Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV088

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts thématiques

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Traiter les dossiers individuels (à partir de la réception de la demande jusqu'à la communication de la décision), en collectant des informations, en établissant un avis ou en prenant une décision et en la communiquant et ce, dans le domaine de l'exécution des peines et mesures

afin de

prendre, pour chaque dossier individuel, une décision motivée ou remettre un avis motivé sur la base de la législation relative à l'exercice des peines et mesures

 

Organiser le service du traitement des dossiers individuels Exécution des peines et mesures

afin de

traiter chaque dossier de manière efficiente et efficace dans les délais convenus

 

Finalités

En tant que

dossierbeheerder

traiter les dossiers individuels (demandes individuelles en relation avec l'application de la législation et de la réglementation, par exemple : congé pénitentiaire, grâce, etc.), relatifs à l'exécution des peines et mesures, sur la base des informations demandées et préparées par les collaborateurs (pour les dossiers qui ne permettent pas une décision des collaborateurs)

afin de

liquider chaque dossier individuel dans le souci de la qualité, selon la législation et les procédures prescrites

 

Exemples de tâches

• analyser toutes les informations figurant dans le dossier préparé par les collaborateurs (renseignements provenant des établissements pénitentiaires, des avocats, de l'Office des étrangers, de la législation, des arrêtés d'exécution, etc.)

• dans certains cas (prescrits par la loi), transmettre le dossier avec une proposition de décision et une motivation à la hiérarchie, de sorte qu'elle puisse formuler la décision

• prendre la décision (dans les cas autres que ceux mentionnés ci-dessus), sur la base de la législation

• motiver la décision sur la base des informations disponibles

• communiquer la décision aux parties concernées (également en cas de décision prise par la hiérarchie)

 

En tant que

contactpersoon

transmettre toutes les informations voulues à la hiérarchie (en relation avec les dossiers individuels qui doivent être pris en charge par la hiérarchie) et aux établissements pénitentiaires (en ce qui concerne la demande et la réponse ou décision correspondante)

afin de

permettre à la hiérarchie de prendre une décision motivée (dans le cas de dossiers transmis) ou obtenir l'acceptation de la décision (en cas de communication aux établissements pénitentiaires)

 

Exemples de tâches

• transmettre le dossier (par courrier électronique, sur papier) au conseiller général compétent

• recevoir la décision du directeur général ou conseiller général

• répondre verbalement et/ou par écrit aux questions concrètes relatives à un dossier individuel

 

En tant que

leidinggevende

organiser quotidiennement les activités et le travail des collaborateurs dans le service

afin de

gérer les dossiers de manière efficace et maximiser le développement des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• attribuer les demandes individuelles entrantes aux personnes appropriées

• suivre les activités et les demandes

• répondre aux questions des collaborateurs et leur offrir un soutien émotionnel (en cas de dossiers lourds et sensibles)

• s'occuper de la gestion du personnel administratif (régime de vacances, maladie, etc.)

• établir des évaluations et faire part de commentaires en ce qui concerne le fonctionnement en équipe des collaborateurs

 

En tant que

expert - adviseur

fournir un input aux services dirigeants et centraux au sein de la nustice en ce qui concerne les éventuelles améliorations des procédures au sein du service Exécution des peines et mesures, en répondant aux questions ou en participant à des groupes de travail

afin de

mieux organiser le fonctionnement du service justice en général et de la direction générale Exécution des peines et mesures en particulier

 

Exemples de tâches

• participer à des groupes de travail en relation avec les améliorations des procédures

• répondre à des questions ponctuelles en relation avec le fonctionnement du service

• relayer les problèmes opérationnels à la hiérarchie, de manière à ce que celle-ci puisse les aborder à un échelon supérieur

 

En tant que

intern expert

répondre aux questions appropriées des établissements pénitentiaires, relatives à la législation nouvelle ou modifiée concernant l'exécution des peines et mesures

afin de

mettre à la disposition des établissements pénitentiaires toutes les connaissances et informations requises pour réaliser l'exécution des peines et mesures sur place

 

Exemples de tâches

• répondre (par écrit et verbalement) aux questions en relation avec l'exécution des peines et mesures

 

En tant que

organisator

organiser quotidiennement, sur le plan opérationnel, l'archivage des documents et ce, conformément aux procédures et à la législation existantes

afin de

tenir tous les dossiers légalement en ordre et mettre à disposition toutes les informations de façon structurée

 

Exemples de tâches

• suivre les activités d'archivage

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
(adjunct-)gevangenisdirecteurs	questions écrites	en tant que dossier	quotidien
management	questions orales	contact personnel	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	conseils écrits	en tant que dossier	quotidien
(adjunct-)gevangenisdirecteurs	conseils écrits	en tant que dossier	quotidien
(adjunct-)gevangenisdirecteurs	conseils oraux	informel	ad hoc
		contact personnel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur Mesures

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• tous les dossiers individuels dont la loi ne prescrit pas le traitement par le conseiller général (éloignement du pays, dossiers criminels datés de moins de 3 ans et procédures réglementées par arrêté ministériel)

• répartition du travail dans le service

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• tous les dossiers individuels dont la loi prescrit le traitement par le conseiller général (éloignement du pays, dossiers criminels datés de moins de 3 ans et procédures réglementées par arrêté ministériel)

• modifications de procédures

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

pas d'application

 

Budget de travail propre

pas d'application

 

Autres données quantitatives

1. pas d'application

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législation stricte relative à l'exécution des peines et mesures

 

Quelles innovations

• apport d'un input en matière d'amélioration des procédures au sein de l'exécution des peines et mesures

• amélioration des activités quotidiennes en tant que dirigeant

 

Sur base de quel cadre de référence

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.