Conseiller prestation de services - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DCO301
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
Fixer les objectifs de l'équipe dans la division, dans le respect de la stratégie, en assumer la responsabilité finale et diriger l'équipe de la division en fonction de ces objectifs
afin de
réaliser les objectifs de manière conviviale, effective et efficace, dans le respect des collaborateurs, des citoyens et de l'entreprise
Diriger l'équipe sur le plan opérationnel
afin de
assurer le suivi qualitatif et quantitatif du travail de l'équipe
Finalités
En tant queorganisateur définir les actions qui doivent être exécutées par les membres de son équipe en fonction des moyens disponibles
afin de
réaliser les objectifs fixés et donner des directives claires au personnel
Exemples de tâches
- évaluer le volume de travail et/ou la disponibilité en personnel et en matériel
- expliquer les mesures à prendre
- faire l'inventaire des mesures prioritaires à prendre en vue de réaliser les objectifs
En tant queexpert/spécialiste en planificationopérationnaliser la planification des chefs de division qui reprend les actions concrètes que les membres des équipes doivent exécuter
afin de
assumer la responsabilité de l'exécution de la planification
Exemples de tâches
- organiser des réunions avec les membres de l'équipe
- confier des tâches claires et précises aux membes de l'équipe
- garantir un contact continu avec les membres de l'équipe
En tant quedirigeantmotiver, évaluer et diriger les différents membres de l'équipe
afin de
susciter l'investissement optimal de chacun d'eux
Exemples de tâches
- aborder toutes les causes de démotivation
- associer les membres de l'équipe en leur déléguant des tâches
- participer à des séminaires relatifs à la formation et au
- agir tant au niveau individuel qu'au niveau de l'équipe
En tant quespécialistedéfinir les objectifs d'une des équipes du service d'encadrement "Impôts et recouvrement" ou "Documentation patrimoniale"
afin de
les communiquer aux collaborateurs et faire contribuer les équipes au meilleur fonctionnement possible de l'entité
Exemples de tâches
- analyser la mission et les besoins qui en découlent
- tirer les conclusions de cette analyse afin de déterminer les objectifs et les priorités de ces équipes
- organiser des réunions avec les collaborateurs afin de leur communiquer les objectifs
En tant quesurveillantgarantir le suivi qualitatif et quantitatif du travail des membres de l'équipe
afin de
évaluer les réalisations des objectifs fixés par rapport aux moyens mis à disposition à cet effet
Exemples de tâches
- contrôler régulièrement le tableau de bord de son équipe
- tirer des conculsions et questionner les membres de son équipe
- encourager à trouver des améliorations
- identifier, reconnaître et évaluer les efforts et les résultats positifs
- surveiller la ligne de conduite des collaborateurs et le respect de la réglementation et des directives
En tant quepersonne de contactétablir des contacts internes et externes, formels et informels avec la cellule stratégique, avec d'autres entités européennes, fédérales et régionales et d'autres institutions (la Cour d'arbitrage, la Cour européenne de justice, le Conseil d'Etat, ...
