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Conseiller documentation - Chef du centre (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DCO042
Niveau: A
Classe : A3
Famille de fonctions : Dirigeants tactiques
Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
Assurer la disponibilité des informations adéquates en ce qui concerne les pays d'origine des demandeurs d'asile
afin de
permettre de motiver le plus pertinemment possible les décisions relatives aux demandes d'asile.
Diriger le Cedoca, le centre de documentation communautaire des 3 instances d'asile
afin de
atteindre efficacement les objectifs opérationnels.
Gérer le budget propre au Cedoca et le matériel mis à disposition
afin de
faire fonctionner le Cedoca efficacement et économiquement.
Finalités
En tant quechef de service
- organiser et diriger le Cedoca
afin de
- remplir les objectifs opérationnels
Exemples de tâches
- transposer les objectifs opérationnels, de concert avec les commissaires et l'organisateur opérationnel, dans un plan d'action annuel pour le Cedoca
- diffuser les notes de service parmi les collaborateurs
- fournir des explications sur les objectifs opérationnels
- profiler et organiser le Cedoca avec l'organisateur opérationnel, améliorer constamment l'efficacité
- développer le plan d'action annnuel, avec les collaborateurs, afin de remplir les objectifs opérationnels
En tant que
dirigeant
- coordonner et diriger les travaux des collaborateurs
afin de
- remplir les objectifs opérationnels
Exemples de tâches
- donner des directives claires et objectives à chaque collaborateur
- répartir les activités et veiller à leur coordination
- tenir compte des compétences des collaborateurs lors de la composition des équipes
- assurer le suivi et l'adaptation des résultats
- organiser des réunions d'équipe
En tant que
conseiller stratégique
- fournir des avis aux commissaires et à l'organisateur opérationnel relatifs à la matière spécifique ainsi qu'à la structure et aux processus organisationnels
afin de
- offrir la possibilité de formuler et de remplir les objectifs organisationnels
Exemples de tâches
- participer à la concertation en matière de structure et de processus organisationnels
- fournir des avis aux commissaires et à l'organisateur opérationnel relatifs à la matière spécifique
- participer à des colloques, conférences etc. dans le but d'affiner et de transmettre ses connaissances
En tant que
coach
- fournir des avis, assurer l'accompagnement individuel et le développement des collaborateurs, de même que trasmettre les connaissances au sein du Cedoca
afin de
- améliorer le niveau des prestations des collaborateurs, de même que leur expertise et leur autonomie
Exemples de tâches
- mener des entretiens individuels avec les collaborateurs, définir les points chauds ainsi que les compétences lacunaires et celles à développer, en collaboration avec le collaborateur de la cellule GRH
- accompagner les collaborateurs dans leur développement et présenter les connaissances de la matière, les méthode et processus
- donner un feedback en ce qui concerne le fonctionnement, qu'il soit positif ou négatif et formuler des solutions pour des situations personnelles au travail
- évaluer les besoins de formation, demander des informations et ce, en collaboration avec le coordinateur de la cellule GRH
En tant que
gestionnaire du budget propre au Cedoca
- assurer la gestion budgétaire et comptable du Cedoca
afin de
- rencontrer les besoins en termes d'acquisition d'outils de recherche et de matériels adéquats
Exemples de tâches
- gérer les moyens financiers pour l'acquisition d'ouvrages
- tenir la comptabilité selon les normes comptables en vigueur
- veiller à l'entretien et au renouvellement des outils de recherche
- planifier les besoins et prévoir des plans d'investissement à moyen et long termes
- superviser les achats
En tant que
représentant de la Cedoca
- entretenir les relations avec les clients, partenaires et organes de concertation internes et externes
afin de
- transmettre la vision et les valeurs du Cedoca
Exemples de tâches
- être accessible en tant que personne de contact du Cedoca
- développer un réseau de contacts
- entretenir les relations avec les partenaires
En tant que
assistant du management
- développer et entretenir, avec l'organisateur opérationnel, des systèmes d'échange d'informations et de mesure des prestations qui répondent aux besoins
afin de
- garantir une planification, un suivi des prestations et des rapports valables
Exemples de tâches
- contrôler la bonne tenue des tableaux de bord, statistiques et analyses
- informer à temps les commissaires et l 'organisateur opérationnel des résultats et points chauds intermédiaires
- agir de manière pro-active en ce qui concerne les tableaux de bord et les outils de gestion
- assurer le suivi des travaux
- organiser des moments de concertation avec les collaborateurs
En tant que
conseiller
- contrôle ou traiter personnellement les dossiers complexes dans l'application de la réglementation
afin de
- fournir une solution rapide et efficace pour les points chauds
Exemples de tâches
- contrôler ou traiter personnellement les dossiers complexes
- contrôler ou rassembler personnellement l'input de tous les acteurs concernés dans le dossier
- contrôler la bonne application de la réglementation et des procédures
Positionnement
La fonction est dirigée par
le commisaire-général et les commissaires adjoints
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.