Identification de la fonction

Code de la fonction : DSD200

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 15. Sécurité sociale et Protection sociale (SD)

Raison d'être de la fonction

Assister et/ou remplacer (analyser les dossiers plus complexes et répondre aux questions des chefs d'équipe avant que ceux-ci ne s'addressent au dirigeant afin d'alléger sa tâche; transmettre ses directives; prendre des décisions en son absence et les lui soummettre à son retour; évaluer certains chefs d'équipe et collaborateurs ) le dirigeant du service dans la direction et la coordination du service

afin de

obtenir d'une manière efficiente les résultats opérationnels du service en accord avec les objectifs statégique de l'organisme

 

Exécuter les missions dans le respect des directives du dirigeant, de la direction et de la gestion correcte des collaborateurs mis à la disposition et du matériel

afin de

veiller à ce que chaque famille reçoive les allocations familiales auxquelles elle a droit et que ces allocations familiales soient payées sans interruption, si possible sans demander aucune information à la famille même, sur la base d'un service normalisé et en accordant en permanence une attention particulière à l'effectivité du service aux familles les plus démunies  le groupe-cible spécifique de l'ONAFTS , tout en garantissant le droit intégral aux allocations familiales puis en en assurant le suivi

 

Finalités

En tant que

adjoint

Participer à la coordination et la direction du service

afin de

réaliser les objectifs opérationnels dans l'exécution du plan stratégique

 

Exemples de tâches

• faire prende conscience aux collaborateurs de l'importance sociale (macro) et familiale (micro) des allocations familiales en tant que revenu de complément

• avec le directeur et le dirigeant du service, traduire le plan stratégique opérationnel dans le plan d'action annuel pour le service

• diffuser les ordres de service parmi les collaborateurs et fournir des explications concernant les objectifs opérationnels

• ordonner et organiser le service, veiller à l'augmentation constante de l'efficience

• élaborer des plans d'action annuels avec les chefs d'équipe afin d'atteindre les objectifs opérationnels

 

En tant que

adjoint

Assister et/ou remplacer le dirigeant du service dans la coordination et la direction des activités des chefs d'équipe et/ou des responsables de groupe et de leur équipe de collaborateurs

afin de

atteindre les objectifs opérationnels

 

Exemples de tâches

• donner des directives (fournies par le dirigeant) des objectifs clairs à chaque chef d'équipe

• répartir les activités et assurer la coordinationc parmi les chefs d'équipe suivant les directives du dirigeant de service

• tenir compte des compétences des collaborateurs pour la composition des équipes

 

En tant que

conseiller stratégique

Assister et/ou remplacer le dirigeant pour donner des avis à la direction concernant la matière spécifique, la structure de l'organisation et les processus

afin de

donner à la direction la possibilité de formuler les objectifs stratégiques et de les atteindre

 

Exemples de tâches

• participer à la concertation au sujet de la structure de l'organisation et des processus

• donner des avis à la direction concernant la matière spécifique à la demande du dirigeant de service

• participer à des colloques, des conférences notamment pour affiner et transmettre les connaissances

 

En tant que

coach

Assister et/ou remplacer le dirigeant pour donner un avis, assurer l'encadrement individuel et le développement des chefs d'équipe et/ou des responsables de groupe et des collaborateurs

afin de

améliorer le niveau de leurs prestations

 

Exemples de tâches

• mener des entretiens individuels et/ou collectifs avec les collaborateurs et les chefs d'équipe et/ou les responsables de groupe

• définir les problèmes, les compétences disponibles et à développer

• encadrer le collaborateur et le chef d'équipe et/ou le responsable de groupe dans leur développement

• fournir un feedback constructif concernant le fonctionnement, tant positif que négatif

• en tant que personne de confiance, proposer des solutions pour les situations personnelles

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

Assister et/ou remplacer le dirigeant pour transmettre les connaissances au sein du service

afin de

augmenter la compétence et l'autonomie des chefs d'équipe et/ou des responsables de groupe et des collaborateurs

 

Exemples de tâches

• présenter la connaissance de la matière, les méthodes et les processus

• veiller à la bonne formation et à l'apprentissage sur le terrain des chefs d'équipe et/ou des responsables de groupe et des (nouveaux) collaborateurs

• évaluer les besoins en formation, demander les formations

 

En tant que

représentant

Assister et/ou remplacer le dirigeant dans les relations avec les clients internes et externes, les partenaires et les organes de concertation

afin de

transmettre la vision et les valeurs de l'organisation et du service

 

Exemples de tâches

• être accessible en tant que personne de contact du service

• développer un réseau de contacts

• entretenir des relations avec les partenaires

 

En tant que

gestionnaire de données

Assister et/ou remplacer le dirigeant pour développer et entretenir un système d'échange d'informations et de mesure des prestations qui répondent aux besoins de la direction

afin de

garantir le planning correct (tant en ce qui concerne les missions que le personnel), le suivi des prestations et les rapports

 

Exemples de tâches

• veiller à la tenue correcte des tableaux de bord, des statistiques et des analyses

• informer à temps le directeur des résultats intermédiaires et des problèmes

• aborder les tableaux de bord et les instruments de gestion de façon prospective

• assurer le suivi des activités

• prévoir des moments de concertation avec l'équipe et les collaborateurs

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

Assister et/ou remplacer le dirigeant dans la supervision ou le traitement personnel des dossiers complexes en application de la réglementation

afin de

fournir rapidement et efficacement une solution durable au problème

 

Exemples de tâches

• superviser ou étudier soi-même les dossiers complexes

• surveiller ou rassembler soi-même l'apport de tous les intéressés dans le dossier

• veiller à l'application correcte de la réglementation et des procédures

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	législation (loi, AR, AM ...	par lettre, e-mail ...	mensuel
particuliers/citoyens	instructions	circulaires	trimestriel
organisations/entreprises	questions écrites	directives internes	ad hoc
collaborateurs	avis écrits	en tant que dossier
	questions orales	contact personnel
	avis oraux	téléphone
		directives internes

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	législation (loi, AR, AM ...	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
particuliers/citoyens	décisions	par lettre, e-mail ...	mensuel
autres serv. publ. féd.	avis écrits	en tant que dossier	trimestriel
organisations/entreprises	questions écrites	contact personnel	ad hoc
collaborateurs	avis oraux	tableaux de bord
	questions orales
		téléphone
	statistique

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le chef de service et le directeur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• En cas d'absence ou sur délégation du dirigeant du service :

• organisation du service (répartition des équipes) avec accord ultérieur du dirigeant du service

• développement, encadrement et évaluation des collaborateurs

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Décisions formelles en matière de gestion du personnel, recrutements, licenciements, affectations en dehors du service propre, dépenses

• Cette autorisation doit être demandée au dirigeant du service et au directeur

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

pas de budget propre spécifique

 

Autres données quantitatives

1. allocations familiales payées ONAFTS: 745 millions EUR/an à 230.000 familles

2. allocations familiales payées régime: 3,8 milliards EUR/an à 1,2 million de familles

3. nouvelles demandes d'allocations familiales ONAFTS: 54.965 en 2004

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législation sociale, plus particulièrement la réglementation des allocations familiales

• les directives administratives en vigueur

 

Quelles innovations

• propositions d'optimalisation de l'organisation propre, propositions d'amélioration de la réglementation, des processus et des procédures

 

Sur base de quel cadre de référence

• propositions d'optimalisation de l'organisation propre, propositions d'amélioration de la réglementation, des processus et des procédures

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.