Identification de la fonction

Code de la fonction : DCO057

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)

Raison d'être de la fonction

Coordonner (en interne et en externe), organiser, superviser, assurer et finaliser les tâches afférentes au protocole, ainsi qu'apporter l'expertise à tous les intervenants et collaborer aux demandes provenant du Ministre, de la magistrature, etc.

afin de

assurer les exigences protocolaires relatives aux activités du SPF Justice au sens large

 

Réaliser la revue de presse

afin de

diffuser l'information pertinente de presse nécessaire ou utile dans les services du SPF

 

Finalités

En tant que

organisateur

accueillir les délégations étrangères (e.a. aéroport) et/ou hauts fonctionnaires

afin de

les diriger dans les différentes entités de la Justice (y compris services extérieurs)

 

Exemples de tâches

• proposition du programme au président

• mise en place du programme proprement dit et réservation des endroits et outils adéquats

• application du protocole proprement dit

• assister à l'évaluation finale des tâches avec les parties concernées : membres des délégations (magistrats, greffiers, hauts fonctionnaires des ministères, ambassades et représentants étrangers et/ou belges) - accompagnement

 

En tant que

organisateur

assurer l'organisation pratique de colloques et conférences à la demande du cabinet, du Président et des directions générales, collaborer avec les institutions européennes et internationales, et avec la police fédérale et les différents SPF

afin de

de gérer et assurer le bon déroulement de ces événements

 

Exemples de tâches

• réservation des salles et des outils adéquats (système d'interprétation, multimédia, ...)

• faire appel aux services de sécurité internes, contrôler la mise en place, mise à disposition de documentations diverses (plan, activités culturelles, ..., mettre à disposition les documents nécessaires aux sujets traités

• veiller à l'organisation et le bon fonctionnement avec les fonctionnaires extérieurs à notre SPF

• sélection, choix et remise de cadeaux aux délégations

• organisation de visites culturelles suivant les demandes des intéressés

 

En tant que

collaborateur administratif

gérer les documents relatifs aux activités où intervient le protocole

afin de

en assurer le suivi budgétaire ainsi que la gestion administrative au sens large

 

Exemples de tâches

• budgétisation (transport, repas, hôtel, interprétation, etc.)

• budgétisation des différents postes : cadeaux, repas, locations salles, hôtels, transports

• envoi adéquat des invitations et des courriers afférents aux demandes de protocole

 

En tant que

responsable de presse

élaborer la revue de presse

afin de

distribuer l'information pertinente au sein du SPF, aux services extérieurs et dans différents services de la magistrature

 

Exemples de tâches

• dépouillement de la presse du matin

• sélection des articles de référence ayant trait à la justice nationale et internationale

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
président	conseils oraux	par lettre, e-mail ...	quotidien
DG	questions écrites	en tant que dossier	hebdomadaire
cabinet (via président)	avis écrits	informel	mensuel
chefs de service	questions orales	en tant que dossier	lié à la demande
services extérieurs	mise en place	oral, écrit, e-mail

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
président	conseils oraux	contact personnel	quotidien
DG	questions écrites	informel	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	décisions	en tant que dossier	mensuel
cabinet	avis écrits	par lettre, e-mail ...
	e-mails	réunion, groupe de pilotage

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le président du comité de direction et le conseiller général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• élaboration et mise en place des tâches quotidiennes relatives à toutes les demandes de protocole, d'accueil des délégations et du fonctionnement de la cellule protocole

• soumission de propositions au demandeur et aval (surtout en matière budgétaire) du président, du cabinet, des directions générales

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• imputation budgétaire

• choix des endroits extérieurs au SPF, provinces, et autres (restaurants, hôtels, salles de réunions,...)

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• manuels élaborés par les services du protocole du Ministre de l'Intérieur ; décret du 24 Messidor an XII (13 juillet 1804) et du Ministre des Affaires étrangères notamment responsable des relations avec les hôtes étrangers

 

Quelles innovations

• Dans le cadre de la création du service "Relations internationales" la coordination et la gestion des visites des délégations étrangères notamment et l'apport dans la Cellule "Protocole" de tout ce qui correspond au Protocole au sens large

 

Sur base de quel cadre de référence

• Certains protocoles existants dans différents ministères

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.