Conseiller logistique - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DLO063
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)
Raison d'être de la fonction
Assurer la direction générale et la coordination des services facilitaires du SPF Economie (service des achats, gestion du patrimoine, entretien et sécurité des bâtiments, logistique opérationnelle, parc automobile, ...)
afin de
contribuer de façon significative à la réalisation des objectifs du SPF Economie par un soutien maximal du processus primaire, en tenant compte d'une maîtrise réaliste des coûts.
Finalités
En tant queresponsable opérationnelveiller à la direction et à l'organisation des divers aspects du facility management par le biais d'une gestion efficace du temps, des coûts, des activités et des moyens humains et financiers
afin de
harmoniser et mettre en oeuvre de façon optimale les activités et les missions inhérentes à la division Facility Management
Exemples de tâches
- coopérer très activement avec le directeur général à l'élaboration des plans de management (plans annuels ou pluriannuels) tant au niveau des objectifs à réaliser qu'à celui des budgets à respecter
- planifier, coordonner et superviser les différentes activités & interventions, tant internes qu'externes
- négocier et défendre au nom du SPF les projets d'infrastructure auprès des administrations compétentes (en particulier auprès de la Régie des Bâtiments)
En tant queresponsable d'un service logistiqueSoutenir les autres départements sur le plan facilitaire en offrant aussi bien des services standardisés que du travail sur mesure
afin de
leur permettre de fonctionner de façon optimale et de se concentrer sur leur tâches principales
Exemples de tâches
- Assurer les processus opérationnels permettant de recueillir des informations et de répondre aux besoins (en indiquant qui fait quoi et comment &) par les différents services qui forment l'entité
- Veiller à ce que la gestion soit prévoyante (p. ex. : en vue de disposer de stocks de façon permanente, d'atteindre une occupation optimale des bâtiments)
- Superviser l'administration relative aux contrats d'entretien
- Organiser une gestion globale des contrats
- En tant que responsable d'un service logistique, garantir la sécurité et le bien-être des agents du SPF par le biais d'un facility management proactif, adéquat et efficace.
En tant queresponsable hiérarchiqueDiriger l'ensemble des services et des personnes qui forment l'entité, soit le service des achats, la gestion du patrimoine, l'entretien et la sécurité des bâtiments, la logistique opérationnelle (distribution du courrier, accueil, téléphonie, &.), le parc automobile
afin de
assurer un niveau optimal de compétences et de prestations
Exemples de tâches
- Déterminer et coordonner le rôle, les tâches et les objectifs des différents aspects du facility management
- Recueillir et résoudre les problèmes opérationnels et techniques des différents membres de l'entité
- Assurer un niveau optimal de compétences des membres de l'entité par le coaching ou la formation
- Contrôler la qualité des services prestés et la satisfaction des utilisateurs
En tant quegestionnaireRédiger et coordonner le plan d'action opérationnel ainsi que le budget de fonctionnement y relatif
afin de
obtenir une utilisation optimale des moyens disponibles
Exemples de tâches
- Vérifier les possibilités budgétaires des différents travaux ou missions à accomplir (budget total à prendre en considération : 33,5 mio d'euros)
- Elaborer un plan d'action concernant les différents travaux à effectuer et les étapes nécessaires à cet effet
- Veiller au respect des budgets accordés
- Elaborer le budget de fonctionnement nécessaire aux différentes dépenses à effectuer et le défendre
En tant quesuperviseurContrôler le bon développement des différents processus administratifs
afin de
faire le nécessaire pour que les activités soient menées en respectant la législation, la réglementation &
Exemples de tâches
- Superviser les procédures (comme celles qui portent sur les marchés publics)
- Organiser un contrôle de la qualité du service fourni et proposer des améliorations de façon permanente
- Superviser la bonne exécution des commandes, des factures &
Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?
De qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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particuliers/citoyens
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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autres serv. publ. féd.
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législation (loi, AR, AM ...
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en tant que dossier
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ad hoc
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organisations/entreprises
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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organisations/entreprises
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législation (loi, AR, AM ...
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en tant que dossier
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ad hoc
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management
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décisions
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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management
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questions orales
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réunion, groupe de pilotage
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ad hoc
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Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?
A qui
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Quelle information
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Sous quelle forme
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Avec quelle fréquence
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particuliers/citoyens
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décisions
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par lettre, e-mail ...
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quotidien
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autres serv. publ. féd.
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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autres serv. publ. féd.
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avis écrits
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en tant que dossier
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ad hoc
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management
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en tant que dossier
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ad hoc
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management
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questions écrites
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par lettre, e-mail ...
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ad hoc
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organisations/entreprises
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décisions
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en tant que dossier
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ad hoc
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Positionnement
La fonction est dirigée par
Fonction avec mandat (N - 1)
La fonction assure la direction d'un groupe de : 201-500 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Autonomie
La fonction peut décider en autonomie au sujet de
- l'organisation interne des services facilitaires et du travail
- la méthode, la procédure choisie pour les processus et les projets, en tenant compte de la législation, des règlements, des conventions, des budgets
- l'organisation des services placés sous sa responsabilité
La fonction doit demander une autorisation pour
- chaque décision ou acte ayant un impact sur les autres services
- tout ce qui déroge aux directives et compétences normales
Impact
Budget de fonctionnement total de l'entité
33.562.000 EUR (sans personnel)
Budget de travail propre
14.575.000 euros (sans frais de personnel)
Autres données quantitatives
1. Gestion de 24 bâtiments
2. Soutien du processus primaire de 2700 agents
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Innovation
A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise
- le plan de management du Président et du directeur d'encadrement B&B
- législation en vigueur et réglementation (exemple : marché public - RGPT ….)
- recommandations et sommations (Régie des Bâtiments, avis en matière de sécurité et de prévention, bien-être au travail…)
Quelles innovations
- L'amélioration des procédures de travail du service
- L'utilisation de technologies, de produits (globalement de solutions) plus créatives, plus modernes ou plus rentables
- Soutien maximal du processus primaire du SPF
Sur base de quel cadre de référence
- Expérience professionnelle
- Cadre technique, réglementaire et budgétaire
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