Identification de la fonction

Code de la fonction : ILO009

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Diriger, planifier et coordonner l'entretien, la rénovation et l'extension des bâtiments et de leurs installations

afin de

conserver les bâtiments, et par conséquent leur contenu patrimonial, dans un état optimal au niveau de la sécurité et de l'entretien, ainsi que les améliorer afin que l'institution puisse répondre au mieux à ses missions, tant dans le domaine de la conservation que de l'éducation

 

Diriger, planifier et coordonner les services de sécurité et d'accueil tant de jour que de nuit, ainsi que le service de supervision permanente au poste de commande central de télésurveillance

afin de

assurer la sécurité du personnel et des visiteurs, ainsi que des bâtiments et de leur contenu patrimonial, dans le but de garantir leur pérennité et d'assurer le respect de l'application des normes et des règles officielles établies dans les domaines concernés

 

Planifier, organiser, coordonner et diriger en ce qui concerne les aspects logistiques, tant sur le plan matériel que sur le plan humain, pour les évènements et les activités extraordinaires (nocturnes, visites d'hôtes de marque, vernissages, activités spéciales, etc.)

afin de

permettre à l’institution d’assurer ses missions multiples et de garantir à celle-ci de tout ce qui est utile à son rayonnement

 

Finalités

En tant que

responsable opérationnel

veiller à la direction et à l'organisation des services logistiques ainsi qu'à celles des services de sécurité, par une gestion efficace et effective du temps, des coûts, des activités et des moyens humains et financiers

afin de

harmoniser et d'exécuter de manière optimale les activités et les missions de l'ensemble des services techniques, d'accueil et de sécurité

 

Exemples de tâches

• élaborer les plans pluriannuels, avec le directeur général, tant au niveau des objectifs à atteindre que des budgets à respecter

• défendre les projets d'infrastructure, au nom du directeur général, auprès des administrations compétentes (Régie des bâtiments, Monuments et Sites, Ville de Bruxelles, Quartier des Arts, Inspection des Finances, Loterie Nationale, etc.)

• développer ces projets avec les bureaux d'étude spécialisés, tant en architecture qu'en techniques spéciales diverses appliquées aux musées

• planifier les différents travaux d'entretien, de rénovation et d'extension

• organiser et mettre en oeuvre les équipes nécessaires (déménageurs, nettoyeurs, menuisiers, ferronniers, soudeurs, peintres, imprimeurs, électriciens, etc.), tant pour les activités habituelles qu'extraordinaires

 

En tant que

responsable opérationnel représentant le directeur général

veiller à la direction opérationnelle et à l'organisation logistique nécessaires aux missions multiples de l'institution, y compris lors d'activités extraordinaires

afin de

harmoniser et d'exécuter de manière optimale les activités et les missions de l'ensemble des services techniques, d'accueil et de sécurité

 

Exemples de tâches

• estimer les délais d'exécution nécessaires pour les activités susmentionnées et prévoir l'impact sur les visiteurs et le fonctionnement de l'institution

• planifier, organiser et mettre en oeuvre les équipes nécessaires pour assurer la sécurité du patrimoine (surveillance de jour, veilleurs de nuit, agents du poste de commande central de télésurveillance et concierges)

• organiser la formation permanente du personnel et veiller à la diffusion des instructions quotidiennes

• élaborer et analyser avec le directeur général les plans de synthèse, les bilans et les tableaux de bord, en ce qui concerne les moyens logistiques, budgétaires et humains

 

En tant que

responsable de projet

initier et suivre étroitement les études techniques, les audits et les études de marché

afin de

traduire les conclusions des études en objectifs en termes de logistique, d'accueil et de sécurité et ensuite, dans la pratique

 

Exemples de tâches

• examiner, évaluer et comparer les possibilités de collaboration internes et externes

• superviser et suivre les contrats passés avec des fournisseurs tant d'équipements que de services en matière de sécurité ou d'entretien

• contrôler les demandes d'offres et de devis pour leur publication

• analyser les propositions d'offres et les devis reçus

• définir et introduire le programme des besoins pour de nouveaux projets

 

En tant que

responsable opérationnel

diriger l'exécution des activités habituelles et extraordinaires, de même que veiller à l'organisation et à la coordination des services intérieurs et extérieurs

afin de

garantir continuellement un service optimal, tant envers le public que l'institution

 

Exemples de tâches

• organiser et répartir les activités entre les services

• superviser la bonne coordination des différentes interventions internes et externes

• définir les plans d'action annuels et pluriannuels

 

En tant que

expert

apporter le soutien nécessaire, par son expertise, ses connaissances et ses contacts, au bon fonctionnement et au développement des services et de l'institution

afin de

donner à l'institution tous les moyens nécessaires à ses multiples missions et la positionner au mieux dans le contexte européen, voire international

 

Exemples de tâches

• participer aux études diverses et les orienter, en fonction de la réussite des missions de l'institution

• évaluer les projets tant en termes de réussite qu'en termes de viabilité à court et à long terme

• mener la concertation et les négociations avec les acteurs externes

• présenter et valoriser les actions internes auprès des instances fédérales, européennes et internationales

• garantir la collecte permanente des données qui permettront de comprendre ultérieurement l'évolution du site et de son fonctionnement

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
services	questions	par lettre, e-mail &ou contactpersonnel	quotidien
collaborateurs	rapports	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
management	décisions	contact personnel	ad hoc
autres serv. publ. féd.	décisions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	offres, propositions, demandes	informel ou par dossier	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collaborateurs	décisions	informel	quotidien
management	conseils oraux / écrits	informel	hebdomadaire
services	conseils oraux / écrits	par lettre, e-mail ... contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
organisations/entreprises	décisions	par lettre, e-mail ...	quotidien
			mensuel
			mensuel
			mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur général ou l'administrateur général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la fréquence des entretiens des bâtiments, des équipements et des installations

• la rédaction des cahiers des charges et du choix des procédures de marché

• l'évaluation de l'état de l'équipement

• l'organisation du travail

• l'organisation des services placés sous sa responsabilité

• l'intervention de sociétés extérieures pour les travaux de rénovation urgents

• la délégation de signature allant jusqu'à 50.000,00 EUR

• la négociation des prix des contrats d'entretien

• la proposition d'attribution des budgets (exemple : tel pourcentage du budget sera consacré à l'entretien, tel pourcentage à l'électricité, tel pourcentage à la sécurité, etc.)

• les besoins en personnel nécessaires à l'ouverture des salles au public, tant en régime normal qu'en régime extraordinaire, ainsi qu'à la sécurité en général dans l'enceinte de l'institution

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• des travaux non budgétisés

• tout ce qui s'écarte des directives et des compétences habituelles

• le budget destiné à des projets spécifiques n'entrant pas dans le cadre du fonctionnement et de l'entretien quotidien (rénovation d'une partie d'un bâtiment, par exemple)

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• le cadre technique, réglementaire et budgétaire

• le cadre réglementaire en matière de marchés publics, de sécurité des travaux, de normes urbanistiques et de normes environnementales

 

Quelles innovations

• optimisation des installations

• installation de dispositifs en termes de sécurité d'accès aux bâtiments (adaptation de systèmes existants aux contraintes de ces bâtiments)

 

Sur base de quel cadre de référence

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.