Attaché A2 facility management - Teamverantwoordelijke (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DTI114
Niveau: A
Klasse : A2 Functiefamilie : Technische coördinatoren Beroepscategorie : 16. Techniek en Infrastructuur (TI)
Doel van de functie
Het plannen, realiseren en bewaken van de huisvesting, de dienstverlening en de middelen die aan de bezetters worden aangeboden
teneinde
een optimaal niveau te bereiken inzake nut en gebruiksgemak voor de bezetters en te komen tot een billijke kostenverdeling volgens de concrete verdeelsleutels
Het organiseren van de controles, van het onderhoud en van de reparatie- of uitbreidingswerkzaamheden aan de infrastructuur en de technische installaties in gebouw(en) met meerdere bezetters en (of) grotere complexiteit
teneinde
een optimaal niveau te bereiken van het technisch functioneren ervan binnen de veiligheidsnormen en met aandacht voor de budgettaire implicaties
Resultaatgebieden
Alsbeheerder van het gebouw (algemeen)instaan voor het algemeen beheer van het gebouw
teneinde
een optimale klantentevredenheid te realiseren
Voorbeelden van taken
- het opstellen van een identiteitsdossier zowel architecturaal als technisch
- instaan voor de algemene veiligheid zowel voor het gebouw als voor de technische installaties
- instaan voor het algemeen energiebeheer van het gebouw - rationeel gebruik van de installaties - het bijhouden van de verbruiksstatistieken
- instaan voor het beheer van de gemeenschappelijke delen van het gebouw - gebruik, onderhoud, toezicht, bewaking en het oplossen van conflictsituaties tussen de verschillende bezetters, de eigenaar en de beheerdienst
- het toepassen van de administratieve en wettelijke verplichtingen voor het gebouw en de uitrustingen
Alsbeheerder van het gebouw (technisch)instaan voor het onderhoud van het gebouw en de technische installaties
teneinde
tot een optimalisatie te komen van het technisch en gebruiksvriendelijk functioneren van infrastructuur en installaties
Voorbeelden van taken
- onderhoudsbenadering - preventief versus curatief - gewoon onderhoud versus totale waarborg
- bepalen welk onderhoud door de bezetters dient te gebeuren
- het afsluiten van onderhoudsovereenkomsten (beschrijving van de uit te voeren werken, raming-prijsvraag-prijsvergelijking, afsluiten contract-bestelling, uitvoering-opvolging-klachtenbehandeling, het organiseren van werkvergaderingen met exploitant en bezetters)
- coördineren van de verschillende onderhoudstaken - planning van het onderhoud - bepaling van de periodes voor stilstandsonderhoud
- instaan voor en opvolgen van de wettelijke controles
Alsbudgetbeheerderhet aanvragen, toewijzen en opvolgen van budgetbestedingen
teneinde
tot de realisatie te komen van de verschillende opdrachten binnen de vastgelegde budgettaire limieten en vanuit een consequent doorgevoerd kostenbewustzijn
Voorbeelden van taken
- budgettering op korte en lange termijn zowel voor courante uitgaven als buitengewone uitgaven ; kostencontrole en rapportage ; het opstellen van kengetallen
- het toewijzen en opvolgen van budgetbestedingen binnen de aan de functie verbonden limieten qua waarde
- het opvragen van geprevisioneerde budgetten bij de bezetter voor de (terug)betaling van gemaakte kosten
- vorderingsstaten ter goedkeuring voorleggen voor aanpassingswerken
- nazien van de facturen, goedkeuren en klaarmaken voor betaling
Alstechnisch supervisorwaken over de uitvoering van de werken ter plaatse, over de kwaliteit van de technische installaties en de infrastructuur en over het respecteren van het budget
teneinde
de uitgevoerde werken in overeenstemming te brengen met zowel de normen, de regelgeving als het lastenboek
Voorbeelden van taken
- het controleren van technische documenten van aanbesteding en uitvoering
- het controleren van de conformiteit met de specificaties van het bestek en met de wettelijke normen
- het controleren van de uitvoeringsplannen en de verrekeningsstaten van de uitvoerende organisaties
- het opvolgen en controleren van de uitvoering van de werken
- het melden van technische en architecturale gebreken van het (de) gebouw(en)
Alsprojectleiderhet verwezenlijken van de behoeftebepaling, studiefase, uitvoering en controle na oplevering van projecten met wisselende grootte en impact en van een puur technische, gemengde of niet-technische aard
teneinde
deze projecten tot een goed einde te brengen binnen bepaalde termijnen en rekening houdend met het budget
