Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO087

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Déterminer, au départ de l'analyse du planning stratégique et des orientations de coordination, en accord avec le Directeur staff "PMO (Program Management Office, Bureau de gestion des projets) Stratégique & Communication" et le Chef de Division "Soutien et Suivi PMO", les objectifs de l'équipe staff "PMO Stratégique", assumer la responsabilité finale de ces objectifs, et diriger l'équipe Staff en conséquence, le tout en fonction des priorités de la politique générale du SPF Finances

afin de

atteindre les objectifs de l'équipe Staff de façon effective et efficace, dans le respect des collaborateurs.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

motiver, évaluer, diriger les différents membres de l'équipe Staff et différents managers de programme et chefs de projet, qu'il/elle a sous sa responsabilité (hiérarchique ou fonctionnelle)

afin de

susciter un investissement optimal de chacun d'eux et une meilleure compréhension

 

Exemples de tâches

• supprimer toutes les causes de démotivation

• agir sur le plan individuel et sur le plan de l'équipe

• impliquer les collaborateurs en déléguant le travail

• participer à des séminaires de formation et de 'coaching' (encadrement) individuel

 

En tant que

spécialiste

traduire les objectifs et priorités établis par le management, dans des actions à réaliser par son équipe comme par exemple:
- mettre à disposition des informations pour que le management puisse évaluer l'avancement du processus de changement au sein du SPF; - introduire la prise de conscience, l'acceptation, l'engagement et l'appropriation des initiatives de changement dans l'organisation;
- inventorier et collecter les données nécessaires au suivi des programmes et des projets;
- fournir une aide méthodologique aux programmes et projets;
- etc.

afin de

faire participer l'équipe Staff à la réalisation des objectifs opérationnels du pilier et de l'entité

 

Exemples de tâches

• étudier le plan de politique générale et les résultats attendus par le management

• suivre les développements dans la société, la politique et l'environnement externe

 

En tant que

organisateur

déterminer les impulsions à donner aux collaborateurs de son équipe et aux managers de programme et chefs de projet, qu'il/elle a sous sa responsabilité (hiérarchique ou fonctionnelle), comme par exemple l'organisation de réunions, de concertations, etc.

afin de

atteindre les objectifs fixés et donner des orientations claires à ses collaborateurs

 

Exemples de tâches

• élaborer des méthodes pour atteindre les résultats

• apprécier le volume de travail

• proposer des actions ciblées

• déterminer les actions à mettre en oeuvre et les résultats à obtenir

 

En tant que

planificateur

expliciter les projets à développer par l'équipe Staff (projets à intégrer dans le plan de gestion de la division); en répartir l'exécution entre les collaborateurs de l'équipe; préciser les responsabilités d'exécution, et traduire l'ensemble dans des directives claires

afin de

en assurer la bonne et complète réalisation

 

Exemples de tâches

• participer à l'élaboration du plan du chef de division et le mettre en oeuvre

• organiser des réunions avec les membres de l'équipe et les managers de programme et chefs de projet, qu'il/elle a sous sa responsabilité (hiérarchique ou fonctionnelle)

• attribuer des missions à tous les membres de l'équipe et les managers de programme et chefs de projet, qu'il/elle a sous sa responsabilité (hiérarchique ou fonctionnelle)

• assurer un contact continu avec les membres de l'équipe et les managers de programme et chefs de projet, qu'il/elle a sous sa responsabilité (hiérarchique ou fonctionnelle)

 

En tant que

contrôleur

assurer, avec les Consultants PMO Senior, le suivi qualitatif et quantitatif du travail produit par les Consultants PMO et les managers de programme et chefs de projet, qu'il/elle a sous sa responsabilité (hiérarchique ou fonctionnelle)

afin de

apprécier la réalisation des objectifs par rapport aux objectifs fixés et aux moyens mis à disposition pour les atteindre

 

Exemples de tâches

• examiner régulièrement le tableau de bord de l'équipe Staff et des managers de programme et chefs de projet, qu'il/elle a sous sa responsabilité (hiérarchique ou fonctionnelle)

• tirer des conclusions et interroger les collaborateurs et les managers de programme et chefs de projet, qu'il/elle a sous sa responsabilité (hiérarchique ou fonctionnelle)

• inciter à trouver des solutions d'amélioration en collaboration avec les collaborateurs et les managers de programme et chefs de projet, qu'il/elle a sous sa responsabilité (hiérarchique ou fonctionnelle)

• reconnaître et apprécier les efforts et résultats positifs

 

En tant que

personne de contact

établir les contacts formels et informels internes et externes nécessaires (selon des procédures 'libres' et dans les limites des prérogatives de sa fonction) e.a. en matière de directives, instructions, expériences, informations, etc., provenant des services de Staff (expertise opérationnelle, etc.), en matière de collaboration avec les services opérationnels régionaux, en matière de communication avec les groupes cibles, etc.

afin de

rester informé des développements les plus récents dans son domaine d'activité et assurer de bonnes relations entre son équipe et les autres niveaux de l'organisation, et faire participer les services centraux et opérationnels à l'entretien de relations avec les groupes cibles qu'il/elle a en charge

 

Exemples de tâches

• s'adresser spontanément à des experts pour rester informé

• représenter son équipe lors de réunions internes et externes

• participer à des conférences, des congrès, etc.

