Identification de la fonction

Code de la fonction : ILO067

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Gestionnaires de dossiers

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Veiller à l'établissement d'un devis, à l'avis du marché jusqu'à la livraison définitive et le traitement des litiges éventuels

afin de

permettre le déroulement administratif correct d'un marché public.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire de dossiers

gérer des dossiers de marchés publics

afin de

obtenir une livraison correcte des travaux/fournitures/services

 

Exemples de tâches

• rédiger la partie administrative d'un devis

• suivre l'attribution des marchés (en matière de validation et de calendrier)

• contrôler l'exécution du marché (au niveau du budget et de la facturation)

• relater l'état des lieux lors du déroulement du marché

 

En tant que

coordinateur

piloter fonctionnellement l'exécution des travaux et répondre également des prestations du (/des) collaborateur(s)

afin de

garantir une prestation de services optimale et d'optimiser l'efficacité du (des) collaborateur(s)

 

Exemples de tâches

• demander les informations administratives nécessaires aux collaborateurs

• suivre les paiements effectués par les collaborateurs

• suivre et conseiller lors de la facturation des travaux/fournitures/services réalisés

• suivre les tâches administratives effectuées en matière de marchés publics ayant une longue durée d'exécution

 

En tant que

conseiller interne

assister des services internes et conseiller la direction

afin de

obtenir une solution conviviale en termes d'utilisation et efficace en termes de coûts

 

Exemples de tâches

• conseiller une méthode d'adjudication sur la base des expériences

• veiller à ce que les procédures choisies concordent avec la réglementation

• signaler les conséquences que peuvent entraîner des décisions ou des évènements déterminés (faillite du fournisseur, mise en demeure du sous-traitant,...)

• fournir des conseils lors d'une sélection qualitative éventuelle de candidats

• conseiller la partie demanderesse lors de l'établissement de critères d'adjudication

 

En tant que

gestionnaire

répondre de la gestion du budget des marchés publics conclus

afin de

obtenir la livraison des travaux/fournitures/services dans le cadre du budget préétabli

 

Exemples de tâches

• demander des évaluations initiales avant la réalisation des marchés publics

• tenir à jour des informations relatives aux marchés conclus

• (faire) assurer le suivi de la facturation des marchés publics conclus

• intervenir lors de dépassements constatés du budget (contacter le fournisseur, les supérieurs)

• faire rapport, quant au budget employé, à la direction

 

En tant que

contrôleur

contrôler et comparer des informations et rapports

afin de

garantir des données exactes et de qualité

 

Exemples de tâches

• veiller au contrôle administratif des offres et du traitement administratif de celles-ci

• contrôler le suivi administratif de l'exécution du marché

• fournir des statistiques et faire rapport sur les marchés publics

• rédiger des réponses pour des questions parlementaires relatives aux marchés publics

• délivrer des documents de livraison ou motiver un refus

 

En tant que

point de contact

transmettre les informations nécessaires de manière rapide et précise

afin de

établir les contacts entre les services internes et externes dans les marchés publics

 

Exemples de tâches

• recueillir les exigences des services internes

• traduire les exigences des services internes dans les marchés publics

• traiter des demandes d'information supplémentaires des (candidats) fournisseurs

• donner aux services internes l'état des lieux du déroulement des procédures

• traiter les différends entre des fournisseurs et des services internes

 

En tant que

collaborateur administratif

rédiger les rapports nécessaires

afin de

obtenir un traitement rapide du dossier dans les délais établis

 

Exemples de tâches

• rédiger l'avis de marché

• rédiger le rapport d'adjudication et la décision d'attribution

• rédiger et notifier l'approbation ainsi que la publication de l'attribution du marché

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

directeur

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• demande de factures

• correspondance avec des fournisseurs

• commandes inférieur à un montant déterminé (ex. : 1000 euro)

• modifications de contrats standard

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• le mode d'adjudication d'un marché

• l'envoi de devis

• la validation d'un devis

• l'attribution d'un marché

• les modifications de contrats

• les sanctions

• de nombreuses tâches doivent être validées par le directeur

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

dépend de l'organisation

 

Budget de travail propre

uniquement pour les petits achats (ex. : <1000 euro)

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• législation relative aux marchés publics et la jurisprudence

• la loi du 24 décembre 1993 relative aux marchéspublics et à certains marchés de travaux, de fournitures et de services, et ses modifications; les AR complémentaires

• législation éventuelle relative aux permis de bâtir ainsi que les permis environnementaux dans le cas de marchés publics relatifs à de nouvelles constructions / rénovation

 

Quelles innovations

• plutôt axées sur le respect des procédures

 

Sur base de quel cadre de référence

• /

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.