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Attaché A2 gestion de documentation et archivage - Responsable d'équipe (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : ICO030
Niveau: A
Classe : A2
Famille de fonctions : Dirigeants tactiques
Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
Déterminer la politique bibliothécaire et de l'archivage, et son intégration dans la politique du SPF
afin de
permettre à la bibliothèque et à l'information qui y est disponible de contribuer à la réalisation des objectifs stratégiques de l'organisation.
Finalités
En tant queresponsable stratégique
- organiser et coordonner la répartition des activités des collaborateurs au sein du département
afin de
- garantir l'efficacité de l'archivage et de la gestion des documents
Exemples de tâches
- analyser l'environnement dans lequel fonctionne la bibliothèque
- développer une vision de l'évolution de la bibliothèque
- planifier et organiser les travaux pour l'exécution du plan stratégique
- évaluer et éventuellement rectifier le fonctionnement de la bibliothèque
- répartir le travail parmi les collaborateurs
En tant que
responsable du personnel
- diriger, soutenir et motiver les collaborateurs
afin de
- assurer un service optimal en veillant à la présence des compétences nécessaires
Exemples de tâches
- motiver, soutenir et encadrer les collaborateurs
- collaborer avec le service de personnel lors du recrutement et de la sélection de nouveaux collaborateurs
- effectuer des entretiens de fonctionnement et d'évaluation
- mettre en place un climat de travail agréable, développer et diriger une équipe
- répertorier les besoins en personnel et en formations
En tant que
responsable de l'organisation
- développer une structure et une infrastructure bibliothécaires
afin de
- remplir le plus efficacement et effectivement possible les tâches établies
Exemples de tâches
- structurer les processus de travail
- prévoir les infrastructures nécessaires (matériel TIC, mobilier)
- développer un système d'archivage pour les documents et l'information
- développer un système qualité
En tant que
responsable financier
- obtenir et gérer les fonds nécessaires à la bibliothèque
afin de
- acquérir la documentation et l'infrastructure nécessaires, et mettre celles-ci à disposition
Exemples de tâches
- réaliser un projet de budget
- assurer le suivi des dépenses
- attribuer les moyens disponibles aux postes destinataires
- rédiger des demandes d'offre
En tant que
responsable marketing
- promouvoir la bibliothèque
afin de
- faire connaître le service tant auprès des utilisateurs internes qu'externes
Exemples de tâches
- définir les différents groupes d'utilisateurs et communiquer avec ceux-ci
- agir en étant orienté sur le service
- interroger des utilisateurs sur leurs expériences et souhaits
- organiser des actions de communication
En tant que
personne de contact
- établir et entretenir un réseau de contacts
afin de
- optimiser la prestation de services en échangeant des expériences et des bonnes pratiques (best practices)
Exemples de tâches
- établir des relations avec des confrères
- construire de vastes réseaux pour tous les aspects de la gestion de bibliothèque
- examiner et analyser les processus de travail dans des organisations similaires (analyse comparative)
- établir des contacts et conclure des contrats avec des fournisseurs
En tant que
expert
- se tenir informé des évolutions de la spécialité
afin de
- optimaliser la prestation de services en utilisant de nouvelles possibilités en fonction des souhaits de l'organisation
Exemples de tâches
- suivre les évolutions les plus récentes au niveau technique
- suivre les nouvelles sources d'information au sein du domaine de travail de la bibliothèque
- participer à des journées d'étude et des symposiums
Positionnement
La fonction est dirigée par
directeur du service
La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau A /SW
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.