Attaché transport maritime - Adjoint du chef du groupe de travail (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DTM060
Niveau: A
Classe : A1 Famille de fonctions : Experts thématiques Catégorie de métiers : 08. Mobilité et Transports (TM)
Raison d'être de la fonction
Assister le chef du groupe de travail dans la gestion et la coordination du service Gestion des navires
afin de
contribuer à atteindre les objectifs imposés à ce service de façon optimale
Assurer le fonctionnement, sous le contrôle du chef du groupe de travail, de l'administration des brevets de navigation pour les marins
afin de
pouvoir procéder à l'octroi des permis de navigation nécessaires, conformément à la réglementation nationale et aux traités internationaux
Gérer et entretenir le système de gestion de la qualité dans l'administration de la délivrance des brevets de navigation aux marins
afin de
assurer en permanence, pour tous les intéressés, une prestation de services de qualité et améliorer celle-ci, conformément aux traités internationaux en vigueur en la matière
Finalités
En tant quecoordinateurplanifier et coordonner les activités du service, en concertation avec le chef du groupe de travail
afin de
atteindre les objectifs du service de façon optimale
Exemples de tâches
- déterminer l'ordre de priorité des activités
- planifier et suivre les tâches des collaborateurs
- transmettre les instructions, directives et procédures aux collaborateurs
- approuver ou améliorer les résultats des activités après vérification
En tant queassistant du chef du groupe de travailremplacer le chef du groupe de travail en son absence
afin de
assurer la continuité de la prestation de services
Exemples de tâches
- exécuter les missions données par le chef du groupe de travail
- trouver des solutions aux questions de principe urgentes
- faire rapport au chef du groupe de travail au retour de celui-ci
- entretenir des contacts avec les intéressés (les compagnies d'armateurs)
- exécuter les tâches quotidiennes et en cours du chef du groupe de travail
En tant quecoordinateur en matière de qualitégérer et entretenir le système de gestion de la qualité en vigueur dans l'administration de la délivrance des permis de navigation pour marins
afin de
assurer et améliorer en permanence la qualité de cette prestation de services
Exemples de tâches
- tenir à jour et améliorer en permanence les procédures, listes et formulaires documentés
- évaluer la satisfaction des clients au moyen d'enquêtes et d'entretiens auprès des marins et des compagnies d'armateurs
- traiter les plaintes des intéressés
- détecter et régler les problèmes de qualité internes
- organiser et faire les rapports des appréciations semestrielles de la direction et des audits internes et externes
En tant queexpert/spécialiste en brevets de navigationassurer le fonctionnement quotidien de l'administration des brevets de navigation pour les marins
afin de
assurer que les brevets nécessaires sont délivrés à temps et correctement
Exemples de tâches
- faire la première évaluation d'une nouvelle demande
- conseiller les collaborateurs pour les cas spéciaux
- contrôler et endosser la responsabilité finale pour les dossiers clôturés
- faire des propositions pratiques et donner des conseils pour une exécution rapide des tâches
En tant queexpert/spécialiste en système de gestion de la qualité et en brevets de navigationtransmettre les connaissances au sein du service
afin de
assurer et améliorer l'expertise et l'autonomie des collaborateurs
Exemples de tâches
- présenter le système de gestion de la qualité, ses procédures et ses processus
- assurer la formation des collaborateurs quant à l'application dudit système
- suivre individuellement les nouveaux collaborateurs
- évaluer les besoins de formation, permanente ou non, et élaborer un programme de formation
En tant quegestionnaire de donnéesfaire collecter et tenir à jour diverses données pertinentes
afin de
disposer d'un outil de gestion adéquat en matière de gestion des navires
Exemples de tâches
- tenir à jour différents enregistrements en matière de qualité
- rassembler et traiter diverses données statistiques
- rassembler des données pertinentes concernant les tableaux de bord (système de tableau de bord équilibré)
En tant quereprésentant du servicefournir des conseils et donner des informations
afin de
veiller à ce que les intéressés connaissent suffisamment le fonctionnement du service et les services qui sont proposés
Exemples de tâches
- fournir des renseignements aux compagnies d'armateurs et de marins sur la réglementation et les procédures
- développer et envoyer de la documentation sur les missions et les tâches du service
En tant quegestionnaire de systèmeveiller à l'entretien et au fonctionnement du matériel local
afin de
disposer de moyens informatiques performants pour répondre aux exigences du client à tout moment
Exemples de tâches
- régler les petits incidents techniques en collaboration avec la cellule en charge des technologies de l'information et de la communication (cellule TIC) du SPF Mobilité et Transports
- entretenir des contacts avec la cellule TIC en ce qui concerne les améliorations des programmes et du matériel
- aider les collaborateurs pour l'utilisation des applications TIC, en collaboration avec la cellule TIC
Positionnement
La fonction est dirigée par
le chef du groupe de travail
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
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