Identificatie van de functie

Functiecode : DSA139

Niveau: A

Klasse : A3

Functiefamilie : Controleurs / inspecteurs / auditors

Beroepscategorie : 06. Algemeen Beheer (SA)

Doel van de functie

Het voorbereiden, uitvoeren, rapporteren en opvolgen van de inspecties van de diplomatieke en consulaire posten in het buitenland

teneinde

alle menselijke en materiële (gebouwen, dienstwagen, PC, meubilair, ...) middelen waarover de posten beschikken te evalueren en concrete suggesties te formuleren met het oog op een optimale benutting van deze middelen en eventueel ook aanbevelingen te doen voor een bijsturing van hun functioneren.

 

Het natrekken van aantijgingen gemeld en feiten gepleegd buiten het hoofdbestuur en desgevallend het inleiden van tuchtprocedures

teneinde

de eerbiediging van de belangen van de FOD Buitenlandse Zaken (FOD BZ) te verzekeren alsook overtredingen vast te stellen, ongedaan te maken en desgevallend te bestraffen.

 

Resultaatgebieden

Als

deskundige/specialist

het plannen van de controles van de diplomatieke en consulaire posten in het buitenland

teneinde

te komen tot een evenwichtig systeem waarbij de diplomatieke en consulaire posten binnen een redelijke termijn en volgens een uitgewerkte methodologie aan een controle onderworpen worden, en dit voor zowel routine-inspecties, ad-hocinspecties en tuchtprocedures

 

Voorbeelden van taken

• het programmeren van de inspecties onder toezicht van het directiecomité

• het voorbereiden van de inspecties met de onderscheiden diensten

• het bepalen van expliciete en concrete doelstellingen voor de inspecties

 

Als

controleur

het uitvoeren van de controles (routine-inspecties, ad-hocinspecties en tuchtprocedures) van de diplomatieke en consulaire posten in het buitenland

teneinde

het controleplan te implementeren, en dit met het oog op operationele aspecten en met betrekking tot de strategische doelstellingen van de posten

 

Voorbeelden van taken

• het verzekeren van de eerbiediging van de belangen van de FOD Buitenlandse Zaken

• het beoordelen van de personeelsleden van de post

• het vaststellen, ongedaan maken en eventueel bestraffen van inbreuken op administratieve en wettelijke voorschriften

• het opstellen van de inspectierapporten

• het verbeteren van de efficiëntie van de controle via een bestendige opvolging

 

Als

bemiddelaar

optreden in geval van geschillen en conflicten in de posten in het buitenland

teneinde

potentiële of reële geschillen onder de statutaire en/of contractuele personeelsleden van de posten in het buitenland op te lossen

 

Voorbeelden van taken

• het verrichten van ad-hoczendingen

• het aanhoren van de diverse partijen die betrokken zijn bij het geschil

• het doen van voorstellen op basis van de gemaakte analyse en conclusies

 

Als

contactpersoon

open staan voor vragen, verzoeken en bemerkingen

teneinde

te handelen als ombudsman voor het personeel in de posten in het buitenland

 

Voorbeelden van taken

• het aanhoren van personeelsleden ter gelegenheid van zendingen

• het opstellen van rapporten

• het opstellen van nota's voor de betrokken diensten

• kunnen fungeren als aanspreekpunt voor de verdere opvolging van de inspectie, zowel voor substantiële problemen van beheer als voor algemene intermenselijke relaties

• het opvangen van algemene of specifieke klachten over disfuncties van de posten en deze kanaliseren naar de bevoegde autoriteit

 

Als

intern raadgever/adviseur

het verstrekken van advies aan de voorzitter en de leden van het directiecomité over algemene beleidskwesties en concrete situaties op post, na afloop van de uitgevoerde opdracht

teneinde

het directiecomité grondig te informeren over het functioneren (en disfunctioneren) van de gecontroleerde posten

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van de inspectierapporten

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
dipl. & cons. posten	mondelinge adviezen	per brief, e-mail ...	ad hoc
diverse diensten onze FOD	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
voorzitter directiecomité	mondelinge instructies	persoonlijk contact	ad hoc
individuele ambtenaren	mondelinge adviezen	per brief, e-mail...	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
directiecomité	schrift. & mondel. adviezen	per brief / persoonl. contact	ad hoc
diverse diensten onze FOD	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
dipl. & cons. posten	schriftelijke vragen	per brief, e-mail ...	ad hoc
individuele ambtenaren	schriftelijke antwoorden	per nota, e-mail	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de voorzitter van het directiecomité - N

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de volgorde waarin de jaarlijks toegestane inspecties worden uitgevoerd (mits het vereiste marsorder wordt bekomen)

• de inhoud van het inspectierapport dat ter goedkeuring aan het directiecomité wordt voorgelegd

• de organisatie van de werkzaamheden tijdens de inspectie

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• het pakket inspecties voorzien in het komende jaar

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

1.223.389.000 euro

 

Eigen werkbudget

nihil

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. elke inspectiereis brengt 3 soorten kosten met zich mee: transport, overnachting en forfaitaire dagelijkse vergoeding (variabel naar gelang van de afstand, duur en levensduurtecoëfficiënt)

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• het statuut van de personeelsleden van de FOD BZ

• wetten, KB's, MB's en OB's (omzendbrief) in alle vakdomeinen die de inspecties aanbelangen

 

Welke vernieuwingen

• nieuwe inzichten inzake de interne auditfunctie en op het vlak van het aspect 'begeleiding' als onderdeel van de controlefunctie

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• nieuwe reglementering

• nieuw beleid (uitgaande van minister of het directiecomité)

• opleidingen en trainingen op het vlak van methodologie inzake interne audit

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.