Identification de la fonction

Code de la fonction : DCO061

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)

Raison d'être de la fonction

Le médiateur inspecteur général examine chaque plainte émanant d'un membre du personnel de la Défense relative au fonctionnement des services du département, à la discrimination dans le cadre de l'égalité des chances, ou à l'indépendance nécessaire pour exercer certaines fonctions, ainsi qu'il organise et assure la médiation entre le(s) plaignant(s) et les personnes ou services concernés, de même qu'il dépose des plaintes motivées en matière de violence, de harcèlements... en cas de refus de médiation par le plaignant et ce, devant le conseiller en prévention compétent

afin de

aider concrètement le plaignant ainsi que mettre en place une politique RH optimale et une organisation performante.

 

Finalités

En tant que

enquêteur administratif

s'informer du contenu de la demande du plaignant

afin de

en vérifier la recevabilité

 

Exemples de tâches

• faire enregistrer la demande/plainte

• examiner la demande de la partie plaignante

• examiner les conditions de recevabilité et de compétence

• décider de la recevabilité et désigner éventuellement l'agent pour le traitement de la plainte

• communiquer la décision par écrit au plaignant (rejet ou examen de la plainte)

 

En tant que

enquêteur sur place

examiner la plainte sur place, en toute objectivité et indépendance

afin de

se faire une idée exacte de tous les éléments de même que de toutes les conséquences du dossier

 

Exemples de tâches

• se procurer l'ensemble des documents et informations sur lesquels il faut nécessairement se prononcer

• entendre les parties et personnes concernées

• effectuer sur place, éventuellement, toute constatation utile

• confronter les arguments de chacun

• consulter les documents de référence

 

En tant que

médiateur

ouvrir le dialogue, s'il apparaît que le plaignant est en droit, en s'adressant directement à la personne concernée

afin de

tenter de réconcilier les opinions des parties en présence

 

Exemples de tâches

• entendre et réunir si possible les principaux protagonistes de l'affaire

• discuter du problème et amener les intéressés à une solution

• confronter les arguments de chacun

 

En tant que

conseiller

faire des propositions et recommandations

afin de

parvenir autant que possible à un règlement à l'amiable du conflict

 

Exemples de tâches

• rédiger des recommandations destinées au Ministre de la Défense quant à des dossiers concrets

• transmettre des recommandations de sa propre initiative au Ministre de la Défense, lors de la constatation de problèmes structurels

• transmettre la plainte, en cas de refus de médiation par le plaignant, au conseiller en prévention compétent (en cas de harcèlement moral, de harcèlement sexuel au travail, de violence,...) ou à la police fédérale

 

En tant que

rapporteur

faire rapport des travaux au Ministre de la Défense et ce, régulièrement

afin de

informer l'Administration et d'assurer un suivi efficace de ses recommandations

 

Exemples de tâches

• rédiger un rapport, pour le Ministre, des insuffisances constatées au sein du Ministère de la Défense, des progrès enregistrés et des améliorations à apporter

• faire le bilan des plaintes traitées au Ministère de la Défense

• proposer des améliorations quant au fonctionnement du Ministère de la Défense

• fournir à chaque direction générale (DG) ou chaque sous-chef d'Etat-major (Adjunct Chief of Staff, A.C.O.S.) les données nécessaires au tableau de bord équilibré (balanced scorecard) en matière de fonctionnement de l'Inspection générale et en matière de suivi des recommandations de l'inspecteur général en médiation

 

En tant que

inspecteur

poser les actes d'instruction et faire les recommandations nécessaires dans le cadre d'une enquête

afin de

éviter et résoudre des problèmes

 

Exemples de tâches

• demander à un A.C.O.S ou une DG de constituer une commission d'enquête ou éventuellement, d'effectuer personnellement une mission d'inspection (en fonction de la nature de la plainte,...)

