Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO020

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Assurer la gestion administrative et budgétaire opérationnelle des conditions de travail et de la rémunération

afin de

faire en sorte que la réglementation dans le cadre des conditions de travail et de la rémunération soit appliquée pour le personnel de la Régie des Bâtiments en tenant compte également de la situation budgétaire.

 

Finalités

En tant que

spécialiste opérationnel du budget

rédiger, proposer et adapter les répartitions du budget du personnel et certains frais de fonctionnement

afin de

garantir un budget qui répond le plus possible aux attentes des décideurs et des collaborateurs de la Régie des Bâtiments en respectant le cadre global budgétaire

 

Exemples de tâches

• familiarisation avec la politique budgétaire globale

• rédaction du budget du personnel et de certains frais de fonctionnement

• calcul de l'influence des décisions intermédiaires de la direction sur le budget

• adaptation du budget proposé aux décisions définitives de la direction et de l'Inspection des Finances

• défense du budget lors des réunions bilatérales avec le SPF Budget et Contrôle de la Gestion et la direction de la Régie

 

En tant que

chef de service-dirigeant

soutenir les gestionnaires administratifs des dossiers au sein du service

afin de

organiser le travail des collaborateurs et parvenir à un traitement correct des dossiers

 

Exemples de tâches

• distribuer le travail et planifier

• suivre et rectifier les résultats

• détecter les difficultés importantes dans le travail du gestionnaire de dossiers

• organiser et présider des réunions

• réaliser des

 

En tant que

expert-spécialiste

assurer le suivi et l'adaptation des dossiers complexes concernant la position légale et également les aspects financiers de la gestion du personnel

afin de

veiller au respect de la réglementation

 

Exemples de tâches

• analyse et traitement des dossiers complexes conformément à la réglementation (législation sociale, statut) et les choix stratégiques

• participation aux réunions des chefs de divisions (staff) pour clarifier des dossiers

• discussions des dossiers avec des experts internes (p.ex. les juristes) et externes (l'Inspection des Finances, l'Administration des pensions, SCDF (Service central des dépenses fixes), SSA (Service de santé administratif) )

• tirer des conclusions, remettre des avis

 

En tant que

conseiller

apporter une contribution, des conseils et un support sur le plan du contenu des dossiers à l'attention des collaborateurs et en guise de réponses aux questions posées par les autres membres du personnel de la Régie des Bâtiments

afin de

optimaliser l'utilisation de la compétence et de la connaissance acquises dans la fonction

 

Exemples de tâches

• aider à préparer des entretiens difficiles avec les collaborateurs d'un autre service (par exemple, en expliquant la réglementation)

• formuler des conseils concernant des dossiers individuels

• organiser des réunions explicatives avec les collaborateurs

• se montrer disponible pour répondre en première instance aux questions spécifiques opérationnelles (du staff par exemple)

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

participer au développement d'une gestion de connaissance concernant les conditions de travail et la gestion rémunération

afin de

rendre l'expertise accessible pour les autres et également assurer que le personnel soit informé correctement concernant la propre position légale à chaque moment

 

Exemples de tâches

• développer un réseau d'organisations partenaires dans les secteurs public et privé

• approfondir la connaissance et l'expertise en consultant la litérature spécialisée, en participant aux activités réseau du secteur public, aux séminaires des associations professionnelles, etc.

• distribuer par DMS (système de gestion des documents) la nouvelle information (p.ex. une nouvelle réglementation)

 

En tant que

collaborateur qualité

rechercher et développer des procédures et systèmes concernant les conditions de travail et la gestion de la rémunération

afin de

participer à l'amélioration de la politique en général et de l'application des procédures spécifiques concernant les conditions de travail et la gestion de la rémunération au sein de la Régie des Bâtiments

 

Exemples de tâches

• analyser les points forts/faibles des procédures et systèmes existants

• rechercher les bonnes pratiques dans le secteur public ou le secteur privé

• discussions avec les experts internes et/ou externes

• proposer aux chefs de division (staff) des procédures et des systèmes adaptés à la situation spécifique de la Régie des Bâtiments

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Finance (Service Central des Dépenses Fixes)	Directives, paiement	divers/access	ad hoc/mensuel
collaborateurs	Dossiers traités, questions	écrit, mail,oral	quotidien
collaborateurs	Dossiers complexes	écrit, mail,oral	ad hoc (+/- quotidien)
Le comité de direction	demandes	divers	ad hoc
L'Inspection des Finances	directives budget	divers	ad hoc
autres serv. publ. féd.	décisions	écrit	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Ceux qui demandent de l'information	Attestations, réponses, avis	écrit	ad hoc
collaborateurs	instructions, réponses	divers	quotidien
décideurs budget	Budget calculé	écrit	En principe 2 fois/an
personnel de la Régie (individuel/en groupe)	dossiers traités	écrit - parfois par mail	ad hoc
SCDF	Mutations	écrit, mail	4x /mois
autres serv. publ. féd.	dossiers traités	écrit	ad hoc
Inspection des Finances	réponses	écrit/oral	ad hoc
Conseil de direction	avis	écrit/oral	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Le chef du service personnel

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation de son travail et de la méthode de travail (p.ex. : une approche du 'coaching' des gestionnaires de dossiers)

• traitement de dossiers (complexes)

• réalisation des activités de réseau avec des partenaires internes et externes

• contenu des conseils concernant les options de gestion et les dossiers du personnel

• contenu de l'information fournie

• conseils donnés sur initiative propre ou à titre de réponse aux questions posées concernant les conditions de travail, la rémunération et les implications budgétaires

• organisation du travail des collaborateurs travaillant dans le même service

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les décisions (cf. (sub)délégations au sein de la Régie)

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1.

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• politique globale concernant la position légale du personnel telle que définie par la Régie des Bâtiments

• options de gestion telle qu'approuvées par le comité de direction

• législation concernant la position légale du personnel de l'Etat

• système budgétaire

 

Quelles innovations

• améliorer la disponibilité de l'expertise

• suggestions pour un traitement plus efficace des dossiers

• suggestions pour une meilleure politique concernant les conditions de travail et la gestion de la rémunération

 

Sur base de quel cadre de référence

• expérience

• formation

• législation concernant le statut (e.a. carrière A) + la législation sociale

• cadre politique P&O (Personnel et Organisation) et Comité de direction

• Informations issues de la littérature et du réseau interne/externe

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.