Identification de la fonction

Code de la fonction : ILO005

Niveau: A

Classe : A2

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Coordonner et diriger un service logistique

afin de

atteindre de façon efficiente les résultats opérationnels du service dans le respect des directives de la direction

 

Finalités

En tant que

dirigeant

gérer sa division, constituée de plusieurs petites équipes

afin de

fournir les services logistique attendus (il peut s'agir de petites équipes en charge de classement, de sécurité, du réfectoire, de distribution de café, de l'économat, de l'impression, de l'embellissement des lieux de travail, d'achat de mobilier ou de l'accueil)

 

Exemples de tâches

• planifier et suivre le travail hebdomadaire des équipes respectives

• effectuer des contrôles sur le terrain du travail fourni par les équipes

• valider les demandes de congés et les horaires des collaborateurs

• intervenir en cas de manque d'effectifs dans certaines équipes (chercher des remplaçants, modifier les équipes dans les limites du possible)

 

En tant que

gestionnaire

établir et suivre les besoins de son service en termes d'équipement, de personnel et de matériel

afin de

soumettre annuellement les demandes au supérieur hiérarchique

 

Exemples de tâches

• établir un plan d'équipement pour les services demandeurs de matériel ou pour son propre service

• suivre la comptabilité de son service (en termes d'achats et de dépenses réalisées durant l'année) en fonction des crédits disponibles

• (faire) réaliser des achats de matériel pour fournir l'économat, fournir le matériel de bureau ou disposer du matériel nécessaire aux petites équipes logistiques

• vérifier les factures concernant les achats de matériel

• contrôler d'éventuels contrats de sous-traitance avec des sociétés d'entretien, des sociétés de maintenance, etc.

 

En tant que

contrôleur budgétaire en logistique

gérer son unité (structure, fonctionnement et collaborateurs)

afin de

respecter les contraintes budgétaires dans la réalisation des activités demandées

 

Exemples de tâches

• établir des budgets disponibles pour les services de logistique

• consolider des estimations budgétaires des services de ligne du point de vue logistique

• (faire) établir des analyses budgétaires du point de vue logistique

• (faire) produire des tableaux récapitulatifs

• (faire) contrôler les dépenses budgétaires

 

En tant que

chef de projet

veiller à la passation de marchés publics par une des petites équipes sous sa direction ou par le service en charge des marchés publics au sein de l'institution ou du SPF

afin de

disposer du matériel ou de la sous-traitance nécessaire aux services de logistique

 

Exemples de tâches

• suivre la stratégie d'achats des services en ligne ou de la direction

• contrôler les enveloppes budgétaires mises à disposition en termes de frais de fonctionnement, d'achat de matériel ou d'investissements

• suivre l'élaboration de la partie technique de certains contrats de sous-traitance ou d'achat de matériel

• recueillir les demandes d'achat et faire réaliser les procédures d'achat pour satisfaire les demandes

• assurer le suivi de certains contrats (mise à jour en cas d'annexe, indexation des prix et résiliation)

 

En tant que

dirigeant

contrôler le travail des équipes

afin de

garantir un service optimal aux autres directions ou services de l'institution

 

Exemples de tâches

• accorder les congés aux membres du service

• adapter l'organisation de travail des équipes en cas de besoin

• se rendre sur le terrain afin de vérifier le travail de petites équipes (en fonction des cas, il peut s'agir de petites équipes en charge de classement, de sécurité, du réfectoire, de distribution de café, de l'économat, de l'impression, de l'embellissement des lieux de travail, d'achat de mobilier ou de l'accueil)

• recueillir les plaintes ou demandes éventuelles d'autres services afin d'y apporter une réponse

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
services dits de "ligne"	questions	contact personnel	hebdomadaire
management	budget disponible	réunion, groupe de pilotage	annuelle
management	politique d'achat	informel	mensuel
collaborateurs équipes	conseils oraux	informel	quotidien
entreprises	informations sur les services	par lettre, e-mail ... informel	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collaborateurs des équipes	planification / tâches	contact personnel	quotidien
management	avancement des travaux	informel	hebdomadaire
entreprises	décisions	par lettre, e-mail ...	quotidien
entreprises	cahiers des charges	en tant que dossier	mensuel
			mensuel
			mensuel
			mensuel
			mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

soit par le directeur des services logistiques (N-3 voire N-4) dans de grands SPF ou de grandes institutions, soit l'administrateur général dans de plus petites institutions

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• gestion des équipes

• utilisation quotidienne du budget

• suivi des marchés publics ou des contrats

• suivi de certaines formations par certains collaborateurs

• rédaction d'un cahier des charges spécial

• contacts et relations avec les fournisseurs

• contrôle de la facturation

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les bons de commande ou les factures

• les dossiers relatifs à l'octroi de certains marchés publics

• la sélection de candidats éventuels dans un recrutement

• les choix de l'utilisation du budget dits stratégiques

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

le budget varie fortement et peut s'élever à des dizaines de millions d'euros en termes de contrats relatifs à la logistique (technologies de l'information et de la communication)

 

Budget de travail propre

délégation de signature restreinte (de 2.500 à 5.000 EUR)

 

Autres données quantitatives

1. les marchés à octroyer doivent rester dans les limites des enveloppes budgétaires à octroyer

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation des marchés publics, droit budgétaire, droit administratif

 

Quelles innovations

 

Sur base de quel cadre de référence

 

Profil de compétences génériques

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