afin de
disposer de toutes les informations nécessaires pour garantir le bon fonctionnement de son équipe
Exemples de tâches
- représenter son équipe dans des réunions internes et externes
- assurer la diffusion des renseignements obtenus auprès de ses collaborateurs et vers ses collaborateurs
- rencontrer des spécialistes/experts
En tant querapporteurfournir un feed-back ponctuel au chef de division au sujet des activités et des résultats de son équipe
afin de
lui permettre de les évaluer et de les intégrer dans sa politique stratégique
Exemples de tâches
- participer à des réunions
- organiser des rencontres informelles avec le chef de division
- proposer des initiatives à son chef de division
- déposer des propositions d'adaptation des objectifs de la division
En tant quechef de projetgérer un projet/une mission multidisciplinaire et promouvoir le travail d'équipe
afin de
réaliser les objectifs en satisfaisant aux exigences de qualité
Exemples de tâches
- définir la méthodologie qui doit être mise en pratique
- conseiller le Ministre ou la cellule stratégique
- répondre à des questions relatives au travail fourni
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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particuliers/citoyens et média
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questions écrites et orales
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par lettre, e-mail, téléphone et en tant que dossier
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quotidien
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autres serv. publ. féd. et parastataux
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questions écrites et orales
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par lettre, e-mail, téléphone et en tant que dossier
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hebdomadaire
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organisations/entreprises
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avis écrits et oraux, questions écrites et orales, législation et décisions
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par lettre, e-mail, téléphone et en tant que dossier
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quotidien
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management
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questions écrites et orales, décisions, avis écrits et oraux
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par lettre, e-mail, téléphone et en tant que dossier
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quotidien
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fonctions publiques et instances judiciaires
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questions écrites et orales
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par lettre, e-mail, téléphone et en tant que dossier
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ad hoc
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organismes communautaires et régionaux
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questions écrites et orales, législation, décisions
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par lettre, e-mail, téléphone et en tant que dossier
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ad hov
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organismes provinciaux et communaux
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questions écrites et orales, législation, décisions
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par lettre, e-mail, téléphone
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ad hoc
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autorités étrangères, internationales et supranationales
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questions écrites et orales, conseils écrits et oraux, législation, décisions
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par lettre, e-mail, téléphone et en tant que dossier
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mensuel
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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particuliers/citoyens et média
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questions écrites et orales
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par lettre, e-mail, téléphone
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quotidien
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autres serv. publ. féd. et parastataux
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questions écrites et orales
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par lettre, e-mail, téléphone
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hebdomadaire
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organisations/entreprises
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conseils écrits et oraux, questions écrites et orales, législation, décisions
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par lettre, e-mail, téléphone
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quotidien
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management
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conseils écrits et oraux
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par lettre, e-mail, téléphone
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quotidien
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fonctions publiques et instances judiciaires
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conseils écrits et oraux
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par lettre, e-mail, téléphone
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ad hoc
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organismes communautaires et régionaux
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conseils écrits et oraux
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par lettre, e-mail, téléphone
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ad hoc
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organismes provinciaux et communaux
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conseils écrits et oraux
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par lettre, e-mail, téléphone
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ad hoc
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autorités étrangères, internationales et supranationales
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conseils écrits et oraux
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par lettre, e-mail, téléphone
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mensuel
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Positionnement
La fonction est dirigée par
Chef de division Services
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- répartition du travail entre les membres de l'équipe
- méthodes de travail et les tâches à remplir au sein de l'équipe par rapport à l'implémentation de son plan d'action
- prise de contacts internes et externes
- méthodes d'évaluation du travail fourni par les membres de l'équipe
La fonction doit demander une autorisation pour
- procéder aux obligations de paiement (personnel, matériel, ...
- faire apporter des adaptations/modifications au plan d'action établi par le chef de division, en fonction des moyens matériels, du personnel disponible, des circonstances particulières dans le déroulement des activités de son équipe
- suivre des cours et des séminaires
- exécuter des missions à l'étranger
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
Budget de travail propre
Autres données quantitatives
1. impact non immédiatement quantifiable sur le fonctionnement des services de ligne au niveau de la prestation de service (diffusion de l'information vers le citoyen et collecte d'informations)
2. le chef d'équipe du service d'encadrement dirige 10 ETP, équivalents temps plein, (Aide aux contribuables, contrôle et recouvrement d'Impôts et Recouvrement), 12 ETP (Communication Impôts et Recouvrement), 20 ETP (Centre de contact Impôts et Recouvrement), 10 ETP (Marketing Documentation patrimoniale, 23 ETP (Centre de contact Documentation patrimoniale)
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- plan d'action du chef de division
- législations, les instructions et les directives d'application dans son domaine de compétence
- directives du Ministre et de la cellule stratégique.
Quelles innovations
- méthodes de travail devant être adoptées dans le cadre de l'implémentation du plan d'action
- directives et instructions internes applicables à l'équipe
Sur base de quel cadre de référence
- définition et exécution des objectifs opérationnels de l'équipe
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