Adviseur dienstverlening - Coördinator (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DCO301
Niveau: A
Klasse : A3 Functiefamilie : Tactisch leidinggevenden Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)
Doel van de functie
Het bepalen van de doelstellingen van het team in de afdeling in lijn met het beleid, hiervoor de eindverantwoordelijkheid nemen en het team van de afdeling leiden in functie hiervan
teneinde
de doelstellingen klantvriendelijk, effectief en efficiënt te realiseren met respect voor de medewerkers, de burger en de onderneming
Het team op het operationeel vlak leiden
teneinde
de kwalitatieve en kwantitatieve opvolging van het werk van het team te verzekeren
Resultaatgebieden
AlsorganisatorDe acties bepalen die door de leden van het team in functie van de beschikbare middelen uitgevoerd moeten worden
teneinde
de gestelde doelstellingen te verwezenlijken en duidelijke richtlijnen te geven aan het personeel
Voorbeelden van taken
- Het volume van werk en/of de beschikbaarheid van personeel en materiaal beoordelen.
- De te treffen maatregelen uitleggen.
- Een inventaris van de te treffen prioritaire maatregelen maken om de doelstellingen te verwezenlijken
AlsplanningsdeskundigeHet plan van de afdelingshoofden, dat de concrete acties herneemt die door de leden van de teams moeten uitgevoerd worden, operationeel maken
teneinde
de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van het plan op zich te nemen
Voorbeelden van taken
- Vergaderingen met de leden van het team beleggen.
- Duidelijke en nauwkeurige taken toekennen aan de leden van het team.
- Een onafgebroken contact met de leden van het team waarborgen.
AlsleidinggevendeDe verschillende leden van het team motiveren, evalueren en leiden
teneinde
een optimale inzet van elk van hen op te wekken
Voorbeelden van taken
- Alle oorzaken van demotivatie aanpakken.
- De leden van het team betrekken door te delegeren.
- Aan seminaries m.b.t. opleiding en individuele coaching deelnemen.
- Zowel op individueel niveau als op het niveau van het team handelen.
AlsspecialistDe doelstellingen van één van de teams van de Stafdienst "Belastingen en Invordering" of "Patrimoniumdocumentatie" bepalen
teneinde
ze mee te delen aan de medewerkers en de teams te laten bijdragen tot de best mogelijke werking van de entiteit
Voorbeelden van taken
- Analyse van de opdracht en de behoeften die eruit voortvloeien.
- De conclusies uit deze analyses trekken teneinde de doelstellingen en de prioriteiten van deze teams te bepalen.
- Vergaderingen beleggen met de medewerkers teneinde hun de doelstellingen mee te delen.
AlstoezichthouderDe kwalitatieve en kwantitatieve opvolging van het werk van de leden van het team waarborgen
teneinde
de verwezenlijking van de vooropgestelde doelstellingen te beoordelen ten opzichte van de hiervoor ter beschikking gestelde middelen
Voorbeelden van taken
- De boordtabel van het team regelmatig onderzoeken.
- Conclusies trekken en de leden van het team ondervragen.
- Aansporen om verbeteringen te vinden.
- De inspanningen en de positieve resultaten (h)erkennen en beoordelen.
- Waken over de gedragslijn van de medewerkers en over de naleving van de reglementering en richtlijnen.
AlscontactpersoonInterne en externe, formele en informele contacten leggen met de beleidscel, met andere Europese, federale en regionale entiteiten en met andere instellingen (Arbitragehof, Europees Hof van Justitie, Raad van State...)
teneinde
over alle vereiste informatie te beschikken om de goede werking van het team te garanderen
Voorbeelden van taken
- Zijn team vertegenwoordigen op interne en externe vergaderingen.
- De verspreiding verzekeren van de inlichtingen bekomen bij de medewerkers en naar de medewerkers toe.
AlsverslaggeverRegelmatig en punctueel feedback geven aan het afdelingshoofd over de activiteiten en de resultaten van het team
teneinde
deze toe te laten om ze te evalueren en om ze te integreren in de beleidspolitiek
Voorbeelden van taken
- Aan vergaderingen deelnemen.
- Het beleggen van informele ontmoetingen met het afdelingshoofd.
- Initiatieven aan het afdelingshoofd voorstellen.
