Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA139

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Contrôleurs / inspecteurs / auditeurs

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Préparer, réaliser et rédiger des rapports et le suivi des inspections des postes diplomatiques et consulaires belges à l'étranger

afin de

évaluer tous les moyens humains et matériels (bâtiments, voitures de service, ordinateurs, mobilier, etc.) dont disposent les postes, de formuler des suggestions concrètes en vue d'une utilisation optimale de ces moyens, et éventuellement d'exprimer des recommandations en vue de soutenir leur fonctionnement

 

Examiner les accusations dont il est fait état et les faits qui se sont produits en dehors de l'administration centrale, et introduire, le cas échéant, des procédures disciplinaires

afin de

assurer le respect des intérêts du SPF Affaires Etrangères, Commerce Extérieur et Coopération au Développement, d'établir les fautes commises, d'y remédier et éventuellement de les sanctionner

 

Finalités

En tant que

expert/spécialiste

planifier le contrôle de nos postes diplomatiques et consulaires à l'étranger

afin de

aboutir à un système équilibré qui permette de soumettre nos postes diplomatiques et consulaires à un contrôle, à une fréquence raisonnable et selon une méthodologie appropriée, qu'il s'agisse d'inspections de routine, d'inspections ad hoc ou de procédures disciplinaires

 

Exemples de tâches

• programmer les inspections avec l'accord du comité de direction

• préparer les inspections avec les services respectifs

• déterminer les finalités explicites et concrètes des inspections

 

En tant que

contrôleur

effectuer des contrôles de nos postes diplomatiques et consulaires à l'étranger (inspections de routine, inspections ad hoc et procédures disciplinaires)

afin de

mettre en oeuvre le plan de contrôle, eu égard aux aspects opérationnels relatifs aux finalités stratégiques de nos postes

 

Exemples de tâches

• assurer le respect des intérêts du SPF

• évaluer les membres du personnel du poste

• établir les manquements aux prescrits administratifs et légaux, y remédier et éventuellement les sanctionner

• rédiger des rapports d'inspection

• contribuer à l'efficacité du contrôle par un suivi permanent

 

En tant que

médiateur

intervenir dans les cas de différends ou de conflits dans nos postes à l'étranger

afin de

résoudre les différends potentiels ou réels entre membres du personnel statutaires et/ou contractuels dans nos postes à l'étranger

 

Exemples de tâches

• effectuer les missions ad hoc

• écouter les diverses parties impliquées dans le conflit

• faire des propositions sur la base des analyses faites et des conclusions tirées

 

En tant que

personne de contact

accueillir les questions, demandes et observations

afin de

agir comme médiateur pour le personnel dans les postes à l'étranger

 

Exemples de tâches

• écouter les membres du personnel à l'occasion des missions

• rédiger des rapports

• rédiger des notes à l'intention des services concernés

• pouvoir assumer le rôle d'interlocuteur pour le suivi de l'inspection, tant pour les problèmes de fond que pour les relations interpersonnelles en général

• recevoir les plaintes générales ou spécifiques sur les dysfonctionnements des postes et les orienter vers l'autorité compétente

 

En tant que

conseiller interne

donner des avis au président et aux membres du comité de direction concernant des problèmes généraux de direction des postes et des situations particulières, au retour de missions d'inspection

afin de

informer en profondeur le comité de direction sur le fonctionnement (ou le dysfonctionnement) des postes contrôlés

 

Exemples de tâches

• rédiger les rapports d'inspection

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
postes diplomatiques et cons.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
services du SPF	avis écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
président comité de direction	instructions orales	contact personnel	ad hoc
fonctionnaires individuels	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Comité de direction	conseils écrits et oraux	par lettre, contact personnel	ad hoc
services du SPF	avis écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
postes diplomatiques et cons.	avis écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
fonctionnaires individuels	réponses écrites	par note, e-mail	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

postes diplomatiques et consulaires

services du SPF

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'ordre dans lequel les inspections autorisées, chaque année, seront réalisées (moyennant l'obtention de l'ordre de marche nécessaire)

• le contenu du rapport d'inspection qui sera soumis à l'approbation du comité de direction

• l'organisation des activités au cours de l'inspection

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• la série d'inspections prévues pour l'année suivante

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

1.223.389.000 EUR

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. chaque voyage d'inspection comporte 3 catégories de frais, à savoir le transport, le logement et une indemnité journalière forfaitaire (variable en fonction de la distance, de la durée et du coefficient du coût de la vie)

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• le statut des membres du personnel du SPF

• les lois, arrêtés royaux, arrêtés ministériels et circulaires, dans tous les domaines professionnels qui concernent les inspections

 

Quelles innovations

• les nouvelles conceptions en matière de fonction d'audit interne et plus particulièrement en ce qui concerne l'aspect "accompagnement" de la fonction de contrôle

 

Sur base de quel cadre de référence

• nouvelle réglementation

• nouvelle politique (émanant du ministre, du comité de direction)

• formations et entraînements sur le plan de la méthodologie en matière d'audit interne

 

Profil de compétences génériques

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