Identificatie van de functie

Functiecode : DBV024

Niveau: A

Klasse : A2

Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden

Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)

Doel van de functie

Het bijstaan van de centrumdirecteur bij het beheer en de coördinatie van het centrum

teneinde

bij te dragen tot het optimaal bereiken van de doelstellingen die voor het centrum in zijn geheel worden opgesteld.

 

Het leiden van de toegewezen dienst en het vervullen van de opdrachten met eerbied voor de wettelijke en reglementaire bepalingen en de door de algemene directie van de Dienst Vreemdelingenzaken gegeven richtlijnen door optimaal gebruik te maken van de beschikbare budgettaire, menselijke en materiële middelen

teneinde

de behoorlijke werking van het centrum en de interactie ervan met de andere diensten te verzekeren en adviezen en voorstellen van verbeteringen en mogelijke opportuniteiten te verschaffen.

 

Resultaatgebieden

Als

lid van de centrumdirectie

in samenspraak met de centrumdirecteur en de andere adjuncten van de directeur (3 à 5 per centrum) het uittekenen van de beleidslijnen, het vastleggen van de prioriteiten en de doelstellingen (en hierbij, als adjunct samen met de andere directieleden, het permanent garanderen van de beslissingsbevoegdheid en het vervangen van de centrumdirecteur tijdens zijn/haar afwezigheid om de continuïteit van de werkzaamheden binnen het centrum te verzekeren)

teneinde

de doelstellingen die voor het centrum in zijn geheel worden vastgelegd door de algemene directie van de Dienst Vreemdelingenzaken, optimaal te bereiken

 

Voorbeelden van taken

• het analyseren van specifieke problematieken in verband met de aan de centra toegewezen opdracht, met inbegrip van de evaluatie van de impact op andere doelgebieden

• het verlenen van adviezen op basis van analyses en het uitwerken van voorstellen m.b.t. verbeteringen inzake de organisatie en de mogelijke strategieën en het voorleggen ervan aan de centrumdirecteur

• het implementeren van deze verbeteringen inzake de organisatie, alsook de verbeteringen op strategisch vlak

• het opvolgen van de doelstellingen die bereikt dienen te worden, en het bepalen en verzekeren ervan in samenwerking met de centrumdirecteur

• actief deelnemen aan moderniseringsprojecten ter verbetering van de algemene werking

 

Als

diensthoofd

het organiseren, plannen en coördineren van de werkzaamheden van de toegewezen dienst in overleg met de centrumdirecteur (OPGELET: hieronder (van 3.3 tot 3.8) worden een aantal mogelijke rollen opgesomd die een adjunct-directeur potentieel kan opnemen als verantwoordelijke van een specifieke materie; meestal zal een adjunct-directeur min. 2 rollen tot max. 4 rollen op zich nemen waarvan de combinatie van centrum tot centrum kan verschillen)

teneinde

de normen en de doelstellingen die in samenspraak met de centrumdirecteur worden bepaald, te verwezenlijken

 

Voorbeelden van taken

• het formuleren van voorstellen, het opstellen van planningen, het bepalen van de prioriteiten, het organiseren en opvolgen van de taken

• het formuleren van haalbare operationele doelstellingen voor de dienst, rekening houdend met de algemene doelstellingen van de gesloten centra

• toezien op de uitvoering van de opdrachten door de rechtstreekse ondergeschikten door ervoor te zorgen dat er concrete instructies, taken of verantwoordelijkheden worden gegeven aan de rechtstreekse medewerkers en dat deze worden opgevolgd op een gestructureerde wijze

• het formuleren van voorstellen van verbeteringsprojecten voor de werking van de dienst die een impact hebben op de verwezenlijking van de algemene doelstellingen van het centrum

• het onmiddellijk en rechtstreeks contacteren van de centrumdirecteur in geval van ernstige crisissituaties of indien het een delicate aangelegenheid betreft die een ernstige impact kan hebben op de werking van het centrum of op de werking van de Dienst Vreemdelingenzaken

