Adviseur rijksregister - Gewestcoördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DBV060
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 11. Bevolking en Veiligheid (BV)
Doel van de functie
Naast het leiden van een eigen regionale afvaardiging van het Rijksregister (dit betekent onder meer de verantwoordelijkheid opnemen om de specifieke taken en projecten, opgelegd door de algemene directie, uit te voeren), voorziet de functie in de functionele en hiërarchische leiding van de andere regionale afvaardigingen die in het Gewest gevestigd zijn, en het uitbrengen van verslag en adviezen hieromtrent aan de hiërarchie
teneinde
de werking van de regionale afvaardigingen te stroomlijnen.
Het begeleiden en controleren van de gemeentes op het vlak van het bijhouden van de informatiegegevens in de bevolkingsregisters en in het Rijksregister, op het vlak van het bepalen van de hoofdverblijfplaats, op het vlak van de identiteitskaarten en op bepaalde deelgebieden van de verkiezingen
teneinde
te bereiken dat iedere burger door de bevoegde lokale overheid gelijk wordt behandeld, anders gezegd (door dit te verifiëren via een algemene of gerichte controle ter plaatse) ernaar te streven dat iedere gemeente de wettelijke bepalingen in deze materies gelijk (secuur, snel) toepast en, specifiek voor de probleemgevallen inzake de bepaling van de hoofdverblijfplaats, afhankelijk van het resultaat van een onafhankelijk onderzoek, de verblijfstoestand in de bevolkingsregisters bevestigt of aanpast.
Resultaatgebieden
Alscoördinatorhet coördineren en superviseren van de activiteiten en de werkprocessen van de verschillende regionale afvaardigingen van het Rijksregister, en optreden als eindverantwoordelijke voor de afvaardigingen van zijn/haar Gewest op het vlak van het Rijksregister, bevolking, elektronische identiteitskaarten en verkiezingen
teneinde
te komen tot een uniforme werkwijze binnen de verschillende regionale afvaardigingen van het Rijksregister
Voorbeelden van taken
- overleggen met de collega-gewestcoördinator van het andere Gewest en met het diensthoofd Externe Relaties
- het analyseren van de activiteiten van de verschillende regionale afvaardigingen
- het formuleren van voorstellen om een uniformisering van de werkprocessen te bereiken
- het formuleren van voorstellen om de kwaliteit van de dienstverlening te optimaliseren
Alsleidinggevendehet leiden van de eigen regionale afvaardiging, alsook het verzekeren van de functionele en hiërarchische leiding over de regionale afvaardigingen van zijn/haar Gewest
teneinde
de doelstellingen te halen zoals vooropgesteld door de verantwoordelijke van de dienst Externe Relaties en te komen tot de nodige stroomlijning van de werking van de regionale afvaardigingen van zijn/haar Gewest, waarbij de eID-coördinatoren geïntegreerd worden in de werking van de dienst
Voorbeelden van taken
- het bepalen van de prioriteiten
- het beoordelen en benutten van eenieders capaciteiten
- het beoordelen van het resultaat van het geleverde werk
- het onderverdelen van grote opdrachten in deelopdrachten
- het garanderen van een continue kwaliteitsvolle dienstverlening en indien nodig een permanentie
Alscontactpersoonhet onderhouden van goede contacten met de gemeentelijke diensthoofden bevolking en verkiezingen, hetgeen een goede communicatievaardigheid inhoudt ook ten opzichte van een groot publiek
teneinde
een adequate informatiestroom te bereiken
Voorbeelden van taken
- het verspreiden en toelichten van nieuwe onderrichtingen
- het tijdig actualiseren van de specifieke gegevensbanken (bv. gemeentelijke contactpersonen verkiezingen)
- op vragen van de gemeenten hetzij een antwoord geven hetzij een antwoord zoeken bij de bevoegde mensen en dit vervolgens doorgeven
- het verdelen van de te inspecteren gemeentes onder de beschikbare bevolkingsinspecteurs (nominatief aangeduid bij niet gepubliceerd ministerieel besluit)
Alscontroleurhet ter plaatse inspecteren van de gemeentes op het bijhouden van de bevolkingsregisters
teneinde
een uniforme toepassing van de reglementering te bekomen
Voorbeelden van taken
- het regelmatig uitvoeren van een integrale inspectie in iedere gemeente
- indien nodig, het onderzoeken van specifieke materies
- het wijzen van de gemeenten op het niet naleven van de geldende SLA (als basis hiervoor dienen de periodieke statistische gegevens van de algemene directie)
Alsorganisatorhet organiseren van de samenwerking tussen de verschillende afvaardigingen van zijn/haar Gewest
