Identification de la fonction

Code de la fonction : DCO001

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Dirigeants opérationnels

Catégorie de métiers : 02. Communication et Information (CO)

Raison d'être de la fonction

En tant que chef de service, vous êtes responsable du service Gestion de documents, qui est chargé de créer, d’optimaliser et de gérer les documents

afin de

garantir une lisibilité optimale et la structure de documents la plus adéquate.

 

Finalités

En tant que

dirigeant

assurer le pilotage des collaborateurs et l'organisation du service

afin de

veiller à ce que ceux-ci contribuent à la réalisation des objectifs opérationnels.

 

Exemples de tâches

• Donner des directives à vos collaborateurs

• Répartir les tâches entre vos collaborateurs en fonction de leurs compétences

• Fixer des priorités

• Informer et faire rapport à la hiérarchie

 

En tant que

coordinateur

Assurer la gestion administrative du personnel (tenir à jour les congés et les absences, établir les besoins en personnel,...), du matériel et de l'informatique (déterminer les besoins, faire les demandes)

afin de

garantir la continuité du service

 

Exemples de tâches

• Déterminer les besoins en formation en fonction du travail

• Veiller à l'uniformité des documents (langue, forme et contenu)
  

• Individualiser les fonctions et déterminer les objectifs individuels dans les entretiens de fonction et de planning

• Examiner l’évolution intermédiaire dans les entretiens de fonctionnement et déterminer éventuellement les besoins de formation. Mener les entretiens d’évaluation
  

• Rédiger des rapports et les transmettre au service développement et évaluation

 

En tant que

personne de contact

être un point d'information pour tout ce qui est en rapport avec la gestion et la lisibilité des documents

afin de

centraliser toutes les informations relatives à la gestion des documents.

 

Exemples de tâches

• Se concerter avec les chefs de service qui veulent lancer de nouveaux documents

• Participer activement aux réunions relatives aux projets pour lesquels de nouveaux documents seront établis

• Se concerter avec les services ICT au sujet du soutien informatique (les possibilités techniques et leur évolution) pour la confection de nouveaux documents et la gestion des documents existants

• Être le point d'information pour les utilisateurs finaux qui sont à la recherche de certains documents

• Entretenir des contacts avec les services de communication interne et externe, en ce qui concerne la publication de certains documents sur l'intranet et l'internet

 

En tant que

coach

former de manière continue, soutenir et encadrer vos collaborateus

afin de

accroître leurs compétences personnelles et de promouvoir leur autonomie.

 

Exemples de tâches

• Stimuler la prise d'initiatives chez vos collaborateurs

• Motiver, former et encadre les (nouveuax) collaborateurs

• Evaluer les capacités des collaborateurs et essayer d'utiliser celles-ci au mieux

• Ecouter vos collaborateurs et les aider lors de la recherche de solutions ou de la gestion de problèmes interpersonnels dans le service

• Donner un feedback constructif

 

En tant que

expert/spécialiste en langue

sensibiliser et donner des avis concernant la lisibilité des documents

afin de

rendre les textes de l’Office national des Pensions (ONP) clairement lisibles et compréhensibles pour le public cible.

 

Exemples de tâches

• Etablir des directives pour la rédaction de textes clairs

• Donner des avis sur la lisibilité de textes concrets

• Lire et corriger le travail des experts en lisibilité

• Lancer des campagnes de sensibilisation qui prouvent l’importance de textes lisibles

 

En tant que

styliste

assurer l’approbation de la mise en pages des documents

afin de

veiller à ce que ceux-ci soient clairs et reconnaissables.

 

Exemples de tâches

• Vérifier si la mise en pages exacte (standard ou particulière) a été appliquée

• Coopérer au développement d’un style maison

 

En tant que

gestionnaire de documents

assurer la gestion des documents

afin de

toujours mettre la version la plus récente à la disposition de l’utilisateur.

 

Exemples de tâches

• Garder les documents dans des fichiers électroniques

• Veiller à ce que tous les documents existants soient tenus à jour

• Assurer un accès simple aux documents pour les utilisateurs finaux

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Directeur en communication interne

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.