Identification de la fonction

Code de la fonction : ILO004

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Superviser et guider les activites opérationnelles du service administratif en charge des marchés publics

afin de

permettre un fonctionnement optimal de ce service.

 

Indiquer la marche à suivre en matière de procédure dans les dossiers plus complexes ou dans des cas particuliers

afin de

opérer les choix nécessaires dans le respect des coûts, du temps et du matériel disponibles au sein du service.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

coordonner les activités administratives propres aux marchés publics

afin de

piloter les processus gérés par le service

 

Exemples de tâches

• répartir les dossiers parmi les membre de l'équipe et établir une planification ainsi que suivre l'évolution des dossiers passant de la demande initiale jusquà l'adjudication

• valider les démarches des collaborateurs entre les différentes étapes

• demander des précisions aux collaborateurs

• participer aux dossiers les plus complexes

• demander l'aval du directeur ou de l'administration centrale en cas de besoin

 

En tant que

conseiller interne

déterminer la démarche en cas de litige

afin de

permettre de résoudre certains cas plus complexes

 

Exemples de tâches

• faire constituer un dossier de règlement en cas d'exception

• transmettre éventuellement les dossiers à l'administration centrale ou au service juridique

• tenir à jour le dossier lors de la procédure judiciaire en donnant des informations aux avocats ou à l'administration centrale

• fournir de plus amples informations sur un dossier à l'Inspection des Finances

 

En tant que

spécialiste

recommander les procédures à suivre lors de marchés publics

afin de

opérer les choix adéquats pour le traitement efficace des dossiers de marchés publics, en respectant les délais et les contraintes budgétaires

 

Exemples de tâches

• jauger le contenu de la partie technique du cahier des charges

• se concerter avec les demandeurs de travaux/services afin de bien déterminer leurs nécessités

• recommander auprès de l'Inspection des Finances / la hiérarchie le mode de passation de marchés publics, en concertation avec les demandeurs de travaux services

• etablir la cotation (les critères de sélection) déterminant la priorité des offres

• suivre (et s'assurer de la bonne application de) la législation propre aux marchés publics ainsi que la législation propre aux travaux / services en question

 

En tant que

controleur

effectuer des contrôles par le biais de demandes d'informations supplémentaires

afin de

corroborer les doutes ou d'obtenir de meilleures garanties de service, de fourniture auprès des fournisseurs

 

Exemples de tâches

• (faire) contrôler l'adéquation entre l'offre introduite et le service (ou travail) réellement effectué, (faire) Contrôler l'adéquation entre l'offre et la facture, Contrôler si certains dépassements en termes de coûts ou de délais annoncés par des fournisseurs sont dus à des circonstances imprévisibles

• se baser sur la législation existante (circulaire, législation des marchés publics) afin de déterminer si certains dépassements contractuels (préjudice) sont acceptables

• faire vérifier la similitude des offres et faire contrôler leur validité

• contrôler ou faire contrôler si la société est agréée dans la catégorie de travaux correspondante (en cas de travaux) et si elle répond aux normes de cotisations sociales de l'ONSS

• pouvoir demander des justifications à un éventuel fournisseur si ces prix semblent bradés ou anormalement élevés

 

En tant que

coordinateur

informer toutes les parties de l'avancement des activités et les faire travailler ensemble

afin de

réaliser la passation des marchés publics dans le délai d'une année budgétaire

 

Exemples de tâches

• obtenir les spécifications techniques des services d'études / services techniques ou services demandeurs et demander des précisions supplémentaires afin d'établir le cahier des charges

• se concerter avec la hiérarchie afin d'obtenir l'accord de passation pour ce marché public

• soummettre les dossiers à l'administration centrale ou directement à l'Inspection des Finances

• superviser la sélection des candidats effectuée par les responsables de la partie technique des cahiers de charges

• se concerter avec le service juridique en cas de litige

 

En tant que

formateur

former les collaborateurs internes et les collaborateurs d'autres services

afin de

diffuser les meilleures pratiques en termes de passation de marchés publics

 

Exemples de tâches

• former les techniciens à la procédure de réception des biens / travaux

• former les collaborateurs internes à certaines procédures

• former les demandeurs de services quant au mode de passation de marchés de travaux publics

• conseiller des collaborateurs en termes de formations à suivre ou de formations vivement recommandées

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

selon les organisations, soit par une fonction de direction (mandat), soit par le responsable de log

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• demande de prix auprès des sociétés et autres contacts avec celles-ci

• remise d'amendes si le fournisseur a subi un préjudice (augmentation des matières premières…)

• déterminer si une annonce de préjudice est justifiée

• tout achat inférieur à 5500 €

• délégation de signature pour marchés publics atteignant les 67000€ dans certains cas

• choix des formations appropriées pour les collaborateurs

• gestion quotidienne du service

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• cahiers de charges dépassant soit 31000€ ou 65000€

• l'avis de l'Inspection des Finances est toujours sollicité au delà des 5500€

• le rapport d'évaluation des offres doit être soumis à l'Inspection des Finances

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

exemple de direction régionale en charge de travaux : 125.000.000€

 

Budget de travail propre

voir autonomie : le budget est suivi par le supérieur

 

Autres données quantitatives

1. /

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• la législation sur les marchés publics

• la législation propre aux travaux / services / fournitures

 

Quelles innovations

• peut apporter des innovations dans les procédures ; les solutions peuvent varier devant des problèmes récurrents

 

Sur base de quel cadre de référence

• expérience personnelle quotidienne

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.