Identification de la fonction

Code de la fonction : DCO303

Niveau: A

Classe : A3

Famille de fonctions : Dirigeants tactiques

Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)

Raison d'être de la fonction

En accord avec le Directeur du Service de Staff Etudes & Documentation (N-1), déterminer les objectifs opérationnels de l'équipe "Infothèque" en ce qui concerne par exemple:

- exploitation de la bibliothèque et du système bibliothécaire éléctronique
- politique d'achats concernant les oeuvres et leur indexation

en assumer la responsabilité finale

afin de

d'atteindre les objectifs de cette équipe de façon effective et efficace

 

Diriger l'équipe sur le plan opérationnel

afin de

assumer le suivi qualitatif et quantitatif du travail de l'équipe

 

Finalités

En tant que

Spécialiste

Déterminer les objectifs de l'équipe "Infothèque" comme par exemple - politique d'achats en fonction des besoins des clients
- réalisation d'un système d'exploitation convivial
- réalisation d'un interval minimal entre achat et indexation
- réalisation d'un système d'indexation bien structuré et convivial

afin de

les communiquer aux collaborateurs et faire contribuer l'équipe au meilleur fonctionnement possible de l'entité

 

Exemples de tâches

• Analyser les besoins des clients en matière d'assistance et structure de la collection

• Analyser la performance du sytème d'exploitation

• Tirer des conclusions de ces analyses pour déterminer les objectifs et les priorités de l'équipe

• Organiser des réunions avec les collaborateurs pour leur communiquer les objectifs

 

En tant que

organisateur

Déterminer les actions à mettre en oeuvre par les membres de son équipe en fonction des moyens disponibles

afin de

atteindre les objectifs fixés et de donner des directives claires au personnel

 

Exemples de tâches

• Apprécier le volume de travail et/ou la disponibilité en personnel et en matériel

• Expliquer les actions à mener

• Etablir l'inventaire des actions prioritaires à mener pour atteindre les objectifs

 

En tant que

Planificateur

Opérationnaliser le plan du Directeur du Service Etudes et Documentation (E&D) reprenant les actions concrètes à mettre en oeuvre par les membres de l'équipe

afin de

assumer la responsabilité de l'exécution du plan

 

Exemples de tâches

• Organiser des réunions avec les membres de l'équipe

• Attribuer des missions claires et précises aux membres de l'équipe

• Assurer un contact continu avec les membres de l'équipe

 

En tant que

dirigeant

Motiver, évaluer, diriger les différents membres de l'équipe

afin de

susciter un investissement optimal de chacun d'eux

 

Exemples de tâches

• supprimer toutes les causes de la démotivation

• impliquer les membres de l'équipe en déléguant

• participer à des séminaires de formation et de coaching individuel

• agir sur le plan individuel et sur le plan de l'équipe

 

En tant que

Superviseur

Assurer le suivi qualitatif et quantitatif du travail produit par les membres de l'équipe

afin de

apprécier la réalisation des objectifs fixés par rapport aux moyens mis à disposition pour les atteindre

 

Exemples de tâches

• Examiner régulièrement le tableau de bord de son équipe

• Tirer des conclusions et interroger les membres de son équipe

• Inciter à trouver des solutions d'amélioration

• Reconnaître et apprécier les efforts et résultats positifs

• Veiller à l'éthique des collaborateurs et au respect des règlements et directives

 

En tant que

personne de contact

Etablir les contacts formels et informels internes et externes nécessaires avec les autres bibliothèques publiques et privées, éditeurs et fournisseurs de systèmes d'exploitation

afin de

disposer de toutes les informations nécessaires pour garantir le bon fonctionnement de son équipe

 

Exemples de tâches

• Représenter son équipe lors de réunions internes et externes

• Assurer la diffusion des informations reçues auprès des membres de son équipe

• Rencontrer des experts

 

En tant que

rapporteur

Assurer le feed-back régulier et ponctuel des activités et des résultats de son équipe auprès du Directeur de E&D

afin de

lui permettre de les évaluer et de les intégrer dans sa politique de gestion

 

Exemples de tâches

• Rédiger des rapports

• Participer à des réunions

• Provoquer des rencontres informelles avec le Directeur de E&D

• Proposer des initiatives à son Directeur

• Faire des propositions d'adaptation des objectifs de l'infothèque

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
propre SPF	questions écrites	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres services publ. féd.	questions écrites	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
management	questions écrites	en tant que dossier	ad hoc
collègues	questions orales	réunion, groupe de pilotage	hebdomadaire

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
propre SPF	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	quotidien
autres services publ. féd.	conseils écrits	par lettre, e-mail ...	ad hoc
organisations/entreprises	questions écrites	par lettre, e-mail ...	hebdomadaire
collègues	conseils oraux	informel	quotidien
management	conseils écrits	en tant que dossier	mensuel

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

le Directeur E&D (N-1)

La fonction assure la direction fonctionnelle d'un groupe de 11 ETP de niveaux A, B, C et D

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 11-50 collaborateurs de Niveau A /SW Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• Répartition du travail entre les membres de l'équipe

• Méthodes de travail et missions au sein de l'équipe, dans le cadre de la réalisation de son plan d'action

• Prise de contacts externes et internes

• Méthodes d'évaluation du travail fourni par les membres de l'équipe

• la gestion du budget propre

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• Faire apporter des adaptations au plan d'actions rédigé par le Directeur E&D en fonction des moyens matériel, de personnel disponible, de circonstances particulières dans le déroulement des activités de son équipe

• Suivre des cours et des séminaires

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

800 000 euros

 

Autres données quantitatives

1. Nombre de ETP de l'équipe Infothèque : 11

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• Plan d'action rédigé par le Directeur E&D

• Législation et règlementation en matière de gestion administrative et de dépenses publiques

 

Quelles innovations

• Méthodes de travail dans le cadre de la réalisation du plan d'action

• Directives et instructions opérationnelles internes à l'équipe

 

Sur base de quel cadre de référence

• Détermination et exécution des objectifs opérationnels de l'équipe

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.