Identification de la fonction

Code de la fonction : IPO073

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Diriger une équipe de gestionnaires de dossier

afin de

garantir un traitement administratif des dossiers du personnel à la fois correct et respectueux des délais.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

répartir les activités d'un certain nombre de gestionnaires de dossiers de gestion administrative du personnel, et en assurer le suivi

afin de

garantir que ces dossiers soient traités dans le respect de la réglementation applicable et des délais exigés

 

Exemples de tâches

• donner des instructions et répartir les tâches/dossiers parmi les collaborateurs, et fixer les priorités

• contrôler et suivre la qualité, les procédures suivies et les délais des dossiers

• traiter des dossiers complexes, moins courants

• gérer et diffuser l'information relative à la réglementation, aux procédures et normes applicables

• gérer les applications informatiques

 

En tant que

coach

fournir des avis, assurer l'accompagnement individuel et le développement des collaborateurs dans le cadre des cercles de développement

afin de

optimiser les prestations des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• identifier les points forts et les points faibles de l'équipe et des collaborateurs

• assurer le suivi des plans de développement

• organiser les formations nécessaires et les formations sur le terrain des (nouveaux) collaborateurs

• soutenir les collaborateurs dans le traitement de dossiers complexes

 

En tant que

point de contact

faire rapport et fournir des avis aux différents acteurs concernés de l'organisation

afin de

optimiser les processus de travail et les directives interne concernant la gestion administrative du personnel

 

Exemples de tâches

• faire rapport à la hiérarchie sur l'état d'avancement des dossiers

• identifier les points faibles éventuels, et fournir des avis à la hiérarchie sur les processus de travail internes, les instruments et les directives

• répondre aux questions des membres du personnel lors du traitement de leur dossier

 

En tant que

spécialiste

suivre les évolutions du statut administratif et pécuniaire et les conditions de travail

afin de

garantir que les dossiers sont traités conformément à la réglementation en vigueur

 

Exemples de tâches

• suivre les modifications survenant dans la réglementation

• traduire ces modifications en procédures concrètes pour le traitement des dossiers

• informer les collaborateurs des modifications survenues dans la réglementation

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur du service

l'adjoint du service

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• répartition des activités

• priorités dans le traitement des dossiers courants

• avis portant sur les applications informatiques

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• priorités globales et délais dans les dossiers non courants

• modifications structurelles et importantes dans les procédures de travail et directives internes

• achat d'applications informatiques

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation en la matière

• procédures et règles internes

• éventuellement les directives relatives aux banques de données (centralisées) à utiliser

 

Quelles innovations

• amélioration des processus de travail, directives internes relative à la gestion administrative du personnel

 

Sur base de quel cadre de référence

• réglementation et banques de données en vigueur

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.