Identification de la fonction

Code de la fonction : DLO060

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

La gestion et le traitement correct des dossiers immobiliers

afin de

pourvoir, dans les délais prévus et dans les limites budgétaires, à l'hébergement optimal des fonctionnaires fédéraux.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

gérer et traiter les dossiers immobiliers

afin de

pourvoir, dans les délais prévus et dans les limites budgétaires, à l'hébergement des fonctionnaire fédéraux

 

Exemples de tâches

• informer les clients, conseiller et assister à l'élaboration du programme des besoins en matière d'hébergement

• prospecter afin de trouver les bâtiments disponibles adaptés aux clients

• calculer le prix des locations, des indexations, des amortissements, etc.

• établir un dossier relatif au budget et au contrôle budgétaire (p.ex. : répercussion budgétaire d'un nouveau bien pris en location)

• planifier et suivre les travaux d'installation

 

En tant que

médiateur/négociateur

évaluer les griefs exposés par les parties et s'efforcer de les concilier

afin de

parvenir à une situation/solution acceptable par les intéressés

 

Exemples de tâches

• établir des contacts avec les SPF (pourparlers à propos du plan de détermination des besoins, des bâtiments disponibles, des conditions des contrats, etc.)

• négocier avec le propriétaire, le futur occupant, etc.

• négocier les conditions des contrats de location (prix, charges, durée, clause relative aux amendes, d'éventuelles participations aux frais des travaux, etc.)

• traiter les dossiers contentieux des loyers, conformément au contrat et selon les circonstances spécifiques

• défendre les intérêts des pouvoirs publics en tant que propriétaire ou locataire

 

En tant que

expert

rédiger certains documents s'appuyant sur la connaissance du marché immobilier et de la réglementation pertinente

afin de

s'assurer du déroulement correct de l'hébergement, tant du point de vue administratif que juridique

 

Exemples de tâches

• dresser l'état des lieux

• suivre la réglementation pertinente

• établir des contrats de location (donner et prendre en location)

• collaborer à la réalisation d'un programme de détermination des besoins du client

• suivre les prix du marché et du marché immobilier

 

En tant que

gestionnaire de données

gérer les données

afin de

pouvoir disposer de l'information exacte à tout moment

 

Exemples de tâches

• gérer les fichiers SIG (Système d'information géographique)

• assurer la gestion patrimoniale informatisée

• réaliser et tenir à jour les calculs des superficies

• suivre les données détaillées relatives aux locaux, par bâtiment

 

En tant que

porte-parole/rapporteur

participer aux réunions et rédiger les rapports

afin de

représenter le service et expliquer les dossiers

 

Exemples de tâches

• justifier les dossiers locations et ventes/achats vis-à-vis de la hiérarchie et de l'Inspecteur des Finances

• rédiger et présenter un rapport au supérieur hiérarchique concernant les dossiers en cours

• assister aux réunions se rapportant à l'hébergement, dans le cadre de la réforme des polices

 

En tant que

coach (le cas échéant)

accompagner une équipe

afin de

développer le savoir et les compétences

 

Exemples de tâches

• encadrer les collaborateurs

• donner un feedback constructif

• evaluer les collaborateurs

• être à l'écoute des collaborateurs, relativiser les problèmes et s'efforcer de trouver des solutions

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
supérieur hiérarchique	instructions, questions	divers	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	demande hébergement	divers	mensuel
autorités locales	questions, plaintes	divers	mensuel
services de la Régie	informations, questions	divers	hebdomadaire
bureaux immo	questions	divers	bihebdomadaire
tiers	questions	divers	mensuel
(le cas échéant) collaborateurs	dossier	écrite	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
supérieur hiérarchique	dossiers traités	écrite	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	information, propositions	divers	ad hoc
autorités locales	information, propositions	divers	ad hoc
services de la Régie	info, avis	divers	hebdomadaire
bureaux immo	informations	divers	bihebdomadaire
tiers	informations	divers	ad hoc
(le cas échéant) collaborateurs	avis et onfo	orale	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le chef de service ou le chef de division (suivant le cas)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• planification du travail, organisation des réunions

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• toutes les décisions finales prises dans les dossiers immobiliers

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation concernant l'immobilier (location, bail, achat-vente, copropriété, responsabilitié civile - contentieux), l'aménagement du territoire et l'urbanisme, législation sur les marchés publics

 

Quelles innovations

• émettre des suggestions dans le but d'améliorer et de mettre au point les systèmes de gestion de données et les banques de données

 

Sur base de quel cadre de référence

• expérience personnelle

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.