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Conseiller général organisation - Directeur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DPO086
Niveau: A
Classe : A4
Famille de fonctions : Dirigeants tactiques
Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Déterminer, au départ de l'analyse du planning stratégique et des orientations de coordination, en accord avec le Directeur staff "PMO (Program Management Office, Bureau de gestion des projets) Stratégique et Communication", les objectifs opérationnels et les priorités; les concrétiser en objectifs effectifs et mesurables; assumer la responsabilité finale en fonction des objectifs déterminés; diriger la division sur le plan opérationnel, le tout en fonction des priorités de la politique du SPF Finances en général
afin de
atteindre les objectifs de la direction Staff de façon effective et efficace, dans le respect des collaborateurs
Adapter les objectifs et les priorités du service d'encadrement "PMO Stratégique" sur la base d'idées novatrices et originales et de l'élaboration de nouveaux concepts; initier, diriger, organiser, planifier, répartir, coordonner le travail, et en assurer le suivi qualitatif et quantitatif; diriger, contrôler et évaluer les chefs d'équipe du service d'encadrement et les collaborateurs; entretenir les contacts internes et externes nécessaires au bon fonctionnement et au renouvellement constant au sein de la division et garder une bonne vision du contexte dans lequel se situe la section
afin de
optimaliser le fonctionnement de sa section
Finalités
En tant quedirigeant
- motiver, évaluer, diriger les différents chefs d'équipe et les collaborateurs de la direction "PMO Stratégique"
afin de
- susciter un investissement optimal de chacun d'eux et une meilleure compréhension des objectifs opérationnels et de développement retenus
Exemples de tâches
- aborder les causes ou motifs de démotivation
- agir sur le plan individuel et sur le plan de l'équipe
- impliquer les collaborateurs en déléguant le travail
- participer à des séminaires de formation et de 'coaching' (encadrement) individuel
En tant que
spécialiste
- déterminer les objectifs et priorités de la division « PMO Stratégique » pour:
- la mise à disposition des informations pour que le management puisse évaluer l'évolution du processus de changement au sein du SPF ;
- l'évaluation de l'environnement dans lequel le SPF évolue et les implications pour le processus de changement au sein du SPF; - l'introduction de la prise de conscience, l'acceptation, l'engagement et l'appropriation des initiatives de changement dans l'organisation;
- inventorier et collecter les données nécessaires pour le suivi des programmes et des projets;
- l'aide méthodologique à apporter aux programmes et projets;
- etc.
afin de
- déterminer le cadre de développement et le cadre opérationnel des actions à mettre en oeuvre par les collaborateurs de sa division
Exemples de tâches
- étudier le plan de politique générale et les résultats attendus par le management
En tant que
organisateur
- déterminer, en collaboration avec ses chefs d'équipe, les actions à mettre en oeuvre par les collaborateurs de sa division en fonction des moyens disponibles
afin de
- atteindre les objectifs fixés et donner des orientations claires à ses collaborateurs
Exemples de tâches
- apprécier le volume de travail
- proposer des actions ciblées
- déterminer les actions à mettre en oeuvre et les résultats à obtenir
En tant que
planificateur
- organiser dans un plan annuel, en collaboration avec ses chefs d'équipe, les actions à mettre en oeuvre; en répartir l'exécution entre les équipes; préciser les responsabilités d'exécution des chefs d'équipe; traduire l'ensemble dans des directives claires
afin de
- en assurer la bonne et complète réalisation
Exemples de tâches
- rédiger un plan de gestion
- organiser des réunions avec les chefs d'équipe
- attribuer des missions claires et précises à tous les chefs d'équipe
- déterminer l'enchaînement et le timing de l'ensemble des actions à mettre en oeuvre
En tant que
superviseur
- assurer le suivi qualitatif et quantitatif du plan annuel d'exécution, des résultats intermédiaires et finaux des travaux produits par les équipes Staff
afin de
- apprécier la réalisation par rapport aux objectifs fixés et aux moyens mis à disposition pour les atteindre, et procéder aux réorientations nécessaires, tant techniques qu'opérationnelles, en cas de résultats intermédiaires insatisfaisants
Exemples de tâches
- examiner régulièrement le tableau de bord de sa division
- tirer des conclusions et interroger les chefs d'équipe
- inciter à trouver des solutions d'amélioration en collaboration avec les membres de la direction
- reconnaître et apprécier les efforts et les résultats positifs
- participer à des conférences, des congrès, etc.
En tant que
développeur
- établir les contacts formels et informels - internes et externes nécessaires en ce qui concerne la collecte et la mise à disposition des informations nécessaires, - avec les piliers, les services de soutien, les entités, les SPF associés, les associations nationales et internationales en ce qui concerne les développements et expériences de référence en matière de gestion de projets, - avec les associations d'expertise technique et technologique en la matière
afin de
- garantir le bon fonctionnement et l'innovation permanente au sein de la division et rester informé des développements les plus récents dans sa spécialité
Exemples de tâches
- s'adresser spontanément à des experts pour rester informé
- représenter sa division lors de réunions internes et externes
- assurer la diffusion des informations reçues auprès de ses collaborateurs
En tant que
rapporteur
- assurer le feedback régulier et ponctuel des activités et des résultats de la division en ce compris des propositions prospectives en matière d'objectifs stratégiques, d'objectifs de coordination ou des propositions innovantes en matière d'outils d'analyse ou en matière de gestion d'information
afin de
- permettre au directeur Staff de les évaluer et de les intégrer dans le suivi et la supervision des objectifs stratégiques et des objectifs de coordination, et/ou de les proposer au titre de nouvelles orientations stratégiques ou de coordination
Exemples de tâches
- rédiger des rapports
- participer à des réunions
- provoquer des rencontres informelles avec le directeur Staff
En tant que
spécialiste du changement
- stimuler la prise de conscience, l'acceptation, l'engagement et l'appropriation des initiatives de changement
afin de
- faciliter l'implémentation du processus de changement et la stimulation du fonctionnement du projet au sein du SPF Finances
Exemples de tâches
- réaliser des activités sur le plan de la communication, visant la réussite du programme / projet en collaborant à l'information de tous les intervenants par rapport à des informations pertinentes à caractère général
- fournir des explications quant aux objectifs et à l'approche
- créer une assiduité vis-à-vis du changement et de la perception et de la neutralisation des réticences existantes
- dissiper tout malentendu ou idée fausse
Positionnement
La fonction est dirigée par
Directeur Staff de la direction "PMO Stratégique et Communication" pour les objectifs stratégiques et de coordination
L'appartenance à un niveau A, B, C ou D par une fonction dirigée par le Chef de Division Staff, dépend de l'attribution des fonctions concernées à ces niveaux (en principe des fonctions A et B) par le SPF P&O.
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.