestion

 

Exemples de tâches

• planifier des contrôles sur le terrain

• vérifier les dossiers des collaborateurs et prendre en charge certains dossiers spécifiques (délicats)

• relater aux différentes directions les problèmes liés aux dossiers étudiés

• faire rapport à la direction et/ou au comité d'audit en matière de respect des normes de contrôle

• assurer le passage des contrôles 'a priori' vers les contrôles 'a posteriori'

 

En tant que

dirigeant

diriger, gérer et coordonner l'activité du personnel de l'entité de contrôle de gestion

afin de

permettre au service de fonctionner de manière optimale et d'augmenter le niveau de connaissance des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• accomplir des tâches de management relatives au service (évaluation du personnel, répartition des tâches, etc.)

• gérer une petite équipe afin d'assurer l'ensemble des tâches du service

• organiser des réunions d'équipe

• garantir une bonne collaboration entre les collègues en assurant un transfert adéquat de l'information

• motiver les collaborateurs et les accompagner

 

En tant que

conseiller stratégique

répondre aux diverses questions relatives à la spécificité du service

afin de

sensibiliser et former les responsables, les collaborateurs du SPF et les tiers externes en matière de processus d'exécution et de contrôle de gestion

 

Exemples de tâches

• rédiger des propositions de directive pour le management

• répondre à des questions parlementaires

• assurer la représentation dans des groupes de travail et des réunions externes

• donner des conseils afin de permettre une meilleure responsabilisation de la direction et du personnel du SPF

• donner des séances d'information, des formations internes, etc.

 

En tant que

chef de projet

assurer la coordination de plusieurs petits et grands projets, éventuellement avec l'aide d'un consultant externe

afin de

améliorer la gestion du SPF ou de l'institution en introduisant un processus de travail transparent et uniforme

 

Exemples de tâches

• constituer et diriger une équipe de projet pour développer des outils, etc.

• élaborer et rédiger un plan stratégique définissant les différentes étapes

• planifier le projet dans le temps et déterminer le budget

• rendre compte de l'avancement du projet (pilotage) au management, qui lui procure la garantie indispensable que le système évolue de manière à rester efficace, efficient et adapté aux changements de circonstances

• veiller au rapportage régulier au comité d'audit, à l'inspecteur des Finances, afin d'assurer le suivi et l'évaluation de la gestion des risques

 

En tant que

conseiller interne

remettre des avis à ses collaborateurs et aux chefs au sujet de matières spécifiques et opérationnelles

afin de

leur fournir des informations pertinentes et faire progresser la pratique de contrôle de gestion au sein de la Fonction publique

 

Exemples de tâches

• formuler des conseils généraux pour le management, par écrit ou de manière orale

• répondre aux questions des consultants, des contrôleurs externes, des auditeurs internes, etc., sur tout ce qui concerne le domaine traité au sein du service

• suggérer des conseils techniques spécifiques à l'objet du service

• transmettre des informations aux autres directions générales au sein du SPF ou des institutions

• faciliter la diffusion et l'apprentissage des outils de contrôle de gestion via l'accompagnement des partenaires de projet

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

maintenir à jour les connaissances et rester informé des derniers développements dans son propre domaine de travail

afin de

maintenir à un niveau élevé les connaissances en matière de contrôle

 

Exemples de tâches

• participer à des conférences et réunions afin d'affiner ses connaissances

• participer à des séances d'information en collaboration avec d'autres SPF et institutions

• participer à des concertations dans son domaine d'expertise technique ou réglementaire avec des organes externes ou privés, afin d'obtenir des informations

• concerter d'autres SPF, en particulier le SPF Finances et SPF B&CG, ainsi que les organes de contrôle externe (Cour des comptes, Inspection des Finances, secteur privé, etc.)

• consulter des brochures spécialisées, etc.

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collaborateurs	questions, conseils	contact personnel, e-mail	quotidien
management	informations sur les mesures de contrôle	contact personnel, e-mail	quotidien
autres services du SPF	questions, informations demandées	réunion, rapport, e-mail	quotidien
Service d'encadrement B&CG & SPF B&CG	informations sur le suivi	rapport, contact, e-mail	hebdomadaire
inspecteur des Finances	informations sur le suivi et évaluation	rapport, contact, e-mail	hebdomadaire
management	suivi du système	groupe de pilotage	hebdomadaire
Comité d'audit	évaluation	recommandation	mensuel
consultant externe	conseils, questions	contact, e-mail, rapport	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collaborateurs	décision, question, conseil	contact personnel, e-mail	quotidien
management	conseils, avis	rapport, dossier	quotidien
autres serv. du SPF	questions,avis	réunion, rapport, e-mail	quotidien
Service d'encadrement B&CG & SPF B&CG	question, résultat du contrôle	rapport, contact, e-mail	hebdomadaire
inspecteur des Finances	question, résultat du contrôle	rapport, contact, e-mail	hebdomadaire
management	question, résultat du contrôle	rapport, contact, e-mail	hebdomadaire
Comité d'audit	question, résultat du contrôle	rapport, contact, e-mail	hebdomadaire
consultant externe	questions, conseils	contact, e-mail, rapport	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur B&CG d'un point de vue hiérarchique

le comité d'audit d'un point de vue fonctionnel et l'organe de contrôle

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• gestion du service (répartition du travail, planification, méthode, organisation)

• emploi et répartition du temps

• traitement des domaines d'action attribués

• compte rendu des constatations dans le cadre des contrôles et du 'monitoring' propres

• réalisation de contrôles par échantillonnage sur les processus de contrôle

• participation à des réunions relatives à l'aspect relationnel de la fonction, tant au niveau interne qu'externe

• rapportage à la direction générale exécutrice (première proposition : projet)

• opérations de gestion dans le cadre de l'acte de délégation en vigueur

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les missions internationales et les marchés de contrôle

• l'application et l'obligation de l'introduction de procédures de contrôle (décision finale)

• l'engagement du service dans le SPF B&CG ou dans d'autres organisations externes

• l'implémentation de la méthodologie de contrôle élaborée

• les décisions conformément à l'acte de délégation ou la réglementation administrative

• le rapportage définitif à la direction générale après l'adaptation de la première version

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• arrêté royal du 7 novembre 2000 portant création et composition des organes communs à chaque service public fédéral et qui définit la notion de système de contrôle, son organisation et ses responsabilités

• arrêté royal du 16 mai 2002 concernant le système de contrôle interne au sein des services publics fédéraux

 

Quelles innovations

• organisation d'un système de contrôle de gestion au sein des services publics fédéraux, en vue de soutenir les différentes directions

• le contrôle post-administratif de la gestion et du budget axé sur la réforme, dans le but de donner aux gestionnaires davantage d'autonomie au sein de la fonction autonome, en ce qui concerne l'utilisation des moyens de fonctionnement autorisés et en vue de la réalisation des objectifs de l'organisation

 

Sur base de quel cadre de référence

• le système est lié au management et aux méthodes de gestion, des domaines qui ne peuvent être établis de manière strictement réglementaire

• l'expérience propre

• à la suite de discussions avec d'autres experts

 

Profil de compétences génériques

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