• intervenir comme président de la commission d'enquête

• effectuer tous les actes d'instruction nécessaires tels que la collecte des éléments de preuve...ainsi qu'exiger la présence des personnes devant être entendues

• entendre et confronter éventuellement les intéressés, de même que rédiger le procès-verbal

• rédiger des conclusions de la commission d'enquête ou un rapport final de la mission d'inspection (comme, par ex., la proposition d'un arrangement à l'amiable ou en cas de constatation d'erreurs de procédure, imposer des règles afin de permettre à nouveau le déroulement des procédures...) accompagnées de recommandations, et les transmettre au Ministre de la Défense ou au CHOD ( Chief of Defence)

 

En tant que

coordinateur

diriger l'Inspection générale

afin de

permettre le bon fonctionnement de celle-ci

 

Exemples de tâches

• suivre les dossiers en cours (plaintes recevables)

• épartir les plaintes approuvées comme recevables entre les médiateurs ou les transmettre/faire transmettre les dossiers aux conseillers en prévention

• consulter les dossiers contenus dans une base de données en vue du suivi et de la coordination, ainsi qu'en vue d'exploitation à des fins statistiques et le rapport annuel

• fournir des indications aux médiateurs et au médiateur général inspecteur adjoint en vue du traitement des dossiers

• tenir à jour un système de documentation propre et diffuser cette documentation (vers les collaborateurs, les médiateurs locaux,...)

 

En tant que

formateur

former les médiateurs locaux et les membres du personnel remplissant une fonction centrale au sein des unités (SMR, Sergent major de régiment ( RMS (Regiment Sergeant Major), caporaux de corps,...)

afin de

disposer de médiateurs locaux dotés d'une bonne formation

 

Exemples de tâches

• dispenser une formation en médiation de minimum 5 jours ouvrés lors de minimum 2 séances annuelles, pour approximativement 14 stagiaires par séance, en coordination avec la DG Formation (direction générale Formation) pour ce qui relève de la durée, du contenu, de l'approche pédagogique... ainsi que donner parfois des formations supplémentaires comme, par ex. en résolution de conflit

• rédiger et actualiser le syllabus MEDIATION et des présentations, élaborer des dossiers et des jeux de rôle ainsi que diffuser de la documentation relative au comportement dépassant les limites au travail et son approche

• organiser des séminaires et des journées d'étude sur MEDIATION

• coacher des médiateurs locaux et les médiateurs centraux (8 personnes)

• accompagner des ateliers de travail dans le cadre de journées d'étude pour des médiateurs locaux

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
cellule stratégique de la Défense	questions parlementaires	par lettre, e-mail	ad hoc
plaignants (personnel de la Défense)	questions écrites	par lettre, e-mail	hebdomadaire
plaignants (personnel de la Défense)	questions orales	par lettre, e-mail	hebdomadaire
police fédérale	questions orales	contact personnel	ad hoc
conseillers en prévention	questions orales	contact personnel	ad hoc
cellule stratégique de la Défense	questions parlementaires	par lettre, e-mail	ad hoc
autres services publ. féd.	documentation	en tant que dossier	ad hoc
service de médiation féd.	questions écrites	par lettre, e-mail	ad hoc

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
cellule stratégique de la défense	conseils écrits	en tant que dossier	hebdomadaire
autres services publ. féd.	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
police fédérale	conseils écrits	en tant que dossier	ad hoc
SPF Emploi	questions écrites	par lettre, e-mail	ad hoc
cellule stratégique de la défense	conseils oraux	contact personnel	hebdomadaire
conseillers en prévention	conseils écrits	en tant que dossier	hebdomadaire

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Ministre de la Défense

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• l'organisation du travail, l'établissement des priorités,... cf. exemples ci-dessous

• la détermination du contenu de la formation nécessaire

• la détermination des manières d'effectuer l'enquête

• la décision personnelle d'ouvrir une enquête

 

La fonction doit demander une autorisation pour

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

50.000 euros

 

Budget de travail propre

50.000 euros

 

Autres données quantitatives

1. traitement annuel de 250 plaintes env. (triage et attribution)

2. traitement personnel d'env. 40 dossiers

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• les divers statuts du personnel : fonction publique (Camus, personnel civil, sécurité militaire..., statuts militaires,...)

• A.R. du 21 décembre 2001 déterminant la structure générale du Ministère de la Défense

• la loi sur le bien-être

• la jurisprudence en matière de médiation

• le code déontologique des médiateurs

 

Quelles innovations

• manières de coacher notament dans le cadre de la formation dispensée

• nouvelles techniques et méthodes de médiation pouvant apporter un meilleur résultat

 

Sur base de quel cadre de référence

• législation

• expérience

• journées d'étude, séminaires, formations,...

 

Profil de compétences génériques

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