 

Als

verantwoordelijke voor de materie logistiek

voorzien, in samenspraak met de centrumdirecteur, in de logistieke behoeften van het centrum

teneinde

een kwaliteitsvolle opvang voor de bewoners en een maximale bescherming van het personeel en de bewoners na te streven en dit door als een goede huisvader gebruik te maken van de budgettaire middelen met eerbied voor de door de algemene directie gegeven richtlijnen en andere wettelijke bepalingen

 

Voorbeelden van taken

• jaarlijks het tijdig opstellen van nieuwe gemotiveerde, onderbouwde budgetvoorstellen, in samenspraak met de centrumdirecteur, met het oog op de verwezenlijking van de operationele doelstellingen van het centrum

• het efficiënt beheren van de budgettaire middelen die toegekend zijn aan het centrum en voorzien in een adequaat monitoringsysteem

• het superviseren van de rekenplichtige en de boekhouding

• het beheren van de infrastructuur (met inbegrip van de veiligheid), alsook het organiseren van regelmatige overlegvergaderingen met de Regie der Gebouwen of andere gesprekspartners over de stand van de (geplande) werken en de verslaggeving hiervan

• het tijdig voorbereiden, opvolgen en controleren van lange- en kortetermijncontracten met externe firma's die de werking van het centrum ten goede komen, het bewaken van de kwaliteit van de geleverde diensten en het opvolgen van de klachten van het personeel in verband met de buitenfirma's, met het oog op een snelle bijsturing

 

Als

verantwoordelijke voor de materie personeelsbeleid en -beheer

het ondersteunen van de centrumdirecteur bij het inzetten, sturen, evalueren, motiveren en ontwikkelen van de medewerkers

teneinde

de realisatie van de operationele doelstellingen van het centrum te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het ondersteunen van de centrumdirecteur bij het opstellen en vastleggen van een noodzakelijk personeelsplan

• werken, samen met de personeelsadministratie en de centrumdirecteur, aan een coherent personeelsbeleid

• het bepalen van de aanwervingsnoden en wervingsstrategieën in samenspraak met de centrumdirecteur en erop toezien dat de wervingen op een correcte wijze worden georganiseerd

• het ondersteunen van de centrumdirecteur bij het overleg en de onderhandelingen met de representatieve vakbondsorganisaties

• het analyseren van de opleidingsnoden d.m.v. overleg met de verschillende diensten; het organiseren van interne en externe opleidingen; het opmaken en opvolgen van het vormingsplan en het evalueren van de gegeven opleidingen

 

Als

psycholoog

zich bekommeren om de geestelijke gezondheid van elke bewoner en de individuele gemoedstoestand van elk personeelslid, op vraag of via doorverwijzing

teneinde

problemen en crisissituaties te voorkomen of op te lossen

 

Voorbeelden van taken

• het psychologisch begeleiden van de bewoners, in samenwerking en overleg met de verschillende teams (sociaal, medisch en veiligheid) en het geven van feedback aan de hiërarchie en dit via een evenwicht tussen het deontologisch kader en de naleving van de reglementaire en wettelijke en hiërarchische bepalingen

• het ontwikkelen van een efficiënte aanpak om crisissituaties met bewoners te proberen te voorkomen of gestructureerd aan te pakken in voorkomend geval

• fungeren als aanspreekpunt voor de psychologische ondersteuning van personeelsleden

• eventueel aanwezig zijn als waarnemer bij begeleidings-, functionerings- en evaluatiegesprekken van personeelsleden

• het ontwikkelen van opleidingen en vormingen voor het personeel met het oog op een betere benadering van de bewoners

 

Als

verantwoordelijke voor de ICT

zorgen voor een toegankelijk geïntegreerd informatiesysteem met eerbied voor en in overeenstemming met de door de algemene directie gegeven richtlijnen en genomen initiatieven en de wettelijke bepalingen

teneinde

te beantwoorden aan de informaticanoden van het centrum

 