- Voorstellen tot aanpassing van de doelstellingen van de afdeling indienen.
AlsprojectleiderEen project/een multidisciplinaire opdracht beheren en het werk in team bevorderen
teneinde
de doelstellingen te verwezenlijken om aan de kwaliteitseisen te voldoen
Voorbeelden van taken
- De methodologie bepalen die in praktijk gebracht moet worden.
- Over projecten onderhandelen.
- De minister of de beleidscel adviseren.
- Vragen beantwoorden met betrekking tot het afgeleverde werk.
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers en media
|
mondelinge en schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten - en parastatalen
|
mondelinge en schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge en schriftelijke adviezen, mondelinge en schriftelijke vragen, wetgeving en beslissingen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
dagelijks
|
management
|
mondelinge en schriftelijke vragen, beslissingen, mondelinge en schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
dagelijks
|
openbare ambten en gerechtelijke instanties
|
mondelinge en schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
ad hoc
|
gemeenschaps- en gewestinstellingen
|
mondelinge en schriftelijke vragen, wetgeving, beslissingen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
ad hoc
|
provinciale en gemeente-instellingen
|
mondelinge en schriftelijke vragen, wetgeving, beslissingen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
ad hoc
|
buitenlandse, internationale en supranationale overheden
|
schriftelijke en mondelinge vragen, mondelinge en schriftelijke adviezen, wetgeving, beslissingen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
maandelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers en media
|
mondelinge en schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten - en parastatalen
|
mondelinge en schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
wekelijks
|
organisaties/ondernemingen
|
mondelinge en schriftelijke adviezen, mondelinge en schriftelijke vragen, wetgeving, beslissingen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
dagelijks
|
management
|
mondelinge en schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
dagelijks
|
openbare ambten en gerechtelijke instanties
|
mondelinge en schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
ad hoc
|
gemeenschaps- en gewestinstellingen
|
mondelinge en schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
ad hoc
|
provinciale en gemeente-instellingen
|
mondelinge en schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
ad hoc
|
buitenlandse, internationale en supranationale overheden
|
mondelinge en schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail, telefonisch en dossier
|
maandelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
het afdelingshoofd Dienstverlening
De functie geeft leiding aan een groep van : 11-50 medewerkers van Niveau A /SW Niveau B Niveau C
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- De verdeling van het werk onder de leden van het team.
- De werkwijzen en de taken die binnen het team in verband met de implementatie van het actieplan vervuld moeten worden.
- Het leggen van externe en interne contacten
- De evaluatiemethodes van het werk dat door de leden van het team wordt geleverd
De functie moet autorisatie vragen voor
- Het aangaan van betalingsverplichtingen (personeel, materiaal...)
- Het laten aanbrengen van aanpassingen/wijzigingen aan het actieplan dat door het afdelingshoofd werd opgesteld in functie van de materiële middelen, het beschikbare personeel en van de bijzondere omstandigheden in het verloop van de werkzaamheden van het team.
- Het volgen van cursussen en seminaries.
- Het vervullen van opdrachten in het buitenland
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Andere kwantitatieve gegevens
1. Geen directe kwantificeerbare impact op de werking van de lijndiensten op het vlak van dienstverlening (informatieverspreiding naar de burger en informatie-inzameling)
2. De teamchef van de stafdienst geeft leiding aan 10 VTE (Bijstand aan belastingplichtigen, controle en invordering van Belastingen en Invorderingen), 12 VTE (Communicatie Belastingen en Invorderingen), 20 VTE (Contact Center Belastingen en Invorderingen), 10 VTE Marketing Patrimoniumdocumentatie), 23 VTE (Contact Center Patrimoniumdocumentatie)
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- Het actieplan van het afdelingshoofd.
- De wetgevingen, instructies en richtlijnen van toepassing op het bevoegdheidsgebied.
- Aan de richtlijnen van de minister en de beleidscel
Welke vernieuwingen
- De werkmethodes die in het kader van de implementatie van het actieplan ingevoerd moeten worden.
- Richtlijnen en interne instructies, van toepassing op het team.
Gebaseerd op welk referentiekader
- De bepaling en uitvoering van de operationele doelstellingen van het team
|