Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV071

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)

Raison d'être de la fonction

Diriger et coordonner différents services compétents en matière d'accès, de séjour, d'établissement ou d'éloignement des étrangers

afin de

veiller à ce que ces services atteignent les objectifs opérationnels fixés, de manière optimale et en respectant les procédures et réglementations

 

Finalités

En tant que

coordinateur

veiller à la bonne collaboration dans et entre les services

afin de

atteindre les objectifs opérationnels fixés, par une application correcte et uniforme des lois et réglementations en vigueur

 

Exemples de tâches

• diriger et suivre les projets en cours

• assurer le soutien juridique et fonctionnel aux services et leur fournir des avis sur l'exécution de leurs tâches

• organiser des réunions et rédiger des fiches de projet

• proposer des opportunités d'amélioration

 

En tant que

dirigeant

diriger et coordonner les différents services

afin de

mettre en oeuvre la politique de l'Office des Etrangers et assurer une application uniforme des instructions

 

Exemples de tâches

• relayer les ordres et les instructions de la hiérarchie et veiller à ce qu'ils soient exécutés et que les objectifs soient atteints

• formuler des propositions et donner des avis, tant au niveau de la politique qu'au niveau opérationnel

• donner un feed-back suffisant à la hiérarchie en ce qui concerne les problèmes, qu'ils soient politiques, opérationnels ou en rapport avec les moyens ou la gestion du personnel

• transmettre un message clair et fournir des informations correctes et ciblées, permettant aux agents d'accomplir un travail de qualité et diminuant les risques d'erreur

• instaurer la coopération entre les différentes cellules au sein d'un service et entre les différents services en organisant des concertations régulières, promouvoir la coopération ciblée de manière à atteindre les objectifs fixés, déterminer les objectifs à atteindre, organiser des réunions de suivi, de même que s'assurer de la bonne collaboration entre les services

 

En tant que

coach

conseiller, encadrer et soutenir les collaborateurs

afin de

leur permettre de travailler de manière et dans des conditions optimales

 

Exemples de tâches

• être à la disposition du personnel pour donner un avis ou une explication nécessaire

• veiller à une bonne répartion des tâches en tenant compte des capacités de chacun

• tenir à jour les modifications de la réglementation, leur incidence sur le fonctionnement des services et au besoin, élaborer des instructions claires

• contribuer à une bonne ambiance de travail et élaborer une relation de confiance où chacun connaît et prend ses responsabilités et où les prestations de chacun sont valorisées

• veiller à la formation permanente et à la motivation des collaborateurs

 

En tant que

représentant

exposer et défendre la position de l'Office des Etrangers et de la Belgique dans le cadre de réunions nationales et internationales

afin de

promouvoir les échanges et la coopération dans les matières concernées et véhiculer une image positive de l'Office des Etrangers

 

Exemples de tâches

• participer aux réunions nationales et internationales

• organiser des réunions avec les partenaires externes ou avec certains groupes cibles en vue d'obtenir une meilleure coopération

• établir et entretenir de bonnes relations avec les représentations diplomatiques et consulaires des pays tiers

 

En tant que

expert/spécialiste

prendre des décisions dans certains domaines d'expertise et formuler des propositions de politique à mener

afin de

veiller à une correcte application de la réglementation et des procédures, tant par les agents que par les partenaires externes

 

Exemples de tâches

• superviser le travail des collaborateurs

• prendre des décisions dans certains dossiers délicats

• suivre les nouveaux développements des réglementations nationales et internationales, leur impact sur le fonctionnement des services et des partenaires externes et répercuter des instructions claires et précises

• soumettre des propositions pertinenentes de modification de la réglementation

• faciliter la collaboration interne et externe par la rédaction de nouvelles dispositions réglementaires

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
autres serv. publ. féd.	avis écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
particuliers/citoyens	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
organisations/entreprises	décisions	réunion, groupe de pilotage	mensuel
management	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
management	avis écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
management	avis oraux	contact personnel	quotidien
management	questions orales	contact personnel	quotidien

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
collaborateurs	avis écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
autres serv. publ. féd.	avis écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
management	questions orales	contact personnel	ad hoc
collaborateurs	avis oraux	contact personnel	quotidien
organisations/entreprises	avis écrits	réunion, groupe de pilotage	mensuel
organisations/entreprises	avis oraux	réunion, groupe de pilotage	mensuel
autres serv. publ. féd.	décisions	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
management	avis oraux	contact personnel	quotidien

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur Asile, le directeur Accès et séjour, le directeur Suivi et soutien

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation de son propre travail et de la gestion quotidienne des services concernés

• la prise de décisions dans les dossiers individuels difficiles et délicats

• la gestion des prestations du personnel des services concernés

• l'évaluation du fonctionnement du personnel des services concernés

• les instructions à donner aux collaborateurs dans les différents domaines relevant de ses compétences

• les instructions sur la base de l'évolution de la réglementation et de la jurisprudence

• les propositions d'adaptation de la réglementation

• l'élaboration de nouveaux projets en vue d'atteindre les objectifs de la direction

• le développement d'un réseau de contacts internes et externes en vue d'atteindre les objectifs fixés

• la détermination et le lancement des actions nécéssaires pour atteindre les objectifs opérationnels

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• la prise de décisions dans des dossiers politiquement sensibles

• la prise de décisions ou les instructions à portée nationale

• la participation à des formations extérieures et des journées d'étude

• l'engagement des fonds destinés à promouvoir les relations avec les partenaires extérieurs

• toute décision impliquant d'autres directions

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la loi du 15 décembre 1980 en matière d'étrangers

• les normes juridiques nationales et internationales

• la jurisprudence et les jugements pertinents

• les instructions du Ministre ou du directeur général

 

Quelles innovations

• le développement et la mise en oeuvre de nouveaux outils de gestion

• les propositions d'adaptation des procédures et des décisions sur la base des réglementations

• le développement et la mise en oeuvre de nouvelles méthodes de travail

 

Sur base de quel cadre de référence

• le projet de modernisation des services publics

• les lois et réglementations concernant l'Office des Etrangers

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.