teneinde
te komen tot een optimale dienstverlening aan de gebruikers
Voorbeelden van taken
- zorgen voor een goede taakverdeling en eventueel het herschikken van de middelen van de regionale afvaardigingen teneinde de gestelde doelstellingen tijdig te halen
Alscontroleurtoezien op de werking van de verschillende regionale afvaardigingen van zijn/haar Gewest
teneinde
ervoor te zorgen dat de activiteiten conform de voorschriften worden uitgevoerd
Voorbeelden van taken
- het opnemen van de verantwoordelijkheid voor het toezicht op de uitvoeringstermijnen
- in bepaalde gevallen, het naar zich toe trekken van dossiers
Alsdossierbeheerderhet behandelen van de door de algemene directie geopende dossiers inzake een betwisting van de hoofdverblijfplaats
teneinde
binnen een redelijke termijn een onderzoeksresultaat voor te leggen zodat de betwiste verblijfstoestand coherent is of wordt met de geldende reglementering
Voorbeelden van taken
- het definiëren van de concrete betwisting
- het doen van plaatselijke vaststellingen
- het inzamelen van inlichtingen en bewijsstukken bij derden
- het verdelen van de dossiers onder de beschikbare bevolkingsinspecteurs (nominatief aangeduid bij niet gepubliceerd ministeriëel besluit)
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
wetgeving (wet, KB, MB ...
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
management
|
beslissingen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
management
|
mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
gemeenten
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
wekelijks
|
gemeenten
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
particulieren/burgers
|
mondelinge vragen
|
informeel
|
ad hoc
|
management
|
schriftelijke adviezen
|
vergadering, stuurgroep ...
|
maandelijks
|
medewerkers
|
mondelinge vragen
|
informeel
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
management
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
management
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
gemeenten
|
mondelinge adviezen
|
persoonlijk contact
|
ad hoc
|
gemeenten
|
wetgeving (wet, KB, MB ...
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
particulieren/burgers
|
mondelinge adviezen
|
informeel
|
ad hoc
|
medewerkers
|
mondelinge adviezen
|
informeel
|
dagelijks
|
management
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
ad hoc
|
|
|
|
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
de directeur externe betrekkingen bevolking en identiteitskaarten
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de operationele facetten van de werking van de regionale afvaardigingen van zijn/haar Gewest
- de taakverdeling binnen de regionale afvaardigingen van zijn/haar Gewest
- het geven van verduidelijking bij de reglementering
- de controle op de gemeentes inzake de toepassing van de reglementering
- de voorziene procedures in het kader van de openbaarheid van bestuur
- de te onderzoeken pistes in het kader van de dossiers inzake een betwiste hoofdverblijfplaats
- de uitreikingsvoorwaarden voor het verkrijgen van een voorlopige identiteitskaart
De functie moet autorisatie vragen voor
- het vastleggen van de werkprocessen van de regionale afvaardigingen van het Rijksregister
- een officiële interpretatie van de wetgeving
- een wenselijke aanpassing van de bevolkingsregisters naar aanleiding van een dossier inzake een betwiste hoofdverblijfplaats
- een eenduidige eindconclusie indien het onderzoek inzake een betwiste hoofdverblijfplaats tegenstrijdige elementen (eventueel van verschillende inspecteurs) oplevert
- de notificatie aan de burgemeester en schepenen van de conclusies van een integrale inspectie van de gemeentelijke bevolkingsregisters
- het toekennen van de bijzondere vakantieregelingen
- het volgen van opleidingen binnen de normale werkuren of het toekennen van compensatieverlof voor opleidingen buiten de normale werkuren
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- de wetten op het Rijksregister, de bevolkingsregisters, de identiteitskaarten, de bescherming van de persoonlijke levenssfeer, de openbaarheid van bestuur, enz.
Welke vernieuwingen
- de modernisering van het Rijksregister
- de uniformisering van de werkprocessen van de regionale afvaardigingen
- de uniformisering van de toepassingswijze van de reglementering
Gebaseerd op welk referentiekader
- het strategisch en operationeel plan
|