Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO009

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Chefs de projets

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Conseiller le management interne et externe, et assurer l'accompagnement des options stratégiques en matière d'expertise spécifique, dans le cadre de la politique de la formation

afin de

permettre à l'organisation cliente d'établir un plan stratégique en matière de formation.

 

Innover, diversifier, élargir et améliorer de manière permanente la prestation de service de l'IFA (Institut de formation de l'Administration fédérale)

afin de

s'assurer que l'Institut suit les derniers développements dans le domaine de la gestion de la formation.

 

Opérationnaliser, implémenter et évaluer les options stratégiques du management de l'IFA

afin de

permettre à l'organisation d'atteindre ses objectifs stratégiques en matière de formation.

 

Finalités

En tant que

conseiller interne

formuler des avis sur les actions à prendre par l'IFA en matière de formation et participer à la définition d'une politique de formation globale sur la base de sa propre expertise spécifique

afin de

permettre une prise de décision fondée en matière de politique de la formation dans le cadre d'une politique des ressources humaines (RH) intégrée

 

Exemples de tâches

• analyser les bonnes pratiques et les adapter au domaine spécifique des formations dans l'administration fédérale

• intégrer les principes de l'organisation apprenante et la méthodologie de la formation professionnelle pour adultes dans des notes stratégiques relatives à l'implémentation d'une politique de la formation globale

• s'accorder avec les parties concernées (responsables de la formation, collaborateurs IFA, fonctionnaires dirigeants, etc.) dans et en dehors de l'organisation

• diriger et participer à des concertations stratégiques

• formuler des avis au management et participer à la définition de choix stratégiques

 

En tant que

conseiller externe

formuler des avis stratégiques aux services publics fédéraux en matière de gestion de la formation

afin de

permettre à l'organisation concernée de développer et d'implémenter une politique de la formation

 

Exemples de tâches

• analyser la situation (analyse approfondie sur la base d'un entretien structuré, instruments, etc.) concernant la politique de la formation et les résultats visés

• élaborer une proposition de solution et d'implémentation

• pouvoir accompagner le processus d'implémentation (aider à rechercher des formateurs, consulter le marché de la formation, définir les critères de qualité d'une formation, etc.)

• aider un SPF à établir un plan de développement global

• contrôler les formations certifiées mises en place dans les autres SPF

 

En tant que

manager de programme

diriger de grands programmes en matière de gestion de la formation au sein de l'administration fédérale, destinés à diffuser la vision stratégique de l'administration fédérale en matière de politique de la formation

afin de

implémenter des solutions intégrées en matière de gestion de la formation au sein de l'administration fédérale

 

Exemples de tâches

• coordonner et gérer (gestion du temps, gestion de budget, management des facteurs clés de succès) différents projets dans le cadre de la gestion de la formation (p. ex. : élaboration d'une offre d'apprentissage en ligne ('e-learning') pour l'administration fédérale)

• implémenter des solutions intégrées dans les organisations fédérales

• assumer la responsabilité du développement de méthodes, de procédures et d'instruments intégrés

• analyser les besoins auprès des services publics fédéraux et des utilisateurs

• diriger des chefs de projet et des collaborateurs de projet

 

En tant que

innovateur

compléter la prestation de service de l'IFA par de nouvelles solutions et méthodes s'inscrivant dans le cadre de la stratégie de l'IFA

afin de

maintenir à jour la prestation de service de l'Institut de formation et optimaliser l'offre au client compte tenu des méthodes et techniques les plus récentes sur le marché dans le domaine de la gestion de la formation

 

Exemples de tâches

• développer ou acquérir de nouvelles technologies en matière de formation

• diriger et assurer l'accompagnement des collaborateurs de projets d'innovation

• apporter un support lors de l'implémentation de nouvelles stratégies et techniques

• traduire la stratégie globale en directives opérationnelles

• définir des stratégies d'implémentation et des projets

 

En tant que

dirigeant

diriger, motiver, évaluer et assurer les possibilités de développement des collaborateurs, répartir les projets et en assurer le suivi

afin de

réaliser le plan opérationnel et se charger de l'évaluation des collaborateurs directement impliqués

