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Attaché A2 Program Management Office (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DPO089
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Experts support à l'organisation
Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Développer et instaurer une méthodologie de projet et suivre, accompagner, soutenir et intégrer plusieurs programmes
afin de
piloter, gérer et assurer le suivi de manière méthodologique, des initiatives prises au sein su SPF Finances en vue de réaliser le processus de changement.
Encadrer et former les managers de programme et les chefs de projet et encadrer de manière ad hoc les consultants PMO (Project Management Office, Bureau de gestion des projets)
afin de
soutenir méthodologiquement les participants au processus de changement au sein du SPF Finances.
Finalités
En tant quegestionnaire
- suivre, accompagner, soutenir et intégrer plusieurs programmes
afin de
- piloter, gérer et suivre le processus de changement au sein du SPF Finances
Exemples de tâches
- faire rapport sur l'état de la situation, afin de mesurer la progression du processus de changement (exécuter les processus de gestion du suivi des programmes, collecter les informations utiles, analyser les informations, etc.)
- initier et assurer le suivi des interactions entre les programmes
- évaluer les diverses phases dans le fonctionnement du programme: comparer aux dispositions du projet et du plan de programme
- évaluer le programme (exécuter la procédure d'évaluation, élaborer le bilan final, etc.)
- conseiller des solutions lorsqu'un problème se pose
En tant que
gestionnaire de données
- collecter, structurer et traiter les informations pertinentes
afin de
- permettre la gestion des programmes.
Exemples de tâches
- esquisser une procédurer de collecte de l'information
- collecter des informations
- analyser les informations obtenues
- corriger la trajectoire du processus de changement par des propositions en proposant des actions d'amélioration
- communiquer chaque changement / adaptation aux groupes cibles concernés
En tant que
coach
- motiver, encadrer et aider lors de l'évaluation des managers de programme, des chefs de projet et des consultants PMO
afin de
- obtenir un investissement optimal de l'équipe de programme / projet au sein du fonctionnement du projet.
Exemples de tâches
- déterminer le profil des managers de programme / chefs de projet et déterminer les activités de formation nécessaires à l'exercice de leur rôle
- assurer le suivi de la prise en charge du rôle et des responsabilités des managers de programme et des chefs de projet afin de donner un feedback sur leur rôle
- développer des activités de soutien / d'encadrement (manuel, réseau, forums d'échange d'expériences, etc.) visant à soutenir et à encadrer les managers de programme, les chefs de projet et les consultats PMO
- évaluer l'impact des activités de soutien / d'encadrement
En tant que
coordinateur
- prendre et/ou soutenir des initiatives
afin de
- faire collaborer toutes les parties prenantes des programmes / des projets de manière coordonnée
Exemples de tâches
- identifier toutes les parties prenantes (déterminer les parties prenantes du programme, définir le rôle des différentes parties prenantes, définir les attentes de toutes les parties prenantes (intentions - intérêts - apport), etc.)
- communiquer chaque changement / adaptation aux groupes cibles concernés
- organiser des réunions de coordination
- faire concorder les programmes / projets avec l'approche globale du projet de changement
En tant que
développeur
- élaborer une méthodologie de programme et de projet
afin de
- mener les activités au sein du processus de changement du SPF Finances pour aboutir aux résultats escomptés, de manière cohérente et structurée
Exemples de tâches
- élaborer une 'approche sur mesure' pour le suivi du programme (épurer les processus de gestion et leurs procédures, règles et normes, afin de les adapter aux nécessités spécifiques du programme)
- définir la procédure globale de reporting et d'Escalade pour le processus de changement (organes décisionnels, lignes de reporting, indicateurs quantifiables, effets produits par le changement, etc.)
- décrire le rôle et les responsabilités des managers de programme, des chefs de projet et des consultants PMO (rôles)
En tant que
rapporteur
- fournir au management (par le biais du Service 'Communication') et aux parties prenantes internes et/ou externes de l'organisation, un feedback régulier et/ou ponctuel sur les réalisations au sein du processus de changement du SPF Finances
afin de
- fournir à tous les intervenants une image claire adaptée à leurs besoins, des innovations qui ont lieu au sein du SPF Finances
Exemples de tâches
- exécuter la procédure de reporting au management
- fournir l'information au Service 'Communication' pour l'élaboration et le maintien de campagnes de communication ad hoc
En tant que
expert/spécialiste du changement
- stimuler la prise de conscience, l'acceptation, l'engagement et l'appropriation des initiatives de changement
afin de
- faciliter l'implémentation du processus de changement et stimuler le fonctionnement des projets au sein du SPF Finances
Exemples de tâches
- exécuter des activités sur le plan communicatif, axées sur la réussite du programme / projet en collaborant à l'information de tous les intervenants au moyen d'informations pertinentes à caractère général
- fournir des explications sur les objectifs et l'approche
- développer une conscience à l'égard du changement et parer progressivement aux résistances existantes et les faire diminuer
- aplanir les malentendus ou les opinions erronées
Positionnement
La fonction est dirigée par
Au niveau N, la ligne hiérarchique du Directeur PMO Stratégique & Communication, passe par le Chef de division Soutien et suivi et par le Chef d'équipe Soutien et suivi.
Au niveau N-2, "Impôts & Recouvrement" et "Documentation patrimoniale" la fonction est soumise à la direction hiérarchique directe du Directeur PMO
Au niveau N-1, "Trésorerie" la fonction est soumise à la direction hiérarchique directe de l'Administrateur général Trésorerie.
Du point de vue fonctionnel, la fonction se situe “en staff” (en soutien) par rapport au maître d'œuvre des programmes de changement au sein du SPF Finances et elle se situe en outre au même niveau que le manager de programme.
Par son apport, la fonction assure la direction 'fonctionnelle et de pilotage du point de vue technique' quant à l'exécution méthodologique des programmes / projets qui lui sont confiés.
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.