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Attaché concertation et collaboration (M/F/X)

 

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.

 

Identification de la fonction

Code de la fonction : DBV013

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Médiateurs

Catégorie de métiers : 11. Population et Sécurité (BV)




Raison d'être de la fonction

Assister le management pour le développement, la préparation, l’organisation, la coordination, la structuration et le suivi des activités de concertation et de collaboration, avec les partenaires externes (au niveau fédéral, régional et local), nécessaires à la bonne exécution des missions de la Direction Générale Maisons de Justice (DGMJH) . Transposer les accords de concertation passés à différents niveaux dans une réglementation univoque applicable dans la pratique et organiser les flux de données et de communication afin de communiquer les orientations et décisions prises à toutes les parties concernées

afin de

- Favoriser la collaboration et la concertation avec les partenaires externes et veiller au fonctionnement optimal des concertations de sorte que des décisions puissent être prises conformément aux dispositions légales, aux missions, à la méthodologie des maisons de justice (MJ), aux possibilités budgétaires et aux notes de politique
- Garantir l’exécution efficace et correcte des missions, conformément aux décisions prises et à la réglementation élaborée.
- Veiller à l’uniformité et à l’harmonisation des pratiques
- Atteindre de manière efficace les résultats opérationnels du service et ce, conformément aux objectifs stratégiques et opérationnels de la DGMJH

 

Gérer les informations relatives aux concertations et collaborations passées avec les différents partenaires internes et externes (communautés et régions, autorités judiciaires, secteurs associatifs, autres SPF) assimiler le flux de données dans des fichiers informatisés et assister le management en lui fournissant toutes les informations pertinentes nécessaires à la bonne gestion des concertations

afin de

pouvoir, à tout moment, fournir des données et informations stratégiques correctes, pouvoir appuyer les concertations et collaborations futures, et pouvoir exécuter les missions correctement et en temps utile.

 

Finalités
En tant que
conseiller externe et interne
    soutenir et conseiller le Directeur Général (DG) et le management de ligne aux niveaux conceptuel et organisationnel pour les diverses concertations en leur apportant l’aide nécessaire à la concrétisation des concertations ; en leur fournissant toutes les informations nécessaires à la conduite des concertations et aux prises de décisions dans ce cadre ; en analysant les concertations menées ( types, contenu, problématiques,….) et en effectuant des travaux de recherche et d’analyse préparatoires aux diverses concertations

afin de

    - veiller à un fonctionnement optimal des concertations et processus de collaboration de manière à ce que les discussions aboutissent à des solutions et des décisions applicables, conformément aux dispositions légales, aux missions et à la méthodologie des maisons de justice, aux notes de politique, …
    - Structurer et appuyer la collaboration avec les différents partenaires sur des accords spécifiques
    - harmoniser les pratiques et collaborer au développement d’une stratégie globale des Maisons de justice

 

Exemples de tâches
  • Analyser les questions/problèmes et propositions faites par les différentes parties concernées aux regards des missions et des objectifs de la DGMJH ; analyser et documenter les thèmes, points, questions soumis à concertation
  • Aider le management à organiser des réunions et à élaborer l'ordre du jour en analysant les points, questions, problèmes, propositions, etc., qui feront l'objet des débats
  • Participer éventuellement à des réunions de concertation afin de présenter des points de vue de la DG, analyser des données, rédiger le rapport des réunions
  • Formaliser et assurer le suivi des décisions prises ainsi que leur application
  • Intégrer/transposer les décisions issues des concertations dans les réglementations, les procédures et les modifications dans les systèmes informatiques

 

En tant que
gestionnaire de connaissances
    Rechercher et mettre à disposition du management les connaissances et l’expertise nécessaires aux concertations et processus de collaboration. Assurer structurellement et administrativement le développement, l'élaboration et le suivi des procès verbaux des réunions, des documents de travail, des notes juridiques et techniques, de la réglementation en rapports avec les concertations menées, … en vue d'appuyer les (décisions des) organes de concertations, et ce de manière cohérente et univoque.

afin de

    fournir au management des informations claires et pertinentes de sorte qu'il puisse mener au mieux les discuss ions requises et préparer, négocier et passer des accords de coopération clairs, applicables et réalistes au regard de la mission, de la vision et des objectifs de la DGMJH.

