Conseiller exécution des peines et mesures - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DBV088
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Experts thématiques Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)
Raison d'être de la fonction
Traiter les dossiers individuels (à partir de la réception de la demande jusqu'à la communication de la décision), en collectant des informations, en établissant un avis ou en prenant une décision et en la communiquant et ce, dans le domaine de l'exécution des peines et mesures
afin de
prendre, pour chaque dossier individuel, une décision motivée ou remettre un avis motivé sur la base de la législation relative à l'exercice des peines et mesures
Organiser le service du traitement des dossiers individuels Exécution des peines et mesures
afin de
traiter chaque dossier de manière efficiente et efficace dans les délais convenus
Finalités
En tant quedossierbeheerdertraiter les dossiers individuels (demandes individuelles en relation avec l'application de la législation et de la réglementation, par exemple : congé pénitentiaire, grâce, etc.), relatifs à l'exécution des peines et mesures, sur la base des informations demandées et préparées par les collaborateurs (pour les dossiers qui ne permettent pas une décision des collaborateurs)
afin de
liquider chaque dossier individuel dans le souci de la qualité, selon la législation et les procédures prescrites
Exemples de tâches
- analyser toutes les informations figurant dans le dossier préparé par les collaborateurs (renseignements provenant des établissements pénitentiaires, des avocats, de l'Office des étrangers, de la législation, des arrêtés d'exécution, etc.)
- dans certains cas (prescrits par la loi), transmettre le dossier avec une proposition de décision et une motivation à la hiérarchie, de sorte qu'elle puisse formuler la décision
- prendre la décision (dans les cas autres que ceux mentionnés ci-dessus), sur la base de la législation
- motiver la décision sur la base des informations disponibles
- communiquer la décision aux parties concernées (également en cas de décision prise par la hiérarchie)
En tant quecontactpersoontransmettre toutes les informations voulues à la hiérarchie (en relation avec les dossiers individuels qui doivent être pris en charge par la hiérarchie) et aux établissements pénitentiaires (en ce qui concerne la demande et la réponse ou décision correspondante)
afin de
permettre à la hiérarchie de prendre une décision motivée (dans le cas de dossiers transmis) ou obtenir l'acceptation de la décision (en cas de communication aux établissements pénitentiaires)
Exemples de tâches
- transmettre le dossier (par courrier électronique, sur papier) au conseiller général compétent
- recevoir la décision du directeur général ou conseiller général
- répondre verbalement et/ou par écrit aux questions concrètes relatives à un dossier individuel
En tant queleidinggevendeorganiser quotidiennement les activités et le travail des collaborateurs dans le service
afin de
gérer les dossiers de manière efficace et maximiser le développement des collaborateurs
Exemples de tâches
- attribuer les demandes individuelles entrantes aux personnes appropriées
- suivre les activités et les demandes
- répondre aux questions des collaborateurs et leur offrir un soutien émotionnel (en cas de dossiers lourds et sensibles)
- s'occuper de la gestion du personnel administratif (régime de vacances, maladie, etc.)
- établir des évaluations et faire part de commentaires en ce qui concerne le fonctionnement en équipe des collaborateurs
En tant queexpert - adviseurfournir un input aux services dirigeants et centraux au sein de la nustice en ce qui concerne les éventuelles améliorations des procédures au sein du service Exécution des peines et mesures, en répondant aux questions ou en participant à des groupes de travail
afin de
mieux organiser le fonctionnement du service justice en général et de la direction générale Exécution des peines et mesures en particulier
Exemples de tâches
- participer à des groupes de travail en relation avec les améliorations des procédures
- répondre à des questions ponctuelles en relation avec le fonctionnement du service
- relayer les problèmes opérationnels à la hiérarchie, de manière à ce que celle-ci puisse les aborder à un échelon supérieur
En tant queintern expertrépondre aux questions appropriées des établissements pénitentiaires, relatives à la législation nouvelle ou modifiée concernant l'exécution des peines et mesures
afin de
mettre à la disposition des établissements pénitentiaires toutes les connaissances et informations requises pour réaliser l'exécution des peines et mesures sur place
Exemples de tâches
- répondre (par écrit et verbalement) aux questions en relation avec l'exécution des peines et mesures
En tant queorganisatororganiser quotidiennement, sur le plan opérationnel, l'archivage des documents et ce, conformément aux procédures et à la législation existantes
afin de
tenir tous les dossiers légalement en ordre et mettre à disposition toutes les informations de façon structurée
Exemples de tâches
- suivre les activités d'archivage
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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(adjunct-)gevangenisdirecteurs
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questions écrites
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en tant que dossier
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quotidien
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management
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questions orales
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contact personnel
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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management
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conseils écrits
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en tant que dossier
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quotidien
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(adjunct-)gevangenisdirecteurs
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conseils écrits
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en tant que dossier
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quotidien
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(adjunct-)gevangenisdirecteurs
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conseils oraux
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informel
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ad hoc
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contact personnel
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Positionnement
La fonction est dirigée par
le directeur Mesures
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau C
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- tous les dossiers individuels dont la loi ne prescrit pas le traitement par le conseiller général (éloignement du pays, dossiers criminels datés de moins de 3 ans et procédures réglementées par arrêté ministériel)
- répartition du travail dans le service
La fonction doit demander une autorisation pour
- tous les dossiers individuels dont la loi prescrit le traitement par le conseiller général (éloignement du pays, dossiers criminels datés de moins de 3 ans et procédures réglementées par arrêté ministériel)
- modifications de procédures
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
pas d'application
Budget de travail propre
pas d'application
Autres données quantitatives
1. pas d'application
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- législation stricte relative à l'exécution des peines et mesures
Quelles innovations
- apport d'un input en matière d'amélioration des procédures au sein de l'exécution des peines et mesures
- amélioration des activités quotidiennes en tant que dirigeant
Sur base de quel cadre de référence
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