• assurer la diffusion des informations reçues auprès de ses collaborateurs

 

En tant que

rapporteur

assurer le feedback régulier et ponctuel des activités et des résultats de l'équipe Staff auprès du chef de division

afin de

lui permettre de les évaluer et de les intégrer dans sa politique de gestion

 

Exemples de tâches

• rédiger des rapports

• participer à des réunions

• provoquer des rencontres informelles avec le chef de division et son Staff

 

En tant que

spécialiste du changement

stimuler la prise de conscience, l'acceptation, l'engagement et l'appropriation des initiatives de changement

afin de

faciliter l'implémentation du processus de changement et la stimulation du fonctionnement du projet au sein du SPF Finances

 

Exemples de tâches

• exécuter des activités sur le plan de la communication, visant la réussite du programme / projet en collaborant à l'information de tous les intervenants par rapport à des informations pertinentes à caractère général

• fournir des explications quant aux objectifs et à l'approche

• créer une assiduité vis-à-vis du changement et de la perception et de la neutralisation des réticences existantes

• dissiper tout malentendu ou idée fausse

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management supérieur	décisions	réunion, groupe de pilotage	quotidien
Services de staff / de la ligne opérationnelle de son propre SPF	rapport, études, ...	pour accord formel	ad hoc
Managers de programme, Chefs de projet	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Autres services publics fédéraux	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Collègues, collaborateurs et management	conseils écrits et oraux	formel et informel	quotidien
		pour information/formation	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management inférieur	décisions	réunion, groupe de pilotage	quotidien
Managers de programme, Chefs de projet	décisions	en tant que dossier	ad hoc
Population (organisations - entreprises - particuliers - citoyens) de l'entité / du pilier	réponses écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Autres services publics fédéraux	réponses écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
Collègues, collaborateurs et management	avis oraux et écrits	informel	quotidien
séminaires, colloques, articles, publications, études, ...		pour information / formation	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Chef de division "Soutien et Suivi PMO"
Au niveau technique, la fonction est soutenue par le Consultant PMO Senior

personnes dirigées hiérarchiquement :
- Consultant Senior PMO (DPO089)
- Consultant PMO (DPO090)
- Analyste gestion du changement (niveau B)
- Gestionnaire de dossier Senior (niveau B)

Sont également à prendre en considération les fonctions ajoutées par TIC :
- Analyste d'applications (IIC016) Functioneel analist
- Correspondant externe (IIC013) Business analist

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• répartition du personnel alloué à l'équipe

• apport de modifications à l'exécution de certains de ses objectifs de développement et certains de ses objectifs opérationnels en fonction des moyens disponibles, si ces modifications ne remettent pas en cause les objectifs de développement ou les objectifs opérationnels concernés

• prise de contacts externes et internes

• méthodes d'évaluation du travail fourni par les membres de l'équipe

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• engager des dépenses (personnel, matériel, etc.)

• en accord avec le chef de division, apporter des modifications à certains de ses objectifs de développement et ses objectifs opérationnels en fonction des moyens disponibles, lorsque ces modifications remettent substantiellement en cause les objectifs de développement ou les objectifs opérationnels concernés

• modifier les méthodes d'évaluation du travail fourni par les équipes de Staff et les équipes de projet en concertation avec le Consultant PMO Senior

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

budget visant à soutenir la collecte et le traitement des informations internes et externes (abonnements à des publications, participation à des réunions, des colloques, etc.)

 

Autres données quantitatives

1. coût des 12 ETP (équivalents temps plein) dirigés par la fonction

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• directives, instructions et législations (fiscales et non fiscales) concernant les matières traitées dans son pilier et celles concernant le fonctionnement de la direction et de son personnel

• politique générale du management et de N-2, du directeur Staff et du chef de division Staff en particulier

 

Quelles innovations

• élaboration des objectifs de l'équipe, en fonction des priorités de gestion du directeur staff et du chef de division staff, de l'Administrateur (N-2), de l'Administrateur général (N-1) et du SPF Finances

• toutes les matières visant à atteindre ces objectifs de manière aussi effective et efficace que possible, comme: > des actions (préventives, résolutives) pour optimaliser les conditions de travail au sein de l'équipe; > initier, diriger, organiser, planifier, répartir, coordonner les activités (en ce compris, les actions de mise en oeuvre de moyens en personnel et en matériel); > le suivi qualitatif et quantitatif du travail; > développer et transmettre aux collaborateurs, une vision des missions de l'équipe; > diriger et accompagner ("coacher", etc.) les collaborateurs

• directives et instructions internes, applicables à l'équipe

 

Sur base de quel cadre de référence

• réalisation des objectifs du service d'encadrement "PMO Stratégique et Communication"

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.