Identification de la fonction

Code de la fonction : DSA151

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 06. Gestion Générale (SA)

Raison d'être de la fonction

Gérer les dossiers d'établissements de soins de santé

afin de

assurer le bon financement des hôpitaux, des maisons de repos et de soins ainsi que des habitations protégées, de même qu'assurer le bon fonctionnement de l'administration des hôpitaux (facturation à l'INAMI - Institut national d'assurance maladie invalidité, le Maribel social, le fonds interdépartemental, le réseau des soins palliatifs et l'agrément des services hospitaliers, etc.)

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

être responsable de la constitution, du traitement et du suivi des dossiers dans le domaine du service

afin de

permettre à l'organe consultatif de prendre des décisions concernant le financement des établissements de soins

 

Exemples de tâches

• collecter et rechercher des informations pour la constitution des dossiers

• coordonner les informations et mettre les documents en ordre

• analyser et rechercher les informations du dossier (demandes d'informations complémentaires, documents, demandes d'éclaircissements sur certains éléments, etc.)

• comparer les données avec la réglementation et la législation et tirer des conclusions quant aux actions à entreprendre

• assurer le suivi administratif des dossiers (par exemple : rédiger un courrier à l'attention des hôpitaux pour les informer des décisions prises, apporter des adaptations au système informatique, etc.)

 

En tant que

organisateur

organiser les réunions du comité de gestion du Maribel social et de l'organe consultatif

afin de

informer les parties intéressées des modifications intervenues dans la loi et dans les procédures

 

Exemples de tâches

• se charger de l'organisation pratique de la réunion (invitation des participants, réservation de la salle et du matériel, commande de boissons et de petits pains, réservation d'un interprète, etc.)

• participer à des réunions afin de pouvoir rédiger des rapports sur les décisions prises

• préparer les documents et les dossiers

 

En tant que

gestionnaire de données

collecter les données en rapport avec les dossiers sur les soins palliatifs, les dossiers de subvention, le Maribel social, etc.

afin de

permettre un suivi correct des dossiers

 

Exemples de tâches

• apporter des adaptations aux données dans le système informatique

• effectuer des calculs pour l'allocation de subventions et les financements

 

En tant que

personne de contact

tenir lieu d'interlocuteur

afin de

informer les établissements de la législation, des procédures et du financement des établissements de soins

 

Exemples de tâches

• répondre aux questions des tiers (hôpitaux, Communauté flamande, délégations syndicales, etc.) et d'autres services administratifs (de la DG 1 et du SPF Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement)

 

En tant que

coordinateur

coordonner l'équipe

afin de

assurer le bon fonctionnement de l'équipe (MAIS PAS de responsabilité hiérarchique !)

 

Exemples de tâches

• établir un calendrier et définir les priorités

• répartir le travail et donner des instructions concrètes aux collaborateurs

• suivre et superviser le travail

• apporter son aide aux collaborateurs en cas de problèmes

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

suivre la législation et la réglementation

afin de

maintenir le niveau d'expertise à niveau

 

Exemples de tâches

• consulter chaque jour le Moniteur belge pour y repérer d'éventuels amendements à la loi

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	législation (loi, AR, AM ...	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	données du dossier	réunion, groupe de pilotage
organisations/entreprises	questions orales	contact personnel, réunions
travailleurs	certificats d'agrément	en tant que dossier
cabinet		réunion, groupe de pilotage

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	législation (loi, AR, AM ...	contact personnel, réunions	ad hoc
autres serv. publ. féd.	décisions	en tant que dossier
organisations/entreprises	données du dossier	par lettre, e-mail ...
travailleurs	Rapports de réunions	réunion, groupe de pilotage
cabinet	calculs	réunion, groupe de pilotage
	informations diverses en rapport avec les réunions	réunion, groupe de pilotage

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

chef de service Comptabilité et Gestion des hôpitaux

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation de son propre travail et de son équipe

• le traitement des dossiers conformément au CONTENU et à la FORME de la loi

• l'impact du travail est, a contrario, minime ; les erreurs sont assez rapidement détectées et peuvent généralement être encore corrigées

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• toute décision en dehors du cadre des procédures normales et en dehors du champ d'application de la loi

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législation relative au fonctionnement du service (hôpitaux, soins palliatifs, etc.)

 

Quelles innovations

• travail principalement d'exécution ; peu de possibilités d'influencer les règles et les procédures

 

Sur base de quel cadre de référence

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.