Identificatie van de functie

Functiecode : DTI714

Niveau: A

Klasse : A1

Functiefamilie : Technische coördinatoren

Beroepscategorie : 16. Techniek en Infrastructuur (TI)

Doel van de functie

Het plannen, realiseren en bewaken van de huisvesting, de dienstverlening en de middelen die aan de bezetters worden aangeboden, hierbij gecoacht door de Attaché A2 Facility management-Teamverantwoordelijke

teneinde

een optimaal niveau te bereiken inzake nut en gebruiksgemak voor de bezetters en te komen tot een billijke kostenverdeling volgens de concrete verdeelsleutels.

 

Het organiseren van de controles van het onderhoud en van de reparatie- of uitbreidingswerkzaamheden aan de infrastructuur en de technische installaties in gebouw(en) met een klein aantal bezetters en (of) beperkte complexiteit, hierbij gecoacht door de Attaché A2 Facility management-Teamverantwoordelijke

teneinde

een optimaal niveau te bereiken van het technisch functioneren ervan binnen de veiligheidsnormen en met aandacht voor de budgettaire implicaties.

 

Resultaatgebieden

Als

beheerder van het gebouw (algemeen),

hierbij gecoacht door de Attaché A2 Facility management-Teamverantwoordelijke, instaan voor het algemeen beheer van het(de) gebouw(en) met een klein aantal bezetters en (of) beperkte complexiteit

teneinde

een optimale klantentevredenheid te realiseren.

 

Voorbeelden van taken

• het opstellen van een identiteitsdossier zowel architecturaal als technisch

• opvolgen van de algemene veiligheid zowel voor het gebouw als voor de technische installaties

• opvolgen van het algemeen energiebeheer van het gebouw - rationeel gebruik van de installaties - het bijhouden van de verbruiksstatistieken

• opvolgen van het beheer van de gemeenschappelijke delen van het gebouw - gebruik, onderhoud, toezicht, bewaking en het oplossen van conflictsituaties tussen de verschillende bezetters, de eigenaar en de beheerdienst

• het toepassen van de administratieve en wettelijke verplichtingen voor het gebouw en de uitrustingen

 

Als

beheerder van het gebouw (technisch),

hierbij gecoacht door de Attaché A2 Facility management-Teamverantwoordelijke, instaan voor het onderhoud van het(de) gebouw(en) met een klein aantal bezetters en (of) beperkte complexiteit en de technische installaties

teneinde

tot een optimalisatie te komen van het technisch en gebruiksvriendelijk functioneren van infrastructuur en installaties.

 

Voorbeelden van taken

• onderhoudsbenadering - preventief versus curatief - gewoon onderhoud versus totale waarborg

• bepalen welk onderhoud door de bezetters dient te gebeuren

• het afsluiten van onderhoudsovereenkomsten (beschrijving van de uit te voeren werken, raming-prijsvraag-prijsvergelijking, afsluiten contract-bestelling, uitvoering-opvolging-klachtenbehandeling, het organiseren van werkvergaderingen met exploitant en bezetters)

• coördineren van de verschillende onderhoudstaken - planning van het onderhoud - bepaling van de periodes voor stilstandsonderhoud

• opvolgen van de wettelijke controles

 

Als

budgetbeheerder,

hierbij gecoacht door de Attaché A2 Facility management-Teamverantwoordelijke, het aanvragen, toewijzen en opvolgen van budgetbestedingen van kleine of gemiddelde grootte

teneinde

tot de realisatie te komen van de verschillende opdrachten binnen de vastgelegde budgettaire limieten en vanuit een consequent doorgevoerd kostenbewustzijn.

 

Voorbeelden van taken

• budgettering op korte en lange termijn zowel voor courante uitgaven als buitengewone uitgaven ; kostencontrole en rapportage ; het opstellen van kengetallen

• het toewijzen en opvolgen van budgetbestedingen binnen de aan de functie verbonden limieten qua waarde

• het opvragen van geprevisioneerde budgetten bij de bezetter voor de (terug)betaling van gemaakte kosten

• vorderingsstaten ter goedkeuring voorleggen voor aanpassingswerken

• nazien van de facturen, goedkeuren en klaarmaken voor betaling

 

Als

projectverantwoordelijke

hierbij gecoacht door de Attaché A2 Facility management-Teamverantwoordelijke, het verwezenlijken van de behoeftebepaling, studiefase, uitvoering en controle na oplevering van projecten met beperkte grootte en impact en van een puur technische, gemengde of niet-technische aard

teneinde

deze projecten tot een goed einde te brengen binnen bepaalde termijnen en rekening houdend met het budget.

 

Voorbeelden van taken

• het plannen van de verschillende onderhouds-/transformatiewerkzaamheden en van de verhuizen

• het opmaken van bestekken

• aanvragen en analyseren van studies en offertes

• de nodige onderrichtingen aan de conducteurs van de werken verstrekken

• onderhandelen met externe firma's

 

Als

technisch supervisor

waken over de uitvoering van de werken ter plaatse, over de kwaliteit van de technische installaties en de infrastructuur en over het respecteren van het budget

teneinde

de uitgevoerde werken in overeenstemming te brengen met zowel de normen, de regelgeving als het lastenboek.