 

Exemples de tâches
  • Structurer toutes les données relatives aux concertations et processus de collaboration (type, contenu et structure, etc.), structurer (définir le contenu et la structure de fichiers de données, etc.), préparer, organiser, vérifier, exécuter et suivre le traitement collectif des données
  • Réceptionner les documents (PV des réunions, ….) ; synthétiser les PV des réunions et toutes les données décisionnelles relatives aux diverses réunions de concertations passées à différents niveaux avec les divers partenaires.
  • Assurer le classement, l’archivage, et la mise à disposition des rapports de collaboration, (site Web, brochures) et tenir à jour les informations disponibles
  • Préparer le contenu des accords, rédiger des arrêtés royaux et ministériels, des conventions, des textes juridiques et techniques
  • En concertation avec le dirigeant, veiller à une éventuelle adaptation nécessaire des processus de travail

 

En tant que
coordinateur
    Assurer l'exécution optimale des processus de concertation et de collaboration par le biais de la collecte et de la vérification structurées des informations nécessaires à l'exécution des processus et accords; de la mise en œuvre de flux de données; de l'organisation et de l'élaboration d'une transmission active d'informations aux services concernés ainsi que par la mise en œuvre des canaux de communication les plus appropriés (circulaires, brochures d'information, on line via le site Web...)

afin de

    informer toutes les parties concernées le plus rapidement et le plus complètement possible dans un langage accessible, harmoniser la communication et les flux d’informations , accorder les points de vue.

 

Exemples de tâches
  • Collecter, de manière structurée, des informations nécessaires à l'exécution des décisions, de la réglementation, des procédures, etc.
  • Vérifier les informations
  • Informer les différentes parties sur les modalités d’exécution des accords
  • Coordonner les informations relatives aux concertations entre les maisons de justice et entre les maisons de justice et l’administration centrale
  • Assurer les contacts nécessaires avec la hiérarchie, les autres services, d'autres institutions et autorités

 

En tant que
Personne de contact
    être la personne de contact pour toutes questions et problématiques détectées lors du traitement de dossiers ou la mise en pratique des missions et qui relèvent de concertations menées ou à mener

afin de

    - Obtenir une solution adéquate au niveau conceptuel qui, le cas échéant, sera transposée par une adaptation de la législation ou des missions;
    - Fournir une réponse correcte en temps utile aux demandeurs conformément à la politique et à la réglementation en vigueur
    - Assurer une harmonisation dans les décisions et dans les solutions proposées

 

Exemples de tâches
  • Etre le point de contact pour les services centraux et extérieurs en ce qui concernent l’organisation, la planification et l’analyse des concertations et collaborations
  • Traiter de façon exhaustive les listes de concertations, les points discutés, les solutions envisagées, …..et informer toutes les personnes concernées
  • Etablir des listes de partenaires
  • Veiller à une bonne communication au sein du service expertise et entre les maisons de justice de manière à ce que les flux d'informations et l'harmonisation mutuelle se déroulent correctement et en temps utile
  • Donner aux demandeurs une réponse/des informations claires et (juridiquement, méthodologiquement) correctes

 

En tant que
collaborateur de projet
    collaborer sur le plan conceptuel et organisationnel à des projets et des groupes de travail, soit à l'initiative du service, soit à l'initiative d’ organes de concertation

afin de

    apporter une valeur ajoutée aux concertations, aux maisons de justice, aux partenaires externes et au ministre.

 

Exemples de tâches
  • Rédiger des notes d'étude, des documents de travail
  • Assurer le secrétariat et la préparation des réunions (organiser les réunions, préparer l'ordre du jour, préparer les points inscrits à l'ordre du jour et préparer les questions, problèmes et propositions; participer aux réunions et formulerer des points de vue, analyses et données techniques; rédiger le rapport des réunions/formaliser et suivre les décisions prises et leur exécution )
  • Etre la personne de contact pour les membres des groupes de travail, groupes de pilotage et projets, etc.
  • Collaborer avec les autres cellules du service Expertise

 

 

Positionnement
La fonction est dirigée par

Conseiller "concertation et colaboration"

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Expertise technique
Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Profil de compétences génériques

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.