Attaché documentenbeheer (M/V/X)
Omwille van de leesbaarheid wordt in deze functiebeschrijving de mannelijke vorm gebruikt om bepaalde rollen te beschrijven. Termen zoals bijvoorbeeld « medewerker », « chef » of « gebruiker », hebben zowel betrekking op vrouwen als op mannen.
Identificatie van de functie
Functiecode : DCO070
Niveau: A
Klasse : A1 Functiefamilie : Operationeel leidinggevenden Beroepscategorie : 02. Communicatie en Informatie (CO)
Doel van de functie
Organisatie van het centraliseren, verwerken en klasseren van informatie
teneinde
de informatie ter beschikking te stellen van de ambtenaren en de externe partners via verschillende informaticatoepassingen en communicatiekanalen
Resultaatgebieden
Alsorganisator
teneinde
ervoor te zorgen dat de dossiers vlot consulteerbaar zijn en gemakkelijk kunnen worden aangevuld
Voorbeelden van taken
- bepalen welke de algemene prioritaire dossiers zijn
- bepalen welke de beste werkmethoden zijn
- de dossiers in orde brengen
- fungeren als centraal punt voor het beantwoorden van de vragen van de ambtenaren en bij verschillende visies de knoop doorhakken
Alsbeheerderde grote lijnen van de dossiers en van de wetgeving kennen en de nodige opzoekingen doen
teneinde
zo adequaat mogelijk te voldoen aan de aanvragen van de cliënten
Voorbeelden van taken
- alle informaticamiddelen gebruiken die ter beschikking staan (InfoArc, Intranet, Internet, Outlook)
- de bibliotheek structureren en bevoorraden
- zorgen voor de toegang tot en het bijwerken van de algemene dossiers en de publicaties
- de gebruikers een vlotte toegang bieden
- het beantwoorden van vragen over documentatie, bijstand verlenen in opzoekingswerk dat aangepast is aan het type van cliënt
Alsintern raadgeverhet studiebureau ondersteunen in het beheer van de internetsites (Dofi en Gemcom)
teneinde
een internetsite aan te bieden die beantwoordt aan de verwachtingen van de gebruikers
Voorbeelden van taken
- op de hoogte blijven van nieuwe technische ontwikkelingen
- bijwerkingen en verbeteringen voorstellen
- het resultaat controleren
- de sites van informatie voorzien
Alscoachtoezien op de algemene organisatie van het werk en van de relaties tussen de collega's
teneinde
te zorgen voor een goede werking van de dienst in een goede werksfeer
Voorbeelden van taken
- de algemene prestaties van de ambtenaren superviseren
- de ambtenaren adviseren bij het vervullen van hun taken
- de ambtenaren helpen om eventuele administratieve problemen te regelen
- toezien op het naleven van de regels
- optreden als verbindingspersoon tussen de ambtenaren en de hiërarchie
Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?
Van wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
collega's
|
schriftelijke adviezen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
collega's
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
wetgeving (wet, KB, MB ...
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?
Aan wie
|
Welke informatie
|
Onder welke vorm
|
Met welke frequentie
|
particulieren/burgers
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
particulieren/burgers
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
wekelijks
|
andere fed. overh. diensten
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
wekelijks
|
collega's
|
schriftelijke vragen
|
per brief, e-mail ...
|
dagelijks
|
collega's
|
mondelinge vragen
|
persoonlijk contact
|
dagelijks
|
Positionering
De functie krijgt leiding van
bureauverantwoordelijke
De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau C
Autonomie
De functie kan autonoom beslissen over
- de organisatie van het eigen werk en het werk van de dienst
- de organisatie van het klassement en van de gebruikte informaticaprogramma's
- de informatie en de publicaties die voor de dienst interessant zijn
- de informatie die mag worden doorgegeven zonder hiërarchische toestemming
- de ontwikkelingen en verbeteringen die in het werk van de dienst ingevoerd kunnen worden
De functie moet autorisatie vragen voor
- het vernietigen van archiefmateriaal
- de aankoop van publicaties en benodigdheden
- het doorgeven van bepaalde niet-openbare en/of gevoelige informatie aan derden
Impact
Totaal werkbudget entiteit
Eigen werkbudget
Andere kwantitatieve gegevens
1. beheer van +/- 2000 algemene dossiers
2. beheer van een bibliotheek met +/- 600 boeken, rapporten en tijdschriften
Technische expertise
Technisch competentieprofiel
Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.
Innovatie
Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden
- reglementering betreffende het archiefbeheer
- reglementering betreffende de toegang tot informatie
Welke vernieuwingen
- gebruik van technologische middelen inzake informatiebeheer
- methode voor het rangschikken en verspreiden van informatie
Gebaseerd op welk referentiekader
- het uitbouwen van een netwerk van contacten (intern en extern)
|