Identificatie van de functie

Functiecode : DTM060

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Thematische experten

Beroepscategorie : 08. Mobiliteit en Vervoer (TM)

Doel van de functie

Het bijstaan van de taakgroepchef in het beheer en de coördinatie van de dienst schepenbeheer

teneinde

bij te dragen tot het optimaal bereiken van de doelstellingen die aan deze dienst zijn opgelegd.

 

Onder toezicht van de taakgroepchef instaan voor de werking van de administratie vaarbevoegdheidsbewijzen voor zeelieden

teneinde

te kunnen overgaan tot de afgifte van de nodige vaarbewijzen zoals opgelegd door de nationale reglementering en internationale verdragen.

 

Het beheren en onderhouden van het kwaliteitsmanagementsysteem in de administratie van de afgifte van vaarbevoegdheidsbewijzen voor zeelieden

teneinde

alle belanghebbenden een blijvende kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren en deze te verbeteren, in overeenstemming met de ter zake geldende internationale verdragen.

 

Resultaatgebieden

Als

coördinator

het plannen en coördineren van de werkzaamheden van de dienst in overleg met de taakgroepchef

teneinde

de doelstellingen van de dienst optimaal te realiseren

 

Voorbeelden van taken

• het bepalen van de voorrang van de activiteiten

• het plannen en opvolgen van de taken van de medewerkers

• het overmaken van instructies, richtlijnen en procedures aan de medewerkers

• het goedkeuren of verbeteren van de resultaten van de activiteiten na nazicht

 

Als

assistent-taakgroepchef

het vervangen van de taakgroepchef tijdens zijn/haar afwezigheid

teneinde

de continuïteit in de dienstverlening te verzekeren

 

Voorbeelden van taken

• het uitvoeren van de dagelijkse en lopende taken van de taakgroepchef

• het uitvoeren van de opdrachten gegeven door de taakgroepchef

• het oplossen van urgente principekwesties

• het uitbrengen van verslag aan de taakgroepchef na afloop van zijn/haar afwezigheid

• het onderhouden van contact met de belanghebbenden (rederijen, zeelieden)

 

Als

kwaliteitscoördinator

het beheren en onderhouden van het van toepassing zijnde kwaliteitsmanagementsysteem in de administratie van de afgifte van vaarbewijzen voor zeelieden

teneinde

de kwaliteit van deze dienstverlening blijvend te kunnen verzekeren en verbeteren

 

Voorbeelden van taken

• het continu bijhouden en verbeteren van gedocumenteerde procedures, formulieren en lijsten

• het meten van de klantentevredenheid door middel van enquêtes en interviews van zeelieden en rederijen

• het behandelen van klachten vanwege belanghebbenden

• het detecteren en bijsturen van interne kwaliteitsproblemen

• het organiseren van en rapporteren over de semestriële directiebeoordelingen, en over interne en externe audits

 

Als

deskundige/specialist vaarbevoegdheidsbewijzen

het verzekeren van de dagelijkse werking van de administratie vaarbevoegdheidsbewijzen voor zeelieden

teneinde

te verzekeren dat de nodige bewijzen tijdig en correct zijn afgeleverd

 

Voorbeelden van taken

• de eerste evaluatie van een nieuwe aanvraag

• het adviseren van medewerkers in bijzondere gevallen

• het nazien van en het dragen van de eindverantwoordelijkheid voor afgewerkte dossiers

• het formuleren van praktische voorstellen en tips voor een vlotte afhandeling van de taken

 

Als

deskundige/specialist kwaliteitssysteem en vaarbevoegdheidsbewijzen

het overdragen van de kennis binnen de dienst

teneinde

de deskundigheid en autonomie van de medewerkers te verzekeren en te verhogen

 

Voorbeelden van taken

• het voorstellen van het kwaliteitssysteem en de bijhorende procedures en processen

• het opleiden van de medewerkers inzake de toepassing van het kwaliteitssysteem

• het individueel begeleiden van nieuwe medewerkers

• het inschatten van de noden voor opleiding en permanente vorming, en het opstellen van een opleidingsprogramma

 

Als

gegevensbeheerder

het doen inzamelen en bijhouden van diverse relevante gegevens

teneinde

over een adequaat beheersinstrument te beschikken inzake schepenbeheer

 

Voorbeelden van taken

• het bijhouden van diverse kwaliteitsregistraties

• het inzamelen en verwerken van diverse statistische gegevens

• het inzamelen van relevante gegevens betreffende de boordtabellen (systeem van de balanced scorecards)

 

Als

vertegenwoordiger van de dienst

het verstrekken van adviezen en het geven van informatie

teneinde

belanghebbenden voldoende kennis te bezorgen omtrent de werking van de dienst en de diensten die worden aangeboden

 

Voorbeelden van taken

• het verstrekken van toelichting aan rederijen en zeelieden over de regelgeving en procedures

• het ontwikkelen en toesturen van documentatie over de opdrachten en taken van de dienst

 

Als

systeembeheerder

toezien op het onderhoud en de werking van de plaatselijke hardware

teneinde

te beschikken over performante informaticamiddelen om te allen tijde tegemoet te komen aan de eisen van de klant

 

Voorbeelden van taken

• het oplossen van kleine technische storingen in samenwerking met de ICT-cel van de FOD Mobiliteit en Vervoer

• het onderhouden van contact met ITC-cel omtrent verbeteringen van programma's en hardware

• het begeleiden van medewerkers in ICT-toepassingen in samenwerking met de ICT-cel

 

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

de taakgroepchef

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 0 medewerkers van

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.