Identification de la fonction

Code de la fonction : ILO036

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 07. Logistique et Economat (LO)

Raison d'être de la fonction

Diriger, planifier et coordonner l'entretien et les adaptations des bâtiments et du matériel

afin de

maintenir ces derniers dans un état optimal en matière de sécurité et d'entretien.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

répondre de la direction et de l'organisation du département de par la gestion efficace et effective du temps, des frais, des activités et des moyens

afin de

accorder et exécuter de manière optimale les travaux et les missions du département

 

Exemples de tâches

• planifier les différents travaux d'entretien et de transformation ainsi que les déménagements

• organiser et mettre en œuvre les équipes nécessaires (déménageurs, nettoyeurs, menuisiers, peintres, imprimeurs, électriciens…)

• évaluer les délais d'exécution nécessaires pour les travaux susmentionnés

• fournir les instructions nécessaires aux conducteurs des travaux

• traduire, de concert avec le directeur / directeur général, le plan stratégique et le plan opérationnel dans des actions annuelles pour le service

 

En tant que

chef de projet

lancer et suivre des études de marché et des études techniques dans le cadre des objectifs à atteindre

afin de

traduire les conclusions de ces études dans la pratique

 

Exemples de tâches

• superviser et assurer le suivi des contrats d'entretien avec les prestataires de services externes (téléphonie, entretien, photocopieuses,…)

• examiner et comparer des possibilités d'entretien au niveau interne et externe

• contrôler des demandes d'offres et des devis avant leur publication

• analyser les offres/devis/propositions reçus

• discuter et lancer de nouveaux projets ainsi que fournir le programme des besoins pour les nouveaux projets

 

En tant que

dirigeant

diriger l'exécution des travaux et répondre de l'organisation de travail du département

afin de

garantir une prestation de services optimale qui soit efficace et se déroule à temps

 

Exemples de tâches

• répartir les activités de service parmi les collaborateurs

• établir les plans d'action annuels avec les chefs d'équipe

• superviser la bonne coordination des différentes opérations effectuées, y compris avec les fournisseurs de services

• répartir les tâches entre les équipes de manière équilibrée

• diminuer l'impact des révisions d'entretien sur l'utilisation des installations

 

En tant que

expert/spécialiste

superviser le programme d'entretien préventif pour chaque équipement des bâtiments

afin de

anticiper les problèmes et défectuosités ainsi que limiter les frais des interventions

 

Exemples de tâches

• déterminer la fréquence d'entretien réglementaire/idéale par équipement

• s'assurer que les bâtiments et installations respectent les normes de sécurité et les normes sanitaires

• évaluer le fonctionnement et la durée de vie de l'équipement

• évaluer l'évolution des frais sur la base de l'obsolescence des installations

• déterminer le moment idéal de remplacement

 

En tant que

contrôleur

répondre du contrôle final des tâches effectuées et du budget

afin de

réduire la marge d'erreur et obtenir une satisfaction optimale du client

 

Exemples de tâches

• suivre et contrôler la sous-traitance du matériel nécessaire

• suivre et contrôler la bonne exécution des travaux

• suivre et contrôler les travaux effectués par des firmes externes

• contrôler la facturation

• contrôler l'établissement des devis

 

En tant que

représentant

se concerter et négocier avec des acteurs internes et externes

afin de

défendre du mieux possible les intérêts de l'organisation

 

Exemples de tâches

• négocier avec les fournisseurs

• participer au choix du fournisseur pris en considération et à l'attribution des marchés

• signaler tous les défauts techniques et architecturaux du(/des) bâtiment(s) au(x) propriétaire(s)

• diffuser des informations parmi les différentes entités opérationnelles

 

En tant que

coach

transmettre son expertise technique à ses collaborateurs et la mettre à leur disposition

afin de

garantir le développement de leurs connaissances et faciliter leur intégration

 

Exemples de tâches

• offrir ses connaissances en ce qui concerne les matières, méthodes et processus

• dispenser des formations formelles aux responsables

• s'assurer de la bonne préparation et formation des nouveaux collaborateurs sur le terrain

• prendre en considération les questions et besoins relatifs à la formation

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui

Quelle information

Sous quelle forme

Avec quelle fréquence

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le gestionnaire logistique ou le directeur du patrimoine ou … (niveau N-2 ou N-1 dans de plus petite

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 51-200 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• organisation du travail

• fréquence des révisions d'entretien des bâtiments

• établissement de devis

• évaluation de l'état de l'équipement

• organisation du service

• Il y a un délégation de signature de 30.000€ à 100.000 €

• négociation des prix des contrats d'entretien

• intervention lors de travaux de rénovation urgents

• l'emploi des budgets de base présupposés (ex. : 20% consacrés à l'entretien, 15% à l'électricité…)

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• travaux non-budgétisés

• tout ce qui s'écarte des directives et des compétences

• budget pour des projets spécifiques qui ne relèvent pas de l'entretien quotidien (rénovation d'une partie d'un bâtiment...)

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

 

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• cadre légal, réglementaire, budgétaire et technique

• normes techniques au sein de l'administration

• normes de sécurité et normes sanitaires

• normes urbanistiques et environnementales

 

Quelles innovations

• solutions de remplacement pour les travaux longs et coûteux

• solutions de remplacement pour les achats (location, sous-traitance…)

• solutions de remplacement pour l'énergie utilisée (éclairage, chauffage…)

• optimisation des procédures d'entretien

 

Sur base de quel cadre de référence

• les informations sont souvent disponibles au sein de l'organisation

• expérience propre

 

Profil de compétences génériques

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