Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO200

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Soutenir, encadrer et mettre en oeuvre les adaptations de structure, les modifications de procédures et mobiliser l'ensemble du personnel

afin de

contribuer à atteindre de manière optimale les objectifs fixés pour l'administration dans son ensemble, ainsi qu'à la réalisation optimale des objectifs assignés globalement pour la Direction, et assister le chef de l'administration dans l'exécution de ses plans stratégique et opérationnel.

 

Gérer certains dossiers spécifiques, dans leurs aspects juridiques et opérationnels

afin de

assumer les charges du passé, qui incombent à son administration.

 

Coordonner les activités concernant les matières internationales

afin de

assurer le positionnement de son administration dans des contextes et milieux économiques et techniques.

 

Finalités

En tant que

manager du changement

initier, gérer et/ou superviser les activités liées au changement

afin de

améliorer les performances de l'Administration et veiller à ce que son fonctionnement intervienne en adéquation avec les principes de la réforme des administrations publiques et conformément aux orientations des plans stratégique et opérationnel du SPF

 

Exemples de tâches

• développer, promouvoir et accompagner les programmes et projets de changement (concernant: la structure interne, l'organisation, les méthodes de travail, la politique du personnel)

• entreprendre des actions pour suivre dans le futur les différents changements

• assurer les besoins en communication en vue de vaincre les résistances au changement et contribuer à la motivation et à la participation de tous les agents de l'Administration (350 agents concernés)

 

En tant que

personne de référence

assurer la représentation du service dans les groupes et enceintes spécialisés

afin de

faire valoir la vision et les actions de son administration lors des discussions économiques pertinentes

 

Exemples de tâches

• contribuer aux groupes de travail nationaux et en assurer le suivi

• rédiger des avis ou des rapports

• développer et/ou tenir à jour des bases de données

• assurer l'information interne et la communication externe dans le respect des lignes directrices applicables au SPF

• contribuer aux groupes de travail nationaux et internationaux, en évaluer les implications, et représenter l'Administration dans les contacts extérieurs conformément aux règles applicables

 

En tant que

coordinateur

participer aux travaux des organisations internationales actives dans le domaine du commerce

afin de

contribuer à l'essor des acteurs économiques

 

Exemples de tâches

• représenter l'administration dans les contacts extérieurs conformément aux règles applicables

• effectuer des travaux réglementaires, initier ou superviser des études, des analyses et des synthèses, et contribuer à la réalisation de travaux plus complexes

• suivre l'évolution des besoins et des attentes des groupes d'intérêt concernés et en évaluer les implications pour le SPF

• contribuer aux groupes de travail nationaux et internationaux et en évaluer les implications

• rédiger des avis ou des rapports, et exécuter toute mission particulière qui lui serait confiée par sa hiérarchie

 

En tant que

gestionnaire de projet

contribuer à toute mission qui lui serait confiée par sa hiérarchie et qui se trouve dans ou en dehors de son domaine de travail

afin de

soutenir son administration

 

Exemples de tâches

• initier, participer à et/ou gérer des projets

• rédiger des avis ou des rapports

 

En tant que

dirigeant

accompagner une petite équipe de collaborateurs et motiver l'ensemble du personnel de la direction

afin de

contribuer au bon fonctionnement de la structure administrative

 

Exemples de tâches

• encadrer les collaborateurs des niveaux A, B, C, D

• veiller à la formation permanente de ses collaborateurs

• collaborer à l'écolage des nouveaux collègues

 

En tant que

assistant du Directeur Général

introduire les instruments de gestion liés à l'évolution technologique

afin de

contribuer au développement d'une politique managériale

 

Exemples de tâches

• soutenir l'implémentation des systèmes de qualité et les initiatives dans le cadre de la simplification administrative, et superviser l'introduction des nouvelles procédures de travail afin de veiller à leur conformité aux principes du contrôle interne

• suivre l'évolution des besoins et des attentes des groupes d'intérêts concernés et en évaluer les conséquences pour son administration, ainsi que définir, en concertation avec sa hiérarchie, le plan de formation permanente pour l'ensemble de la direction et en contrôler l'exécution

 

En tant que

gestionnaire de dossiers

assurer le traitement des dossiers résultant du traité CECA (communauté européenne du charbon et de l'acier), en ce qui concerne l'Aide sociale

afin de

assumer les charges du passé

 

Exemples de tâches

• assurer les contacts avec la Commission Européenne et les Administrations belges éventuellement concernées

• gérer les recours et assurer le fonctionnement de la Commission Nationale Consultative CECA

• contribuer à solutionner les litiges éventuels

 

En tant que

coach, pédagoque

mettre tout en oeuvre et conseiller son équipe, et transmettre ses connaissances dans son service

afin de

contribuer au développement de ses collaborateurs, les faire progresser le plus possible et accroître leur compéténce dans leur discipline et leur autonomie dans leur travail

 

Exemples de tâches

• fixer les objectifs à atteindre par le service et en évaluer la réalisation

• procéder à des entretiens individuels avec ses collaborateurs, identifier les points chauds, les compétences présentes et celles qui doivent être développées

• présenter, partager et transmettre ses connaissances, son expertise et ses méthodes

• accompagner, soutenir et stimuler chaque personne dans son évolution et fournir un feedback, tant positif que négatif, sur leur méthode de travail, d'une façon constructive afin qu'ils améliorent leur perception de leurs forces et de leurs faiblesses

• formuler, en tant que personne de confiance, des solutions pour des problèmes personnels

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
ligne hiérarchique	directives et orientations	plans de direction, instructions	ad hoc
collaborateurs de la direction générale	information conceptuelle, indications de besoin	attentes (interpellations, memorandum, notes de ré	ad hoc
organisations internationales	information conceptuelle, orientations, propositions	contact personnel	ad hoc
particuliers/citoyens	informations conceptuelles, informations de besoin	attente (interpellations, memorandum, notes de réflextion)consonkdjfdlksfjdklsfjdsklfjoziruozeprupeo	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
ligne hiérarchique	Recommandations ou conclusions	propositions, avis, conseils	mensuel
collaborateurs de la direction générale	prises de positions	lignes directrices	4 fois par an
instances internationales	conclusions	avis/conseils/ positions	ad hoc
particuliers/citoyens	prises de positions	positions	ad hoc

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Le directeur général (niveau N-1)

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• politique de communication vers le personnel

• procédures de travail de son équipe

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• tout investissement important

• introduction de nouvelles méthodes managériales

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

environ 25,5 millions d'euros

 

Budget de travail propre

100.000 - 200.000 euros

 

Autres données quantitatives

1. motivation en matière de changement : encadrement d'environ 350 personnes

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• droit administratif lié au fonctionnement des Services Publics

 

Quelles innovations

• méthodes de gestion

• systèmes de qualité

• procédures de contrôle interne

• système d'audit interne

 

Sur base de quel cadre de référence

• normes internationales

• applications en la matière

• travaux universitaires/ publications

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.