Identification de la fonction

Code de la fonction : ILO007

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Coordonner et diriger les opérations du service Economat, de même qu'assurer son bon fonctionnement au sein de l'organisation

afin de

disposer en temps utile des moyens matériels nécessaires à une prestation de service de qualité et de contribuer ainsi à la réalisation des objectifs opérationnels et logistiques du service

 

Finalités

En tant que

responsable

diriger les activités du service Economat et veiller aux moyens logistiques nécessaires au bon fonctionnement de l'institution

afin de

contribuer à la réalisation des objectifs opérationnels du service

 

Exemples de tâches

• garantir que les bâtiments et leur équipement soient entretenus de façon permanente

• veiller au bon fonctionnement du service

• superviser et suivre les travaux effectués par les firmes externes ou les équipes internes

• participer à la rédaction des cahiers des charges

• participer à la négociation des principaux contrats

 

En tant que

expert

déterminer les moyens logistiques nécessaires et optimiser ces moyens mis en oeuvre

afin de

contribuer à un un fonctionnement optimal de l’organisation

 

Exemples de tâches

• évaluer les besoins des départements

• préparer et défendre le budget de fonctionnement des installations

• proposer les rationalisations et économies nécessaires

• conseiller en ce qui concerne certains dossiers d’achat complexes

• conseiller quant aux dossiers complexes sur le plan technique, budgétaire et administratif

 

En tant que

dirigeant

gérer, diriger et coordonner l'activité du personnel de l'entité Economat

afin de

apporter un soutien administratif et technique aux membres de cette cellule et ainsi réaliser les objectifs opérationnels du service

 

Exemples de tâches

• donner des lignes de conduite et des objectifs clairs aux collaborateurs

• répartir les activités et s'occuper de la coordination de celles-ci

• partager les compétences des collaborateurs lors de la composition d'équipe

• assurer le suivi des résultats et les rectifier

• organiser des réunions d'équipes

 

En tant que

coach

accompagner, motiver et conseiller les membres du service

afin de

contribuer à leur développement et de leur permettre ainsi de progresser autant que possible

 

Exemples de tâches

• évaluer l'accomplissement des objectifs fixés

• mener des discussions individuelles avec les collaborateurs, définir les points de concentration, les compétences présentes et celles à développer

• accompagner, soutenir et stimuler chaque personne dans sa progression

• donner du feed-back de manière constructive, tant positif que négatif quant à leur mode de fonctionnement

• accroître leur compréhension de leur force et de leurs faiblesses

 

En tant que

contrôleur

appliquer et faire appliquer les directives et instructions internes, ainsi que surveiller la finalisation des demandes en matière d'économat, dans la forme requise et dans les temps voulus

afin de

respecter strictement les engagements et les délais requis

 

Exemples de tâches

• évaluer des propositions impliquant une modification budgétaire, analyser les dossiers soumis par le département, le service…

• demander des adaptations des dossiers soumis

• demander des documents complémentaires

• veiller à ce que ces dossiers soient transmis dans les délais

• échanger les informations (questions-réponses) avec la Régie des bâtiments

 

En tant que

médiateur

diffuser dans le service et en externe les instructions et pratiques nécessaires en matière d'économat et de gestion logistique

afin de

garantir que les départements concernés, les collaborateurs du service et l'organisation elle-même suivent une méthode de travail uniforme

 

Exemples de tâches

• tenir à jour et diffuser les statistiques en matière d'économat (ex. : gestion des coûts)

• diffuser les procédures et instructions de travail

• Représenter le service et entretenir des relations avec les clients et partenaires internes et externes

• interpréter et communiquer des directives au sein du SPF ou de l'institution

 

En tant que

gestionnaire de connaissances

suivre la jurisprudence, la législation et la réglementation en matière d'économat et de marchés publics

afin de

fournir des informations pertinentes

 

Exemples de tâches

• fournir des informations correctes aux auditeurs internes

• fournir des informations au comité de direction et/ou autres instances dirigeantes

• participer aux formations internes, colloques externes, groupes de réflexion

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

directeur général

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• gestion optimale de l'organisation personnelle et des collaborateurs

• remise d'avis liés à son domaine de compétences

• tout ce qui relève des budgets convenus

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• validation des modifications d'allocation du budget de l'organisation par les instances dirigeantes

• dépenses importantes

• les achats non budgétés

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

variable

 

Budget de travail propre

budget pour les frais de fonctionnement, avec accord de la direction

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• cadre législatif, réglementaire, budgétaire et technique ; normes techniques au sein de l'administration

 

Quelles innovations

• solution de remplacement de l’achat (location, sous-traitance…), optimisation des procédures d’achat et de commandes, proposition de meilleure utilisation des achats ou des moyens logistiques

 

Sur base de quel cadre de référence

• la formation et l'expérience dans la fonction et les fonctions précédentes

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.