Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO005

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Organiser et contrôler l'administration du personnel (recrutement, développement, démission), l'implémentation et le suivi des cercles de développement, établir des plans de formation et valoriser les ressources humaines en respectant les règles du système qualité

afin de

garantir le bon fonctionnement des différents départements et services et contribuer au développement du personnel.

 

Assurer la gestion de la bibliothèque, coordonner la communication interne et externe et l'accueil professionnel

afin de

satisfaire aux attentes du personnel, des visiteurs et des services scientifiques.

 

Finalités

En tant que

chef d'unité

assurer la direction efficace de l'unité

afin de

réaliser les objectifs stratégiques et opérationnels de l'unité dans les délais convenus

 

Exemples de tâches

• approuver et suivre les dépenses de l'unité et assurer l'utilisation adéquate et efficace des moyens mis à sa disposition (allocations de base et budgets de la responsabilité juridique)

• diriger, coacher et évaluer les collaborateurs directs; promouvoir l'esprit d'équipe, assurer des prestations correctes et adéquates et prendre des mesures correctives là où cela s'avère nécessaire

• assurer, en fonction des besoins du moment, la présence appropriée de son personnel ainsi que sa mobilité; déterminer pour son personnel l'horaire approprié en tenant compte des instructions du règlement de travail du CERVA

• assurer la formation correcte et adéquate de son personnel

• faire respecter les directives du règlement de travail, du système qualité, de la biosécurité, de la sécurité au travail et de l'hygiène

 

En tant que

gestionnaire administratif du personnel

organiser et contrôler l'administration du personnel tant de l'État que de la Personnalité Juridique

afin de

garantir le bon fonctionnement des différents départements et services

 

Exemples de tâches

• assurer le suivi des dossiers personnels en collaboration avec le secrétariat social, le service P&O (Personnel et Organisation) du SPF, ainsi que de l'unité de comptabilité; prendre en charge la gestion de la banque de données du personnel

• appliquer les législations en vigueur et assurer le suivi des obligations statutaires

• contrôler le respect des droits et obligations des travailleurs et les actualiser

• faire le suivi des mouvements du personnel, des vacances d'emploi; faire des entretiens de sélection, d'accueil et de départ; suivre les paramètres de prestations

• réserver les voyages de service et en assurer le suivi

 

En tant que

conseiller RH

implémenter les instruments de ressources humaines (RH) au CERVA et accompagner les changements selon les directives du SPF P&O et du service d'encadrement P&O

afin de

réaliser les objectifs des ressources humaines dans les délais imposés

 

Exemples de tâches

• fournir des avis à la direction du CERVA et au service d'encadrement P&O concernant les questions et les problèmes du personnel de manière à ce que la direction puisse réaliser ses objectifs ; proposer des solutions pour les problèmes génériques du personnel

• assister les chefs fonctionnels dans l'implémentation des cercles de développement et en matière de descriptions de fonction, d'évaluation, d'estimation des besoins, de gestion des compétences, etc., et fournir des informations et des avis concrets concernant les instruments RH, les objectifs et les concepts vis-à-vis des utilisateurs

• établir des plans de formation afin de garantir la compétence des membres du personnel tout au long de leur carrière; organiser et coordonner des formations internes et externes, organiser des présentations et des sessions d'information

• adapter le matériel standard au contexte du CERVA

• développer des initiatives locales (p. ex. en matière d'absentéisme)

 

En tant que

assitant du directeur

soutenir le directeur dans ses différentes activités

afin de

garantir une gestion efficace des affaires courantes

 

Exemples de tâches

• assister le président-directeur dans la gestion journalière

• organisation et réalisation du secrétariat de direction : courrier, fax, e-mail, classement, intendance des réunions et séminaires

• coordonner un accueil professionnel des clients, des instances officielles et scientifiques et des autres visiteurs afin de répondre à leurs attentes de manière adéquate; superviser et organiser l'accueil téléphonique et l'enregistrement des visiteurs

• assurer le rôle de rapporteur lors des réunions des divers organes de gestion

 

En tant que

responsable pour la communication

coordonner la communication interne afin d'assurer une information claire et efficace répondant aux besoins et questions du personnel et coordonner la communication externe

afin de

refléter auprès de nos partenaires extérieurs et du grand public une information complète et fidèle des activités du CERVA

 