Voorbeelden van taken

• het analyseren van de behoeften inzake ICT en het opvolgen ervan om in de mate van het mogelijke aan deze behoeften te voldoen

• het beheren van het netwerk

• het opstellen en optimaliseren van de gedragscode inzake computergebruik, met inbegrip van de paswoordenhiërarchie

• het ontwikkelen van andere databanken teneinde de werking van het centrum te optimaliseren

• het upgraden en updaten van bestaande software en hiervoor voorstellen doen voor aankopen

 

Als

verantwoordelijke voor de materie bewoners

toezien, in samenspraak met de centrumdirecteur, op de correcte toepassing van de internationale reglementen en wettelijke normen en de gedragscode

teneinde

de juridische bijstand, de sociale en medische verzorging, de ontspanning en de algemene ontwikkeling van elke bewoner te waarborgen

 

Voorbeelden van taken

• instaan voor het nodige respect en de waardige behandeling van de bewoners van het centrum

• het garanderen van de juridische, sociale, psychologische en medische ondersteuning van de bewoners

• het uitwerken van een evenwichtig belonings- en sanctiebeleid om het gebruik van geweld door de bewoners te beperken

• het ontvangen van NGO's (niet-gouvernementele organisaties) en andere organisaties die gemachtigd zijn om het centrum te bezoeken en het geven van feedback over dit bezoek aan de hiërarchische coördinatiecel

• instaan voor de ontwikkeling en organisatie van activiteiten

 

Als

verantwoordelijke voor de materie veiligheid

instaan voor de actieve en passieve veiligheid in het centrum

teneinde

de veiligheid in het centrum te garanderen

 

Voorbeelden van taken

• het rechtstreeks leiden van het veiligheidspersoneel (actieve veiligheid)

• het ontwikkelen van veiligheidsplannen en veiligheidsprocedures (passieve veiligheid)

• het organiseren (minstens eenmaal per jaar) van waarschuwings-, alarm- en evacuatieoefeningen en het opvolgen van de mankementen

• instaan voor overleg en het uitwerken van korte- en langetermijnoplossingen die de praktische werking van het centrum en/of het veiligheidspersoneel aanbelangen

• het actualiseren van het huishoudelijk reglement

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
intern	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken
Dienst Vreemdelingenzaken	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken
Fod Binnenlandse Zaken	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken
Open centra	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken
politiediensten	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken
OCMW's	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken
ziekenhuizen	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken
Rechtbanken	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
intern	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken
Dienst Vreemdelingenzaken	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken
Fod Binnenlandse Zaken	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken
Open centra	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken
Poilitiediensten	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken
OCMW's	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken
ziekenhuizen	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken
advocaten	Variabel	Brief, telefoon, fax, mail	Niet uit te maken

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de centrumdirecteur

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de dagelijkse leiding en organisatie van de toegewezen dienst

• de beslissing inzake individuele dossiers

• het uitbouwen van een netwerk dat nodig is voor de uitoefening van de functie

• het verzamelen, verwerken en rapporteren van informatie

• het coachen van medewerkers

• het organiseren en bijwonen van relevante vergaderingen

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• complexe dossiers

• beslissingen/handelingen die financiële gevolgen hebben

• het wijzigen van de prioriteiten

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

niet van toepassing

 

Eigen werkbudget

niet van toepassing

 

Andere kwantitatieve gegevens

1. niet van toepassing

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het rooster technische expertise of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• de vreemdelingenwetgeving

• het KB van 02/08/2002

• de wet op het ambtenarenstatuut

• de gedragscode

• de wet op de overheidsopdrachten

 

Welke vernieuwingen

• het ontwikkelen en implementeren van nieuwe beheersinstrumenten (boordtabellen)

• het formuleren van voorstellen om nieuwe procedures vast te leggen of bestaande procedures aan te passen / bij te sturen

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• moderniseringsprojecten

• overlegvergaderingen met de hiërarchie

• interne overlegmomenten

 

Gedragscompetentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het rooster gedragscompetentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.