Identification de la fonction

Code de la fonction : ILO031

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Organiser l'acquisition des services et/ou de biens au sein et en dehors de l'Administration

afin de

parvenir à un approvisionnement en équipement, matériel ou services selon les normes de qualité et au meilleur rapport qualité-prix

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

veiller au traitement ou traiter les dossiers complexes, en application de la réglementation

afin de

apporter une solution rapidement et efficacement aux demandes émanant du ou des supérieurs hiérarchiques

 

Exemples de tâches

• élaborer la partie administrative des cahiers des charges

• rédiger tous les documents administratifs relatifs à la procédure, notamment les notes justificatives, les rapports d'évaluation, les bons de commande, etc.

• assurer les publications (d'appels d'offres) prévues par la réglementation

• surveiller le respect des règles par tous les intervenants (services techniques, fournisseurs, etc.)

• proposer la procédure appropriée en fonction des dispositions réglementaires et des montants ou services concernés

 

En tant que

conseiller interne

donner des informations et des conseils ciblés aux collaborateurs ou aux services demandeurs de services ou de biens

afin de

apporter un soutien dans leur prise de décisions, établir des relations de confiance et assurer l'application correcte des procédures, lois et règlements

 

Exemples de tâches

• formuler un avis à tous les stades de la procédure de passation de marché public

• participer, dans le cadre des procédures négociées, à la négociation et la rédaction des contrats, dans le respect de la réglementation et en étroite collaboration avec les services techniques

• participer au dépouillement des offres en ce qui concerne la validité administrative de ces offres

• établir et coordonner la planification des marchés publics (donner un aperçu des marchés actuels et futurs, par ordre de priorité)

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

aider le supérieur hiérarchique lors de l'élaboration et de la gestion du budget annuel de la direction (générale)

afin de

contribuer à une gestion financière saine de l'organisation du département

 

Exemples de tâches

• suivre l'ordonnancement des budgets alloués à la direction (générale) pour des contrats d'entretien, des projets uniques ou des achats de matériel

• établir et gérer un échéancier des événements propres à chaque contrat, tels les modalités de paiement, l'expiration, etc.

• tenir à jour et fournir, sur simple demande, le relevé détaillé ou agrégé des coûts des contrats afin notamment d'établir les estimations en termes de budgets ou de marges disponibles

• établir un résumé standardisé de chaque contrat, contenant les informations essentielles et permettant des opérations d'agrégation

• veiller à un classement permanent afin que les dossiers en cours de traitement ou passifs soient immédiatement accessibles

 

En tant que

contrôleur

veiller sur les contrats de manière permanente, en concertation avec les responsables "techniques"

afin de

les adapter aux besoins et en vue d'une gestion budgétaire stricte

 

Exemples de tâches

• prendre l'initiative selon le cas, de mettre fin au contrat, de le renouveler, de l'adapter ou de proposer des avenants en temps opportun

• vérifier si un nouvel appel d'offres entre dans les budgets planifiés et effectuer une demande de crédits supplémentaires dans le cas contraire

• contrôler la régularité des paiements des fournisseurs et déterminer s'ils sont justifiés

• contrôler les provisions fournies par les prestataires de services ou de biens

 

En tant que

personne de contact

assurer les contacts avec les organismes de contrôle

afin de

répondre dans les plus brefs délais et de manière transparente, à toute question ou demande d'information formulée par un organe de contrôle

 

Exemples de tâches

• fournir de sa propre initiative toutes les pièces justificatives requises à l'appui des dossiers, par ordre de fréquence, à l'Inspection des Finances, au Contrôle des engagements et à la direction de la Cour des comptes

• informer immédiatement la direction de toute remarque ou observation formulée par une institution de contrôle et proposer une réponse appropriée ou une adaptation de la pratique suivie si celle-ci fait l'objet d'une critique

• informer la direction des contacts informels (par téléphone ou courrier électronique, par exemple) avec les institutions de contrôle

• répondre à des questions parlementaires en termes d'attribution de ressources

 

En tant que

personne de contact

entretenir des contacts avec les firmes externes

afin de

permettre la négociation et le suivi de contrats

 

Exemples de tâches

• rédiger la correspondances dans le cadre des procédures, y compris pour donner toutes les explications, tout en respectant de manière stricte l'égalité de traitement des soumissionnaires

• recevoir les questions, y répondre ou les transmettre aux personnes compétentes

• entretenir des relations de confiance avec les firmes externes tout en gardant son indépendance d'appréciation

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

suivre l'évolution de la législation et de la jurisprudence en termes de marchés publics

afin de

ne pas entâcher d'erreurs les procédures de passation (ce qui pourrait entraîner des recours)

 

Exemples de tâches

• connaître la législation en vigueur en termes de marchés publics

• suivre les évolutions de la législation (Moniteur belge)

• suivre les législations spécifiques aux biens, des services, etc., demandés, telles que la réglementation sur la gestion environnementale et la législation sur les personnes moins valides (accès aux bâtiments)

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

fonction visant à soutenir le directeur général ou l'administrateur général dans les institutions plus petites

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

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Profil de compétences génériques

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