Voorbeelden van taken
- het plannen van de verschillende onderhouds-/transformatiewerkzaamheden en van de verhuizen
- het opmaken van bestekken
- aanvragen en analyseren van studies en offertes
- de nodige onderrichtingen aan de conducteurs van de werken verstrekken
- onderhandelen met externe firma's
Alscommunicator-bemiddelaaroverleggen en onderhandelen met interne en extere actoren
teneinde
de belangen enerzijds van de Regie en anderzijds van de bezetters zo goed mogelijk te verdedigen
Voorbeelden van taken
- onderhandelen met externe firma's-klanten
- onderhandelen met deskundigen, toeleveranciers
- onderhandelen met alle geledingen en niveau's binnen de eigen organisatie
- onderhandelen met de bezetters en het organiseren van coördinatievergaderingen
- deelnemen aan overleg- en werkvergaderingen en het oplossen van problemen
Alscoach-operationeel verantwoordelijkehet inzetten, opvolgen en controleren van uitvoerend personeel hetzij behorend tot de eigen organisatie, hetzij van derden
teneinde
bij te dragen tot het respecteren van zowel de tijdslimieten, de kwaliteit als de kosten verbonden aan de geplande opdrachten
Voorbeelden van taken
- het bepalen en vastleggen van de werkopdrachten
- het contacteren van de externe firma en het toekennen van de opdrachten
- het superviseren van de goede coördinatie van de verschillende uitgevoerde ingrepen
- het verzamelen en controleren van werkuitvoeringsstaten
Alsadministratorhet beheren van de administratieve procedures
teneinde
te verzekeren dat de informatie en documentatie zowel tijdens als na de uitvoering van de werken tijdig en correct beschikbaar zijn en de verdere administratieve-financiële afhandelingsprocedures gevolgd kunnen worden
Voorbeelden van taken
- bestekken-lastenboeken administratief behandelen
- het bijhouden van de boekhouding van ontvangsten en uitgaven
- het nazien van facturen, goedkeuren en klaarmaken voor betaling ; het opvolgen van de betalingen
- correspondentie afhandelen
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
bezetters
|
voorstellen opdrachten
|
mondeling/schriftelijk
|
ad hoc
|
uitvoerende organisaties
|
offertes-bestekken
|
schrift
|
ad hoc
|
uitvoerders
|
vorderings- en werkstaten, contracten
|
schrift
|
ad hoc
|
controleagentschappen
|
PV's, certificaten
|
schrift
|
vaste termijn en ad hoc
|
eigen organisatie
|
budgetten
|
schrift
|
jaarlijks en ad hoc
|
eigen organisatie
|
basisgegevens
|
schriftelijk en mondeling
|
ad hoc
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
bezetters
|
doorrekening via verdeelsleutel
|
schrift
|
ad hoc
|
bezetters
|
stand van zaken
|
schrift
|
ad hoc
|
uitvoerende organisaties
|
offerte-aanvragen
|
schrift
|
ad hoc
|
uitvoerende organisaties
|
goedkeuringen offertes en lastenboeken
|
schrift
|
ad hoc
|
eigen organisatie
|
documenten verdere administratieve/financiële afhandeling
|
schrift
|
ad hoc
|
eigen organisatie
|
aanvragen algemeen en bijzondere budget
|
schrift
|
ad hoc
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
afdelingshoofd of diensthoofd provinciale directie naargelang de situatie
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de uitvoering van onvoorziene werkzaamheden beneden de toegewezen budgetlimiet
- de uitvoering van werkzaamheden zoals gebudgetteerd
- de eigen werkmethode binnen technisch beheer
- de aard en de frequentie van de contacten met de bezetters
De functie moet autorisatie vragen voor
- belangrijke onvoorziene werkzaamheden
- al wat afwijkt van de richtlijnen en de bevoegdheden
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Andere kwantitatieve gegevens
1.
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- wetgeving op de overheidsopdrachten
- regelgeving en normeringen zowel op het vlak van de infrastructuur, de gebruikers (bezetters) als de omgeving en dit op operationeel vlak. Bijvoorbeeld inzake veiligheid in het algemeen en brandveiligheid in het bijzonder ; technische normen en certificaten ; stedenbouwkundige en milieunormen, afvalbeleid...
Welke vernieuwingen
- kennisverwerving van nieuwe ontwikkelingen in de toegepaste technieken en gebruik van deze kennis bij nieuwe opdrachten
- alternatieven voor langdurige en dure werken
- alternatieve energiebronnen (verlichting, verwarming)
- optimalisering van de onderhoudsprocedures
- functionele samenwerkingsvormen met bezetters
Gebaseerd op welk referentiekader
- de eigen functie en de wetgeving, regelgeving en normering terzake
|