Identification de la fonction

Code de la fonction : DTI714

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Coordinateurs techniques

Catégorie de métiers : 16. Technique et Infrastructure (TI)

Raison d'être de la fonction

Assurer la planification, la réalisation et la surveillance du logement, des prestations de service et des moyens proposés aux occupants, coaché par l’Attaché A2 Facility Management-Responsable d’équipe

afin de

atteindre un niveau élevé en termes d'utilité et de facilité d'usage pour les occupants, et faire en sorte que les coûts soient répartis équitablement selon des clés concrètes de répartition.

 

Organiser les contrôles, l'entretien et les travaux de réparation ou d'agrandissement de l'infrastructure et des installations techniques dans le(s) bâtiment(s) comptant un nombre d’occupants restreint et/ou d’une complexité limitée, coaché par l’Attaché A2 Facility Management-Responsable d’équipe

afin de

en perfectionner le fonctionnement technique, dans le respect des normes de sécurité tout en étant attentif aux implications budgétaires.

 

Finalités

En tant que

gestionnaire du bâtiment (général),

coaché par l’Attaché A2 Facility Management-Responsable d’équipe, assurer la gestion générale du(des) bâtiment(s) comptant un nombre d’occupants restreint et/ou d’une complexité limitée

afin de

satisfaire au mieux les clients.

 

Exemples de tâches

• établir un dossier d'identité tant architectural que technique

• suivre la sécurité générale tant du bâtiment que des installations techniques

• suivre la gestion générale de la politique énergétique du bâtiment, l'usage rationnel des installations et tenir à jour les statistiques relatives la consommation

• suivre la gestion des parties communes du bâtiment: utilisation, entretien, contrôle, surveillance; résoudre les situations conflictuelles entre les différents occupants, le propriétaire et le service de gestion

• appliquer les obligations administratives et légales relatives aux bâtiments et aux équipements

 

En tant que

gestionnaire du bâtiment (technique),

coaché par l’Attaché A2 Facility Management-Responsable d’équipe, assurer l'entretien du(des) bâtiment(s) comptant un nombre d’occupants restreint et/ou d’une complexité limitée et des installations techniques

afin de

optimiser le fonctionnement, en termes de technique et de facilité d'usage, de l'infrastructure et des installations.

 

Exemples de tâches

• aborder l'entretien de manière préventive et non curative (entretien ordinaire par opposition à garantie totale)

• déterminer l'entretien qui incombe aux occupants

• conclure les contrats d'entretien (description des travaux à exécuter, estimation/demandes de prix/comparaison des prix; traitement et suivi des plaintes/organisation des réunions de travail avec l'exploitant et les occupants)

• coordonner les différentes tâches relatives à l'entretien, le planning de l'entretien, fixer les périodes d'entretien avec arrêt des machines

• suivre les contrôles légaux

 

En tant que

gestionnaire de budget,

coaché par l’Attaché A2 Facility Management-Responsable d’équipe, introduire la demande, attribuer et suivre les dépenses budgétaires de petite ou moyenne ampleur

afin de

réaliser les différentes missions dans les limites budgétaires fixées et en appliquant une politique conséquente et consciente des coûts.

 

Exemples de tâches

• effectuer la budgétisation à court et à long terme pour les dépenses courantes ainsi que pour les dépenses exceptionnelles; contrôler les coûts et faire rapport; établir les indices chiffrés

• attribuer et suivre les affectations budgétaires dans les limites de valeur inhérentes à la fonction

• demander des budgets prévisionnels auprès de l'occupant pour le paiement (remboursement) des frais réalisés

• faire approuver les états d'avancement relatifs aux travaux d'adaptation

• vérifier les factures, les approuver et les préparer pour le paiement

 

En tant que

responsable de projet

coaché par l’Attaché A2 Facility Management-Responsable d’équipe, apprécier les besoins; réaliser la phase d'étude; exécuter et contrôler, après la réception, des projets de grandeur et d'impact limité, à caractère purement technique, mixte ou non technique

afin de

finaliser ces projets dans les délais fixés et en tenant compte du budget.

 

Exemples de tâches

• planifier les différents travaux d'entretien/de transformation et les déménagements

• établir les devis

• demander et analyser les études et les offres

• donner les instructions utiles aux conducteurs de travaux

• négocier avec les firmes externes

 

En tant que

superviseur technique

surveiller sur place l'exécution des travaux, veiller à la qualité des installations techniques et de l'infrastructure, s'assurer du respect du budget

afin de

faire en sorte que les travaux exécutés soient conformes aux normes et à la législation ainsi qu'au cahier des charges.

 

Exemples de tâches

• contrôler les documents techniques d'adjudication et d'exécution

• vérifier la conformité au regard des spécifications du devis et des normes légales

• contrôler les plans d'exécution et les états de paiement des organisations exécutrices

• superviser et contrôler l'exécution des travaux

• faire mention des défauts techniques et architecturaux du(des) bâtiment(s)

 

En tant que

médiateur

délibérer et négocier avec les acteurs internes et externes

afin de

défendre le mieux possible les intérêts de la Régie d'une part, et ceux des occupants d'autre part.

 

Exemples de tâches

• négocier avec les firmes externes / clients

• négocier avec les experts, les sous-traitants

• négocier avec toutes les catégories et tous les niveaux au sein de l'organisation

• négocier avec les occupants et organiser des réunions de coordination

• participer aux réunions de concertation et de travail, et résoudre les problèmes

 

En tant que

responsable opérationnel

engager, superviser et contrôler le personnel exécutant faisant partie soit de l'organisation, soit dépendant de tiers

afin de

contribuer au respect des délais et de la qualité ainsi que des coûts liés aux projets planifiés.

 

Exemples de tâches

• définir et déterminer les travaux

• prendre contact avec les firmes externes et distribuer les tâches

• superviser la bonne coordination des différentes interventions effectuées

• réunir et contrôler les états d'exécution des travaux

 

En tant que

administrateur

gérer les procédures administratives

afin de

assurer correctement et dans les temps, la mise à disposition de la documentation et des informations, tant pendant la durée qu'après l'exécution des travaux; assurer le traitement ultérieur des procédures administratives et financières.

 

Exemples de tâches

• assurer le traitement administratif des devis/cahiers des charges

• tenir la comptabilité des recettes et des dépenses

• vérifier et approuver les factures et les préparer pour le paiement; superviser les paiements

• traiter la correspondance

 

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Le chef de division ou le chef de service du service extérieur selon la situation; l'attaché A1 est en outre coaché par l'Attaché A2 Facility management - Responsable d’équipe

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 1-10 collaborateurs de Niveau B Niveau C Niveau D

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.