Identification de la fonction

Code de la fonction : DWO037

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 14. Sciences, Sciences appliquées, Etude et Recherche (WO)

Raison d'être de la fonction

Assurer la direction et la coordination de la cellule banque de données soins de santé sur le plan conceptuel, opérationnel et organisationnel

afin de

élaborer des outils statistiques et d'aide à la gestion de soins de qualité en tenant informés les professionnels de la santé et le citoyen des besoins des hôpitaux; évaluer l'efficience et la qualité des soins et réaliser ainsi les objectifs de gestion de l'information de la cellule et de soutien lors de la prise de décision des politiques de santé publique à mettre en oeuvre.

 

Finalités

En tant que

coordinateur

traduire toutes les demandes et les besoins d'information concernant la politique des soins de santé des utilisateurs internes et externes en applications informatiques réalisables, en collaboration avec le service TIC et les fournisseurs de solutions informatiques externes

afin de

actualiser les bases de données statistiques dans le domaine de la santé et faciliter l'accès à l'information contenue dans ces bases de données

 

Exemples de tâches

• documenter des données statistiques et des rapports d'information pour répondre - le cas échéant avec l'aide des collaborateurs externes - aux besoins en données de santé émanant des autorités politiques (parlementaires, cabinets ministériels, Régions et Communautés) et des acteurs du secteur (Conseil National des Etablissements Hospitaliers - CNEH, Comité multipartite (gestionnaire INAMI, Médecins, hôpitaux))

• contribuer à la définition et à la mise à jour de normes et de procédures se rapportant à toutes les applications informatiques (Datawarehouse (entrepôt des données) : collecte de données, contrôle et validation, archivage, extraction, etc.) dans des manuels des utilisateurs de la cellule Datamanagement (gestion des données)

• contribuer à la conception et à l'organisation des collectes de données (rédiger des directives d'enregistrement à l'intention des fournisseurs de données et assurer un support technique à ces fournisseurs, suggérer des améliorations techniques à apporter aux procédures de collecte de données (p.ex. : récolte des données en ligne des hôpitaux)

• contribuer au contrôle et à la validation des données (adapter et créer de nouveaux contrôles afin d'améliorer la qualité des données); p.ex. : création de listes automatisées d'erreurs logiques

• participer au développement de nouvelles applications dans un environnement de

 

En tant que

gestionnaire de données

veiller au respect des normes et procédures de collecte et d'enregistrement des données en vigueur en ce qui concerne le résumé clinique minimum (RCM), le résumé infirmier minimum (RIM), le résumé psychiatrique minimum (RPM) ainsi que tout autre questionnaire émanant des hôpitaux (tant les hôpitaux généraux, aigus, chroniques, psychiatriques que les hôpitaux universitaires), des maisons de repos et de soins, des maisons de soins psychiatriques, des habitations protégées

afin de

mettre au service des bénéficiaires internes et externes (le responsable de la cellule, les personnes habilitées à documenter des avis et propositions se rapportant aux établissements hospitaliers, les autres DG du SPF Santé Publique, Environnement et sécurité de la chaîne alimentaire, des parlementaires, des cabinets ministériels, les Régions et Communautés; Conseil National des Etablissements Hospitaliers, Comité multipartite, INAMI-médecins-hôpitaux) des informations et/ou des données statistiques

 

Exemples de tâches

• mettre à disposition de manière conviviale des informations utiles et nécessaires pour les utilisateurs internes en mettant en place des outils d'exploitation et de rapport modernes en accord et en collaboration avec le service TIC

• assurer le flux de l'information vers l'extérieur par la publication de données sur le site web du SPF ou la publication systématique de tableaux de synthèse (

• documenter les analyses de la cellule Etudes et Statistiques, et justifier le choix des méthodes de recherche utilisées

• diffuser les relevés statistiques, les rapports et les analyses par une voie appropriée vers les bénéficiaires internes et/ou externes (brochures, articles, feedbacks en pages HTML, etc.)

• participer à des réunions, colloques, journées d'étude, conférences, séminaires, etc.

 

En tant que

analyste business

traiter, analyser et critiquer toutes les informations de nature scientifique et technique relevant du domaine de la Santé publique

afin de

informer et documenter au mieux les parties prenantes, l'administration et l'autorité politique

 

Exemples de tâches

• répondre aux questions ad hoc ne devant pas faire l'objet d'une étude approfondie en analysant, interprétant, transposant, synthétisant et critiquant les données, en les plaçant dans un cadre plus large

• extraire les informations pertinentes des bases de données en utilisant les bons critères de recherche

• opérer des simulations et contribuer aux études réalisées suite aux demandes d'informations spécifiques introduites par les pouvoirs publics ou par les services internes

• participer à la supervision des projets réalisés par les sous-traitants (enregistrement en ligne des données des hôpitaux, etc.)

• contrôler et valider la pertinence des données et des chiffres (contrôle par erreurs logiques entre différents champs ou rubriques; p.ex. : pas de code de nuit émanant d'un institut de soins de jour, etc.)