 

Exemples de tâches

• collaborer, en tant qu'évaluateur, aux cercles de développement en menant des entretiens de fonctionnement, des entretiens de planification et des entretiens d'évaluation et en aidant les collaborateurs à se développer

• répartir les tâches

• diriger les collaborateurs en fonction des résultats

• se charger de l'accompagnement et de la formation des collaborateurs

• organiser des réunions d'équipe

 

En tant que

gestionnaire qualité

développer, implémenter et gérer des instruments d'évaluation afin de mesurer l'effectivité des stratégies implémentées et de la prestation de services

afin de

pouvoir évaluer et éventuellement adapter la politique de la formation

 

Exemples de tâches

• développer des instruments d'évaluation

• analyser l'impact des interventions en matière d'apprentissage

• proposer et implémenter des solutions sur mesure

• réaliser un 'monitoring' pour l'expertise spécifique (mettre en place des indicateurs de prestation, etc.)

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

maintenir à niveau, améliorer et diffuser en permanence l'expertise spécifique (la sienne et celle du service) et les compétences en matière de gestion de la formation

afin de

permettre à des experts stratégiques et sur le plan du contenu, internes et externes à l'organisation, de renouveler leur propre expertise

 

Exemples de tâches

• consulter la littérature spécialisée nationale et internationale et y contribuer par la publication d'articles

• assister à des événements spécialisés en formation (colloques, journées d'étude, conférences, formations, etc.)

• appuyer les responsables de la formation dans et en dehors de l'administration fédérale

• participer activement aux réseaux professionnels nationaux et internationaux (faire des exposés, participer à des groupes de pilotage, etc.)

• réaliser des 'benchmarks' (analyses comparatives) dans le pays et à l'étranger

 

En tant que

représentant de l'Institut de Formation de l'Administration fédérale

représenter l'Institut de formation auprès du client

afin de

garantir une bonne collaboration entre l'IFA et le client

 

Exemples de tâches

• rédiger et assurer le suivi de SLA ('Service level Agreement', accord sur les prestations de service) entre l'IFA et le client

• réaliser une radiographie ('screening') proactive des organisations clientes

• entretenir des contacts avec les clients

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management/Ministre	politique et priorités	contact personnel, notes, législation	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	besoins, orientations	contact personnel, rapport annuel	hebdomadaire
réseaux: nationaux et internationaux	tendances, développements	réunion, groupe de pilotage	mensuel
collaborateurs	apport du terrain de travail	contact personnel	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management/politique	avis écrits, oraux	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	avis écrits	lettre, e-mail, réunions	hebdomadaire
réseaux: nationaux et internationaux	tendances, innovations	articles, lectures, études	mensuel
collaborateurs	directives, priorités	contact personnel	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

directeur N-2

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• propositions stratégiques concernant la politique de la formation à formuler au management

• gestion et suivi de projets en cours

• mise en oeuvre des budgets et des ressources humaines alloués

• direction, évaluation et motivation des collaborateurs

• propositions de nouveaux projets stratégiques

• lancement de projets ayant un impact budgétaire limité

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• ressources : budget et ressources humaines

• priorités stratégiques des projets

• lancement de marchés publics

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

5 millions d'euros et crédits de modernisation supplémentairesdont l'importance varie d'année en année (en 2005 environ 5 millions)

 

Budget de travail propre

budgets de projet : 300.000 euros - 750.000 euros

 

Autres données quantitatives

1. diriger entre 10 et 20 personnes dans les projets

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation sur les marchés publics

• réglementation du cycle budgétaire de l'administration fédérale

• réglementation sur la formation : congé de formation, carrière de niveau A, stage, etc.

 

Quelles innovations

• produits, concepts, méthodes, techniques, etc., qui soient innovants

 

Sur base de quel cadre de référence

• nouvelles tendances

• benchmarkings' (analyses comparatives)

• réseaux professionnels élargis : nationaux et internationaux

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.