Identification de la fonction

Code de la fonction : ILO031

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Organiser l'acquisition des services et/ou de biens au sein et en dehors de l'Administration

afin de

parvenir à un approvisionnement en équipement, matériel ou services selon les normes de qualité et au meilleur rapport qualité-prix

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

veiller au traitement ou traiter les dossiers complexes, en application de la réglementation

afin de

apporter une solution rapidement et efficacement aux demandes émanant du ou des supérieurs hiérarchiques

 

Exemples de tâches

• élaborer la partie administrative des cahiers des charges

• rédiger tous les documents administratifs relatifs à la procédure, notamment les notes justificatives, les rapports d'évaluation, les bons de commande, etc.

• assurer les publications (d'appels d'offres) prévues par la réglementation

• surveiller le respect des règles par tous les intervenants (services techniques, fournisseurs, etc.)

• proposer la procédure appropriée en fonction des dispositions réglementaires et des montants ou services concernés

 

En tant que

conseiller interne

donner des informations et des conseils ciblés aux collaborateurs ou aux services demandeurs de services ou de biens

afin de

apporter un soutien dans leur prise de décisions, établir des relations de confiance et assurer l'application correcte des procédures, lois et règlements

 

Exemples de tâches

• formuler un avis à tous les stades de la procédure de passation de marché public

• participer, dans le cadre des procédures négociées, à la négociation et la rédaction des contrats, dans le respect de la réglementation et en étroite collaboration avec les services techniques

• participer au dépouillement des offres en ce qui concerne la validité administrative de ces offres

• établir et coordonner la planification des marchés publics (donner un aperçu des marchés actuels et futurs, par ordre de priorité)

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

aider le supérieur hiérarchique lors de l'élaboration et de la gestion du budget annuel de la direction (générale)

afin de

contribuer à une gestion financière saine de l'organisation du département

 

Exemples de tâches

• suivre l'ordonnancement des budgets alloués à la direction (générale) pour des contrats d'entretien, des projets uniques ou des achats de matériel

• établir et gérer un échéancier des événements propres à chaque contrat, tels les modalités de paiement, l'expiration, etc.

• tenir à jour et fournir, sur simple demande, le relevé détaillé ou agrégé des coûts des contrats afin notamment d'établir les estimations en termes de budgets ou de marges disponibles

• établir un résumé standardisé de chaque contrat, contenant les informations essentielles et permettant des opérations d'agrégation

• veiller à un classement permanent afin que les dossiers en cours de traitement ou passifs soient immédiatement accessibles

 

En tant que

contrôleur

veiller sur les contrats de manière permanente, en concertation avec les responsables "techniques"

afin de

les adapter aux besoins et en vue d'une gestion budgétaire stricte

 

Exemples de tâches

• prendre l'initiative selon le cas, de mettre fin au contrat, de le renouveler, de l'adapter ou de proposer des avenants en temps opportun

• vérifier si un nouvel appel d'offres entre dans les budgets planifiés et effectuer une demande de crédits supplémentaires dans le cas contraire

• contrôler la régularité des paiements des fournisseurs et déterminer s'ils sont justifiés

• contrôler les provisions fournies par les prestataires de services ou de biens

 

En tant que

personne de contact

assurer les contacts avec les organismes de contrôle

afin de

répondre dans les plus brefs délais et de manière transparente, à toute question ou demande d'information formulée par un organe de contrôle

 

Exemples de tâches

• fournir de sa propre initiative toutes les pièces justificatives requises à l'appui des dossiers, par ordre de fréquence, à l'Inspection des Finances, au Contrôle des engagements et à la direction de la Cour des comptes

• informer immédiatement la direction de toute remarque ou observation formulée par une institution de contrôle et proposer une réponse appropriée ou une adaptation de la pratique suivie si celle-ci fait l'objet d'une critique

• informer la direction des contacts informels (par téléphone ou courrier électronique, par exemple) avec les institutions de contrôle

• répondre à des questions parlementaires en termes d'attribution de ressources

 

En tant que

personne de contact

entretenir des contacts avec les firmes externes

afin de

permettre la négociation et le suivi de contrats

 

Exemples de tâches

• rédiger la correspondances dans le cadre des procédures, y compris pour donner toutes les explications, tout en respectant de manière stricte l'égalité de traitement des soumissionnaires

• recevoir les questions, y répondre ou les transmettre aux personnes compétentes

• entretenir des relations de confiance avec les firmes externes tout en gardant son indépendance d'appréciation

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

suivre l'évolution de la législation et de la jurisprudence en termes de marchés publics

afin de

ne pas entâcher d'erreurs les procédures de passation (ce qui pourrait entraîner des recours)

 

Exemples de tâches

• connaître la législation en vigueur en termes de marchés publics

• suivre les évolutions de la législation (Moniteur belge)

• suivre les législations spécifiques aux biens, des services, etc., demandés, telles que la réglementation sur la gestion environnementale et la législation sur les personnes moins valides (accès aux bâtiments)

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	décisions	en tant que dossier	quotidien
cabinet / cellule stratégique	demandes d'ordre de priorité pour de nouveaux projets	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
responsables de services dits techniques (demandeurs de services / biens / etc.)	spécifications techniques	en tant que dossier	hebdomadaire
organes de contrôle (Inspection des Finances, contrôleur des engagements)	questions écrites	par lettre, e-mail ...	mensuel
organisations/entreprises	offres de services, contrats, factures	en tant que dossier	hebdomadaire
parlementaires	questions orales ou écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	questions écrites sur des engagements	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
management	suivi des marchés publics	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire
management	cahier des charges	en tant que dossier	hebdomadaire
instances de contrôle	cahier des charges	en tant que dossier	hebdomadaire
services demandeurs	cahier des charges (partie administrative)	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
services demandeurs	justification du choix du fournisseur	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

fonction visant à soutenir le directeur général ou l'administrateur général dans les institutions plus petites

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• propre organisation du travail

• avis formulés oralement par téléphone

• propositions d'actions de simplification des activités (classement, 'templates' ou tableaux de suivi)

• remarque : les délégations de signature sont fixées par individu (et peuvent atteindre 5.500 EUR dans certains cas)

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• les avis écrits

• les dossiers soumis au supérieur et revus par ce dernier

• remarque : les marchés publics sont régis par des procédures assez strictes à respecter en termes de contrôle

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

la délégation de signature est limitée et chaque cahier des charges suit une longue procédure de contrôle

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• directives européennes

• loi du 24 décembre 1993 relative aux marchés publics

• arrêté royal du 8 janvier 1996

• arrêté royal du 26 septembre 1996 et cahier général des charges annexé

 

Quelles innovations

• la fonction est axée sur le respect de la réglementation en vigueur ; une bonne connaissance de celle-ci permet certaines interprétations de la législation facilitant l'avancement de la passation des marchés

 

Sur base de quel cadre de référence

 

Profil de compétences génériques

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