Identification de la fonction

Code de la fonction : DCO037

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)

Raison d'être de la fonction

Diriger et coordonner le Centre de Presse international

afin de

"atteindre avec efficience les résultats opérationnels du CPI conformément aux objectifs stratégiques du CPI et dans le respect des accords inscrits dans le contrat de gestion.
Le CPI a pour objectif de proposer :
- un forum permanent à partir duquel les autorités belges et les organismes internationaux établis à Bruxelles, tout d'abord européens, peuvent informer la presse nationale et internationale de leur politique et de leur fonctionnement,
- un lieu de rencontre destiné aux journalistes, aux responsables politques, aux porte-parole, aux informateurs et aux spécialistes de la communication et des relations publiques,
- un centre de services professionnel destiné à la presse nationale et internationale,
- un centre offrant des facilités et un service complet aux autorités, institutions, organisations et entreprises nationales et internationales, dans le cadre de l'organisation de leurs activités de presse, événements d'actualité et autres initiatives en communication, telles des conférences et séminaires."

 

Finalités

En tant que

coordinateur

planifier et coordonner les activités du CPI

afin de

respecter les normes et réaliser les objectifs repris dans le contrat de gestion.

 

Exemples de tâches

• élaborer le business plan en vue de définir la vision à terme et d'esquisser le cadre général au sein duquel les activités seront organisées afin de réaliser les objectifs généraux (contenu du business plan : stratégie, plan de management, budgétisation, fixation du prix, coopération avec les concessionnaires, ...)

• établir et réaliser le plan opérationnel afin de concrétiser le business plan rédigé en termes généraux en objectifs (opérationnels et financiers) qui doivent être réalisés dans le cadre d'un échéancier clair et réaliste

• gestion du personnel et organisation du travail afin de s'assurer que toutes les tâches sont exécutées avec un niveau élevé de qualité

• "développer et confier le développement de processus et systèmes en vue d'améliorer le bon fonctionnement et l'automatisation des aspects administratifs, dont les principaux sont le module de comptabilité et la facturation

• faire rapport au comité de gestion et au directeur général de la Communication externe

 

En tant que

gestionnaire financier

employer et gérer les moyens générés par l'exploitation propre et octroyés par les autorités

afin de

garantir une utilisation efficiente et rationnelle des moyens disponibles

 

Exemples de tâches

• assurer le suivi et contrôler l'intégralité de la comptabilité économique (comptabilité analytique, ainsi qu'une comptabilité et des rapports selon les prescriptions des autorités)

• vérifier la facturation des services prestés

• conclure des contrats pour l'entretien du bâtiment, des installations, des systèmes...selon la législation sur les marchés publics, et pour la location de locaux (professionnels) à des externes

• analyser et interpréter les données comptables, déterminer les décisions à prendre ; veiller au flux des recettes et des dépenses, intervenir lorsque cela s'impose et en faire rapport au comité de gestion

• se charger de la gestion des stocks et du contrôle du flux des marchandises afin de pouvoir procéder aux achats nécessaires

 

En tant que

gestionnaire des concessions

initier, contrôler et évaluer les services fournis par les concessionnaires et les prestataires de services et en assurer le suivi

afin de

garantir un service optimal aux clients du CPI

 

Exemples de tâches

• veiller à la qualité des services prestés sur le plan du catering et de la technique, tels les services fournis au visiteurs du restaurant et de la salle de lecture, le catering offert lors des activités organisées au CPI, l'exécution correcte des services techniques demandés par les utilisateurs, le maintien d'une opérationnalité à 100 % de l'installation technique via une maintenance préventive et curative et le remplacement du matériel par des équipements plus récents afin de maintenir le CPI à la pointe de la technologie

• assurer le suivi des obligations financières

• assurer la coordination, par ex. des événéments qui ont lieu au CPI

• mener des concertations avec des concessionnaires potentiels

 

En tant que

responsable marketing

se charger des relations publiques pour le compte du CPI

afin de

propager la notoriété et de renforcer la réputation du CPI

 

Exemples de tâches

• établir des réseaux et entretenir des relations avec les autorités, les organisations de presse, les bureaux RP, les clients-utilisateurs, les clients potentiels,...

• favoriser l'occupation des salles et des locaux professionnels à louer

• prévention et résolution des problèmes dans le cadre de la gestion des locaux professionnels et des salles de conférence loués afin d'offrir un service optimal

 

En tant que

dirigeant

diriger et motiver le personnel du Centre de Presse International

afin de

réaliser les objectifs du CPI

 

Exemples de tâches

• présenter des directives et des objectifs clairs aux collaborateurs

• "assurer le suivi des résultats, fournir un feedback constructif sur le fonctionnement et procéder à des adaptations si nécessaire

• veiller à la répartition des tâches entre les différents collègues, en prenant en compte leurs connaissances, leur expérience et leur planning individuel

• Organiser les réunions internes

 

En tant que

coach

rendre des avis, assurer l'accompagnement individuel et le développement des collaborateurs

afin de

augmenter le niveau de leurs performances et de leur motivation

 

Exemples de tâches

• organiser des entretiens individuels avec les collaborateurs, définir les problèmes, les compétences présentes et les compétences à développer, entre autres dans le cadre des cercles de développement

• accompagner le collaborateur dans le cadre de son développement

• formuler, en tant que personne de confiance, des solutions à des situations personnelles

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Directeur général de la Communication externe

le Comité de Gestion (composé du directeur général de la Communication externe, du responsable du CPI au sein du service Communication externe, du manager administratif du CPI en tant que secrétaire et doté d'une voix consultative, d'un représentant du SPF Chancellerie du Premier Ministre chargé du budget, d'un représentant du Premier Ministre, de chacun des vice-premiers ministres et de chaque ministre qui dispose d'une cellule de politique générale, du représentant du point d'information "Affaires étrangères" du CPI, d'un représentant du Ministre du Budget et de l'Inspecteur des Finances qui assiste aux réunions du Comité de Gestion avec voix consultative.)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.