Identification de la fonction

Code de la fonction : IBB014

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Experts support à l'organisation

Catégorie de métiers : 01. Budget et Finances publics (BB)

Raison d'être de la fonction

développer, implémenter et gérer un système intégré de contrôle de gestion

afin de

permettre le contrôle (financier / économique) de gestion de tous les processus dans l'organisation publique.

 

Fournir au management des informations financières paramétrées

afin de

lui permettre d'évaluer le fonctionnement de l'organisation publique sur le plan financier, et de prendre des décisions pour l'optimalisation des processus et des frais de fonctionnement.

 

Finalités

En tant que

développeur

évaluer et corriger des outils de contrôle de gestion existants et développer de nouveaux outils (tableaux de bord, analyse de risques…)

afin de

permettre à l'organisation publique, grâce à des outils adaptés de contrôle de la gestion, de suivre un grand nombre de paramètres (quantitatifs) et d'améliorer la maîtrise des coûts

 

Exemples de tâches

• se renseigner auprès du management et des entités relativement aux options et priorités

• vérifier la présence, le fonctionnement et les résultats des systèmes de gestion existants

• apporter de la cohérence dans les paramètres et modes de mesure des systèmes de gestion existants

• élaborer de nouveaux outils de gestion, soutenus souvent par des consultants externes et basés la plupart du temps sur des systèmes connus (en dehors de l'organisation publique) tels que le tableau de bord équilibré (balanced score card), la comptabilité analytique... : il s'agit surtout de paramétrer ces systèmes (définir des indicateurs) en fonction de la situation concrète et des priorités souhaitées

• rédiger un rapport/dossier comme proposition pour le management

 

En tant que

chef de projet

implémenter de nouveaux outils de gestion (p.ex. : FEDCOM, budget basé sur les prestations..., la comptabilité analytique, le tableau de bord équilibré, le système de contrôle interne, le contrôle de l'intégrité, les plans de management, les manuels de procédures, etc.) dans l'organisation publique, ou apporter des améliorations structurelles dans des systèmes existants

afin de

permettre un suivi cohérent des divers paramètres de gestion dans l'ensemble de l'organisation publique

 

Exemples de tâches

• rédiger un plan d'approche (objectif, étapes, points de mesure, calendrier, moyens nécessaire en termes d'argent, de temps et de personnes)

• défendre ce plan d'approche auprès du management

• coordonner, faciliter et stimuler l'équipe de projet, composée de quelques personnes provenant des divers services concernés et éventuellement de consultants

• suivre le calendrier et les résultats (intermédiaires) ainsi que rectifier, le cas échéant, la planification et/ou la méthode de travail

• faire rapport périodiquement au management sur les travaux et les résultats

 

En tant que

gestionnaire de système

suivre de manière permanente le fonctionnement (convivialité, précision…) et l'utilisation du système de gestion

afin de

veiller à ce que le système de gestion fonctionne de manière optimale et à ce que les paramètres de gestion demandés soient livrés à temps

 

Exemples de tâches

• contrôler périodiquement l'apport de données ainsi que la manière dont sont collectées ces données (éventuellement sur place)

• évaluer de manière critique l'utilité, l'efficacité et l'à-propos des outils de gestion et des paramètres mesurés

 

En tant que

analyste

rassembler, traiter tous les paramètres mesurés et faire rapport

afin de

pourvoir le management des informations de gestion nécessaires à l'optimalisation des processus essentiels et d'améliorer la maîtrise des coûts

 

Exemples de tâches

• analyser les paramètres mesurés, en étant attentif au degré de réalisme de ceux-ci

• détecter des anomalies, tendances…dans les coûts structurels et les autres données relevant de la gestion

• formuler des recommandations pour l'optimalisation des processus de gestion (aucune recommandation sur le fond : c'est la responsabilité de l'entité)

• relater les découvertes et faire des recommandations au management

 

En tant que

conseiller stratégique

conseiller le management central et le management décentralisé en matière de contrôle de gestion

afin de

soutenir le management dans la collecte et l'utilisation des informations de gestion

 

Exemples de tâches

• conseiller le comité de direction quant à la possibilité et à la nécessité d'assurer le suivi de certaines données de gestion déterminées d'une part et quant à la manière utilisée pour mettre en place un système de gestion

• conseiller et encadrer les diverses entités (directeurs généraux, chefs de service, responsables de projet…) lors de l'implémentation et de l'utilisation d'un outil de gestion

 

En tant que

chercheur

chercher et étudier (auprès d'autres organisations) des systèmes existants de contrôle de gestion

afin de

pouvoir utiliser l'expertise propre lors du développement d'un système de gestion

 

Exemples de tâches

• procéder à de l'analyse comparative (benchmarking)

• consulter la littérature spécialisée

• établir des contacts avec d'autres administrations publiques

 

En tant que

représentant

exporter la vision du contrôle de gestion en tant qu'outil d'amélioration

afin de

faire preuve de conviction et créer les fondations nécessaires à un suivi judicieux des données

 

Exemples de tâches

• tenir des ateliers de travail (workshop) dans les entités, avec le management et/ou les collecteurs de données, dans le but de donner une vision (si nécessaire) du suivi des données

• fournir au management et aux utilisateurs des informations sur le système de gestion propre ou autre, par une diffusion d'informations écrites ou de communications orales

• participer à des groupes de travail, au sein et en dehors de l'organisation publique, en matière de contrôle de gestion et de projets d'amélioration

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le directeur du service d'encadrement B&C ou le chef du contrôle de gestion

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• contacts internes et externes (qui, quand, quoi)

• contenu des rapports destinés au management

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• lancement de nouveaux projets

• participation à des formations et à des forums de connaissances payants

• composition de l'équipe de projet

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

aucun

 

Budget de travail propre

aucun

 

Autres données quantitatives

1. le titulaire de la fonction, en tant que chef de projet, pilote souvent plusieurs personnes (au niveau fonctionnel)

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• réglementation en matière de contrôle interne

• législations sur les marchés publics

• réglementation relative au budget et à la comptabilité

 

Quelles innovations

• innovation est la raison d'être de la fonction

• développement de nouveaux outils de gestion

• amélioration continue des systèmes existants

• développement de la toute nouvelle branche 'contrôle de gestion' du service B&C

 

Sur base de quel cadre de référence

• expérience dans le contrôle de gestion et dans divers processus organisationnels

• maturité (intelligence des organisations, processus, performances)

 

Profil de compétences génériques

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