Identification de la fonction

Code de la fonction : DCO070

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)

Raison d'être de la fonction

Organiser la centralisation, le traitement et le classement des informations

afin de

mettre l'information à disposition des agents et des partenaires extérieurs au travers de divers canaux de communications et applications informatiques

 

Finalités

En tant que

Organisateur du travail

organiser le travail

afin de

disposer de dossiers généraux qui soient facilement consultables et facilement alimentés

 

Exemples de tâches

• définir les dossiers généraux prioritaires

• définir les meilleures méthodes de travail

• répartir les tâches

• mettre les dossiers en ordre

• servir de point central et répondre aux questions des agents, prendre les décisions en cas d'avis divergents

 

En tant que

Gestionnaire

connaître les grandes lignes des dossiers généraux et de législation et entreprendre les recherches nécessaires

afin de

satisfaire de façon adéquate les demandes des clients

 

Exemples de tâches

• utiliser l'ensemble des moyens informatiques mis à disposition (InfoArc, Intranet, Internet, Outlook)

• structurer et alimenter la bibliothèque

• assurer l'accès et la mise à jour des dossiers généraux et des publications

• offrir un accès aisé aux utilisateurs

• répondre aux demandes de documentation, assistance dans les recherches appropriées au type de client

 

En tant que

conseiller interne

soutenir le Bureau d'Etudes dans la gestion des sites internet (Dofi et Gemcom)

afin de

offrir un site internet répondant aux attentes des utilisateurs.

 

Exemples de tâches

• se tenir informé des nouveautés techniques

• proposer des mises à jour et des améliorations

• contrôler le résultat

• alimenter les sites

 

En tant que

coach

veiller à l'organisation générale du travail et des relations entre collègues

afin de

assurer le bon fonctionnement du bureau dans un climat de travail positif

 

Exemples de tâches

• superviser les prestations générales des agents

• conseiller les agents dans l'accomplissement de leurs tâches

• les aider à régler les éventuelles questions administratives

• veiller au respect des règles

• faire le lien entre les agents et la hiérarchie

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collègues	avis écrits	lettre, e-mail ...	quotidien
collègues	questions orales	contact personnel	quotidien
autres serv. publ. féd.	législation (loi, AR, AM ...	lettre, e-mail ...	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
particuliers/citoyens	questions orales	contact personnel	hebdomadaire
autres serv. publ. féd.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
collègues	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
collègues	questions orales	contact personnel	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

responsable de bureau

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau C

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation de son propre travail et de celui de son bureau

• organisation des classements et des programmes informatiques utilisés

• informations et publications intéressantes pour son service

• informations qui peuvent être transmises sans autorisation hiérarchique

• développements et améliorations qui peuvent être apportés dans le travail du bureau

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• destruction d'archives

• achat de publications et de matériel

• transmission de certaines informations non publiques et/ou sensibles à des tiers

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

Autres données quantitatives

1. Gestion de +/- 2000 dossiers généraux

2. Gestion d'une bibliothèque de +/- 600 livres, rapports et périodiques

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation relative à la gestion des Archives

• réglementation relative à l'accès à l'information

 

Quelles innovations

• utilisation des moyens technologiques en matière de gestion de l'information

• méthode de classement et de diffusion de l'information

• partenariat externe

 

Sur base de quel cadre de référence

• formation personnelle

• développement d'un réseau de contacts (interne et externe)

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.