 

En tant que

expert/spécialiste

apporter une expertise approfondie en termes de classification et de nomenclature médicale (pathologies, actes médicaux, médicaments, etc.) et de gestion de Datawarehouse

afin de

faciliter la formulation de solutions de certaines problématiques au niveau du service

 

Exemples de tâches

• utiliser les classifications internationales médicales, médico-économiques, pharmaceutiques - et éventuellement proposer des alternatives aux méthodes de classification existantes

• traduire les besoins des utilisateurs internes et externes en matière d'informations médicales en utilisant adéquatement les classifications des bases de données

• apporter un support aux analyses dans le cadre des études réalisées en interne et analyser de manière critique les rapports et études par des équipes externes

• élaborer des feedbacks utiles à destination du corps médical

• actualiser ses connaissances de façon continue de manière à maintenir le niveau de son expertise

 

En tant que

coach

assurer l'accompagnement des collaborateurs, les motiver dans la réalisation de leurs tâches au sein du service et transmettre les connaissances

afin de

augmenter leurs compétences et leur autonomie

 

Exemples de tâches

• assurer l'accompagnement des nouveaux collaborateurs jusqu'à ce qu'ils puissent exercer la fonction de manière autonome et garantir un développement adéquat des collaborateurs

• optimiser le fonctionnement de l'équipe

• présenter les connaissances acquises sur la matière, les méthodes et les processus

• établir un planning, fixer les priorités, répartir et organiser les tâches; suivre l'exécution des tâches

• informer régulièrement le responsable du service Datamanagement de l'état d'avancement des tâches; assurer une relation optimale entre les utilisateurs internes et externes (clients, etc.)

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Fournisseurs de données (hopitaux; service SMUR, maisons de repos)	données relatives aux soins de santé (entre autre les données obligatoires)	electronique	Tous les 6 mois
Clients internes (services verticaux de la DG1-comptabilité, Hopitaux aigus,etc) et autres DG (plus	description des informations dont les services ont besoins aujourd'hui et à l'avenir	rapports, notes, réunions informelles	hebdomadaire
International (OCDE,UE,OMS	Toutes informations relative à la collecte, la validation et l'analyse des données de soins de Santé	congrès, séminaires	ad hoc
Service informatique central et au nivau de la DG; firmes externes privées	informations relatives au datawarehouse ( standarts, logiciel utilisateur,etc..)	réunion, notes	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Externe : établissement hospitaliers et de soins; INAMI, Institut scientifique Pasteur, Comunauté et	données traitées (controlées, agrégées,...)	brochure , rapports annuels, site internet, présentations, réponses aux questions par écrit , e-mail	quotidien
Interne : services verticaux de la DG1 (comptabilité, hopitaux aigus, etc...); autres DG (plus parti	analyse des données et aide en ce qui concerne les rapports et les avis qui s'appuient sur ces donné	par lettre, e-mail ...	quotidien
régions et communautés	Avis relatifs aux données existantes	par lettre, e-mail ...	quotidien
International OCDE,UE,OMS	préparation à des enquêtes internationales	questionnaires, statistiques,...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	conseils écrits	réunions, colloques	ad hoc
Informatique (service central ou correspondant au niveau DG)	transmission des besoins spécifiques dans le domaine du datawarehouse (nouvelles données, élaboratio	réunions et notes	ad hoc
			mensuel
			mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le Chef de service Datamanagement

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation de la cellule (planning de projets, répartition des tâches, planning des congés, etc.)

• organisation de son propre travail

• forme (layout, graphique, etc.) des informations à délivrer

• utilisation de la méthodologie correcte

• mise en place et amélioration de protocoles, normes, procédures de collecte et d'archivage d'informations

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• approbation des résultats des analyses faites sur la base des données et statistiques

• fournir des données (internes et externes) de la banque de données dans le respect des dispositions légales (loi sur la protection de la vie privée et règles de confidentialité)

• participation aux formations, journées d'étude, séminaires et congrès (dans le planning annuel préconisé)

• participation aux réunions externes

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

le budget de fonctionnement pour le service Datamanagement s'élève pour l'année 2005 à 74.000 euros

 

Autres données quantitatives

1. gigantesque base de données RCM, RIM, RPM, RFM élaborée depuis 1990

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• loi de 1992 sur la protection de la vie privée

• législation relative à la collecte et à l'échange de données

• réglementation relative aux données de résumé clinique minimum (RCM - structure des pathologies dans les différents hôpitaux), résumé infirmier minimum (RIM - activités infirmières, le nombre d'infirmiers par unité de soins ainsi que leur qualification), résumé psychiatrique minimum (RPM - vise tous les patients psychiatriques) et résumé financier minimum (RFM - données de facturation qui permettent avec le RCM de comparer les coûts par pathologie parmi les hôpitaux)

 

Quelles innovations

• amélioration de la collecte des données ("Portahealth" : applications en ligne)

• amélioration des enregistrements d'un point de vue structurel (forme) et conceptuel (fond)

• amélioration de l'utilisation qui est faite des données en utilisant des outils de "Business Intelligence" (processus dynamique de compte rendu)

• mise au point de nouveaux enregistrements

• mise en place et amélioration de protocoles, normes, procédures de collecte et d'archivage d'informations

 

Sur base de quel cadre de référence

• réorganisation sur la base du cadre élaboré par le "Business Process Reengineering" (projets d'amélioration) et sur la base de l'expérience et des connaissances propres

• sur la base de cahier des charges, il est fait appel à des fournisseurs externes en matière d'implémentation, de maintenance et de création de solutions informatiques

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.