Conseiller études et documentation - Coordinateur (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DCO303
Niveau: A
Classe : A3 Famille de fonctions : Dirigeants tactiques Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)
Raison d'être de la fonction
En accord avec le Directeur du Service de Staff Etudes & Documentation (N-1), déterminer les objectifs opérationnels de l'équipe "Infothèque" en ce qui concerne par exemple:
- exploitation de la bibliothèque et du système bibliothécaire éléctronique
- politique d'achats concernant les oeuvres et leur indexation
en assumer la responsabilité finale
afin de
d'atteindre les objectifs de cette équipe de façon effective et efficace
Diriger l'équipe sur le plan opérationnel
afin de
assumer le suivi qualitatif et quantitatif du travail de l'équipe
Finalités
En tant queSpécialisteDéterminer les objectifs de l'équipe "Infothèque" comme par exemple - politique d'achats en fonction des besoins des clients
- réalisation d'un système d'exploitation convivial
- réalisation d'un interval minimal entre achat et indexation
- réalisation d'un système d'indexation bien structuré et convivial
afin de
les communiquer aux collaborateurs et faire contribuer l'équipe au meilleur fonctionnement possible de l'entité
Exemples de tâches
- Analyser les besoins des clients en matière d'assistance et structure de la collection
- Analyser la performance du sytème d'exploitation
- Tirer des conclusions de ces analyses pour déterminer les objectifs et les priorités de l'équipe
- Organiser des réunions avec les collaborateurs pour leur communiquer les objectifs
En tant queorganisateur Déterminer les actions à mettre en oeuvre par les membres de son équipe en fonction des moyens disponibles
afin de
atteindre les objectifs fixés et de donner des directives claires au personnel
Exemples de tâches
- Apprécier le volume de travail et/ou la disponibilité en personnel et en matériel
- Expliquer les actions à mener
- Etablir l'inventaire des actions prioritaires à mener pour atteindre les objectifs
En tant quePlanificateurOpérationnaliser le plan du Directeur du Service Etudes et Documentation (E&D) reprenant les actions concrètes à mettre en oeuvre par les membres de l'équipe
afin de
assumer la responsabilité de l'exécution du plan
Exemples de tâches
- Organiser des réunions avec les membres de l'équipe
- Attribuer des missions claires et précises aux membres de l'équipe
- Assurer un contact continu avec les membres de l'équipe
En tant quedirigeantMotiver, évaluer, diriger les différents membres de l'équipe
afin de
susciter un investissement optimal de chacun d'eux
Exemples de tâches
- supprimer toutes les causes de la démotivation
- impliquer les membres de l'équipe en déléguant
- participer à des séminaires de formation et de coaching individuel
- agir sur le plan individuel et sur le plan de l'équipe
En tant queSuperviseurAssurer le suivi qualitatif et quantitatif du travail produit par les membres de l'équipe
afin de
apprécier la réalisation des objectifs fixés par rapport aux moyens mis à disposition pour les atteindre
Exemples de tâches
- Examiner régulièrement le tableau de bord de son équipe
- Tirer des conclusions et interroger les membres de son équipe
- Inciter à trouver des solutions d'amélioration
- Reconnaître et apprécier les efforts et résultats positifs
- Veiller à l'éthique des collaborateurs et au respect des règlements et directives
En tant quepersonne de contactEtablir les contacts formels et informels internes et externes nécessaires avec les autres bibliothèques publiques et privées, éditeurs et fournisseurs de systèmes d'exploitation
afin de
disposer de toutes les informations nécessaires pour garantir le bon fonctionnement de son équipe
Exemples de tâches
- Représenter son équipe lors de réunions internes et externes
- Assurer la diffusion des informations reçues auprès des membres de son équipe
En tant querapporteurAssurer le feed-back régulier et ponctuel des activités et des résultats de son équipe auprès du Directeur de E&D
afin de
lui permettre de les évaluer et de les intégrer dans sa politique de gestion
Exemples de tâches
- Participer à des réunions
- Provoquer des rencontres informelles avec le Directeur de E&D
- Proposer des initiatives à son Directeur
- Faire des propositions d'adaptation des objectifs de l'infothèque
Positionnement
La fonction est dirigée par
le Directeur E&D (N-1)
La fonction assure la direction fonctionnelle d'un groupe de 11 ETP de niveaux A, B, C et D
La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
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