 

Voorbeelden van taken

• het controleren van technische documenten van aanbesteding en uitvoering

• het controleren van de conformiteit met de specificaties van het bestek en met de wettelijke normen

• het controleren van de uitvoeringsplannen en de verrekeningsstaten van de uitvoerende organisaties

• het opvolgen en controleren van de uitvoering van de werken

• het melden van technische en architecturale gebreken van het (de) gebouw(en)

 

Als

bemiddelaar

overleggen en onderhandelen met interne en extere actoren

teneinde

de belangen enerzijds van de Regie en anderzijds van de bezetters zo goed mogelijk te verdedigen.

 

Voorbeelden van taken

• onderhandelen met externe firma's-klanten

• onderhandelen met deskundigen, toeleveranciers

• onderhandelen met alle geledingen en niveau's binnen de eigen organisatie

• onderhandelen met de bezetters en het organiseren van coördinatievergaderingen

• deelnemen aan overleg- en werkvergaderingen en het oplossen van problemen

 

Als

operationeel verantwoordelijke

het inzetten, opvolgen en controleren van uitvoerend personeel hetzij behorend tot de eigen organisatie, hetzij van derden

teneinde

bij te dragen tot het respecteren van zowel de tijdslimieten, de kwaliteit als de kosten verbonden aan de geplande opdrachten.

 

Voorbeelden van taken

• het bepalen en vastleggen van de werkopdrachten

• het contacteren van de externe firma en het toekennen van de opdrachten

• het superviseren van de goede coördinatie van de verschillende uitgevoerde ingrepen

• het verzamelen en controleren van werkuitvoeringsstaten

 

Als

administrator

het beheren van de administratieve procedures

teneinde

te verzekeren dat de informatie en documentatie zowel tijdens als na de uitvoering van de werken tijdig en correct beschikbaar zijn en de verdere administratieve-financiële afhandelingsprocedures gevolgd kunnen worden.

 

Voorbeelden van taken

• bestekken-lastenboeken administratief behandelen

• het bijhouden van de boekhouding van ontvangsten en uitgaven

• het nazien van facturen, goedkeuren en klaarmaken voor betaling ; het opvolgen van de betalingen

• correspondentie afhandelen

 

 

Netwerkelementen - VAN wie krijgt de functie informatie?

Van wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Diensthoofd	opdrachten, adviezen	mondeling en schriftelijk	wekelijks
Attaché A2 Facility management - Teamverantwoordelijke	adviezen	mondeling en schriftelijk	wekelijks
Bezetters	voorstellen, opdrachten	mondeling en schriftelijk	ad hoc
Uitvoerende organisaties	offertes, bestekken	schriftelijk	ad hoc
Uitvoerders	vorderings- en werkstaten	schriftelijk	ad hoc
Controleagentschappen	PV's, certificaten	schriftelijk	ad hoc
Eigen organisatie	budgetten, basisgegevens	mondeling en schriftelijk	ad hoc

 

Netwerkelementen - AAN wie geeft de functie informatie?

Aan wie	Welke informatie	Onder welke vorm	Met welke frequentie
Diensthoofd	adviezen, rapporten	mondeling en schriftelijk	wekelijks
Attaché A2 Facility management - Teamverantwoordelijke	rapporten	mondeling en schriftelijk	wekelijks
Bezetters	doorrekening via verdeelsleutel	schriftelijk	ad hoc
Uitvoerende organisaties	offerte-aanvragen, goedkeuringen offertes	schriftelijk	ad hoc
Eigen organisatie	vragen, opdrachten	mondeling en schriftelijk	ad hoc

 

Positionering

De functie krijgt leiding van

Afdelingshoofd of diensthoofd van de buitendienst naargelang de situatie; de A1 attaché wordt ook gecoacht door de Attaché A2 Facility management - Teamverantwoordelijke

 

De functie geeft leiding aan een groep van : 1-10 medewerkers van Niveau B Niveau C Niveau D

 

Autonomie

De functie kan autonoom beslissen over

• de uitvoering van onvoorziene werkzaamheden beneden de toegewezen budgetlimiet de uitvoering van werkzaamheden zoals gebudgetteerd de eigen werkmethode binnen technisch beheer de aard en de frequentie van de contacten met de bezetters

 

De functie moet autorisatie vragen voor

• belangrijke onvoorziene werkzaamheden die het budget overschrijden

 

Impact

Totaal werkbudget entiteit

 

Eigen werkbudget

 

 

Technische expertise

Technisch competentieprofiel

Om het technisch competentieprofiel op te maken, staan het technisch competentierooster of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.

 

Innovatie

Aan welke richtlijnen, instructies en wetgeving is de functie gebonden

• wetgeving op de overheidsopdrachten bouwreglementering regelgeving en normeringen zowel op het vlak van de infrastructuur, de gebruikers (bezetters) als de omgeving en dit op operationeel vlak. Bijvoorbeeld inzake veiligheid in het algemeen en brandveiligheid in het bijzonder ; technische normen en certificaten ; stedenbouwkundige en milieunormen

 

Welke vernieuwingen

• kennisverwerving van nieuwe ontwikkelingen in de toegepaste technieken en gebruik van deze kennis bij nieuwe opdrachten alternatieven voor langdurige en dure werken alternatieve energiebronnen (verlichting, verwarming) optimalisering van de onderhoudsprocedures

 

Gebaseerd op welk referentiekader

• de eigen functie en de wetgeving, regelgeving en normering terzake

 

Generiek competentieprofiel

Om het generiek competentieprofiel te bepalen, staan het boek met de generieke competentieprofielen of de applicatie Crescendo tot uw beschikking.