Exemples de tâches

• rédiger des notes de service et faire le suivi de l'intranet en collaboration avec l'unité Technologie de l'information

• secrétariat de rédaction des rapports annuel et scientifique ainsi que de brochures

• contrôler le respect des procédures dictées par le SPF en matière de communication

• effectuer des traductions et superviser l'appropriation optimale de l'usage des langues et des lay-out

• en tant que SPOC ('Single Point of Contact', point de contact unique) pour le SPF, assurer la collaboration avec l'unité « communication externe » du SPF

 

En tant que

responsable pour la bibliothèque

assurer le soutien à la recherche en mettant à disposition des membres du personnel l'information scientifique nécessaire

afin de

aider les scientifiques à accomplir les missions du CERVA

 

Exemples de tâches

• gérer les abonnements et les ouvrages

• soutenir la recherche par la mise à disposition d'un système de demande de publications

• actualiser la liste des publications internes

• superviser l'archivage selon le système qualité

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
cf. VO NL	Problèmes concrets, instructions, rapports, etc	contact personnel	quotidien
services du directeur	Problèmes concrets, instructions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Secrétariat Social	conseils, législation, etc	par lettre, e-mail ...	quotidien
assurance groupe	conseils, législation, etc	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Service P&O du SPF	Instructions, notes	par lettre, e-mail ...	ad hoc
personnel	problèmes concrets	e-mail, contact personnel	ad hoc
clients	instructions	e-mail, contact personnel	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
cf. VO NL	avis, conseils écrits et oraux	par contact perso, courriel	ad hoc
services du directeur	avis, conseils écrits et oraux	présentations	ad hoc
Secrétariat Social	informations concernant le personnel	par lettre, e-mail ...	quotidien
assurance groupe	informations concernant le personnel	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Service P&O du SPF	informations concernant le personnel, avis, intructions	par lettre, e-mail ...	ad hoc
personnel	avis, conseils, législation	courrier, e-mail, contact personnel	quotidien
clients	informations diverses CERVA	rapports	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Président-directeur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• le contenu des avis pour des problèmes locaux à l'attention du président-directeur ou du service d'encadrement P&O

• la répartition des tâches et des responsabilités dans son unité

• le déplacement de personnel dans l'unité en fonction des nécessités du moment; déterminer l'horaire le plus adéquat pour son personnel en respectant les conditions du règlement de travail du CERVA

• la prise de mesures correctrices dans le cadre des activités de l'unité

• faire respecter le règlement de travail, les règles du système qualité, de la biosécurité, de la sécurité de travail et de l'hygiène

• l'achat de consommables (BA 12.01) pour un montant inférieur à 1250 ¬

• publication de sujets concernant les compétences de son unité sur l'intranet ou le site web

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• adaptation du planning concernant l'introduction de nouveaux changements

• l'implémentation d'initiatives concrètes au niveau de l'ensemble du CERVA

• recrutement, démission, promotion de grade et de barème du personnel, déplacement de personnel vers d'autres unités, changer la structure de l'unité

• achat de consommables (BA 12.01) pour un montant supérieur à 1250 ¬, achat de biens d'investissement (BA 74.01), constructions et aménagements (BA 74.41), vente ou mise à disposition gratuite de biens du CERVA

• conclure des contrats avec des parties tierces

• publier des sujets d'intérêt général autre que la compétence de son unité sur l'intranet ou le site web

• accepter des missions d'enseignement, d'expertise et d'autres activités rémunérées durant les heures de travail

• voyages de service

• suivre et faire suivre des formations

• ses propres congés

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

environ 284.000 euros (en fonction du budget approuvé pour une année)

 

Budget de travail propre

BA 12.01 : environ 129.000 euros (en fonction de l'approbation du budget)Personnalité Juridique : environ 155.000 euro (en fon

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• les directives du service d'encadrement P&O et du SPF P&O, le statut du personnel, les carrières, le règlement des examens, le cadre du personnel, etc.

 

Quelles innovations

• mise en place d'une organisation axée sur la stratégie

• projet : implémentation de 'Balanced scorecards' (tableaux de bord équilibrés)

• introduction des Cercles de développement

• simplification continue du système de qualité

• des modifications concrètes lors de l'implémentation des instruments HRM

 

Sur base de quel cadre de référence

• la formation personnelle et l'expérience acquise dans la réalisation des tâches

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.