Identification de la fonction

Code de la fonction : DPO018

Niveau: A

Classe : A1

Famille de fonctions : Adjoints stratégiques

Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)

Raison d'être de la fonction

Assister le management dans la mise en oeuvre des projets stratégiques et dans la coordination des contacts avec les services d’encadrement du SPF

afin de

assurer la coordination et le suivi de l'implémentation de l'ensemble des projets et programmes d'amélioration en lien avec le plan de management de son entité

 

assurer le soutien du management, tant au niveau de la réalisation que de la méthodologie, dans la gestion du travail par projet et dans l'exécution de leurs objectifs et soutenir le travail des chefs de projet dans ce cadre

afin de

- permettre une réalisation adéquate des projets et des objectifs
- transmettre les connaissances nécessaires à la gestion des projets

 

Assumer l'aspect communication lié au travail du service et de la Direction Générale Maisons de Justice (DGMJH)

afin de

- assurer une bonne diffusion de l'information et donc une certaine mobilisation concernant les programmes d'amélioration et le développement d'une culture de projet au sein de la DGMJH
- assurer la transmission des connaissances nécessaires à l'implémentation des programmes et projets

 

Finalités

En tant que

assistant/gestionnaire de projets

seconder le management de la DGMJH

afin de

assurer le suivi, l'analyse et l'évaluation de l'état d'avancement des projets et programmes d'amélioration mis en route par la DGMJH

 

Exemples de tâches

• participer au suivi et à l'encadrement des chefs de projet des différents programmes d'amélioration mis en oeuvre

• être le relais entre les consultants externes et le département

• collaborer au développement d'outils de gestion interne

• participer à l'analyse de la consistance et de la qualité des résultats

• communiquer avec les collaborateurs et le chef du projet sur l'avancement du projet

 

En tant que

assistant/ gestionnaire de projet

assurer le suivi de l'implémentation des projets et programmes d'amélioration mis en oeuvre

afin de

veiller à ce que les projets se terminent dans les délais impartis et de façon uniforme

 

Exemples de tâches

• établir et actualiser le tableau de bord du suivi des projets

• assurer le suivi des étapes des projets

• assurer le rapportage périodique de l'état d'avancement des projets du plan opérationnel

• apporter une expertise

 

En tant que

fonctionnaire d'information

assumer l'aspect communication lié au travail du service et de la DGMJH

afin de

assurer une bonne diffusion de l'information et favoriser la mobilisation de tous les agents du département concernant les programmes d'amélioration mis en oeuvre

 

Exemples de tâches

• développer et implémenter le plan de communication des programmes d'amélioration

• assurer la coordination entre le service du DGMJH, les services du Président et en particulier la cellule Program Management Office (PMO) et le service de communication du SPF

• prendre en charge la réalisation concrète des événements de communication décidés

• fournir une expertise en matière de communication au sein de la DGMJH

• organiser les aspects pratiques des canaux de communication

 

En tant que

expert/spécialiste

assister les chefs de projet des différents programmes/projets d'amélioration mis en oeuvre par le département

afin de

apporter aux chefs de projet le support nécessaire à la rédaction et à l'implémentation des fiches de projet

 

Exemples de tâches

• organiser des réunions de soutien et de suivi avec les chefs de projet

• évaluer les reportings des chefs de projet

• participer au développement d'outils internes de gestion de projets pour assurer une mise en oeuvre optimale

• répondre aux questions spécifiques des chefs de projets et du management

• analyser les risques encourus, analyser les problèmes rencontrés, rechercher les solutions possibles ...

 

En tant que

expert en communication

apporter le support nécessaire en matière de communication aux chefs de projet des programmes d'amélioration

afin de

leur permettre de réaliser le volet communication de leur plan d'approche

 

Exemples de tâches

• fournir une expertise en matière de communication

• participer à la conception de la communication relative à chaque projet

• fournir des outils de communication standards et aider à leur adaptation

• assurer l'oganisation des informations pertinentes via intranet etc ...

 

En tant que

collaborateur de projet

exécuter des tâches partielles au sein de projets dans ses domaines d'expertise et le cas échéant diriger de petits projets (partiels) et groupes de travail

afin de

réaliser, dans les délais fixés, les projets et objectifs; assurer une évaluation continue de l'application correcte des processus; aider à atteindre les objectifs du projet et de l'institution dans les délais fixés

 

Exemples de tâches

• collaborer à la planification du projet ou lancer des projets ou groupes de travail

• élaborer des plans d'action
  

• fournir, sur la base de son expertise, un input sur le plan du contenu et du processus pour les projets; déterminer le cadre méthodologie, ...
  

• assurer le suivi de la plannification des projets et groupes de travail, être le point de contact des membres des groupes de travail et de projets, guider les participants
  

• évaluer les actions réalisées

 

En tant que

rédacteur

rédiger le contenu des messages de communication relatifs aux projets d'amélioration

afin de

assurer une communication uniforme et accessible au sein de la DGMJH

 

Exemples de tâches

• rédiger les messages de communication

• solliciter des contributions

• réviser les textes soumis

 

En tant que

gestionnaire des connnaissances

analyser, rechercher et mettre à la disposition du management et des chefs de projet, les connaissances méthodologiques et théoriques nécessaires à la gestion de projet et au management du changement

afin de

- permettre une gestion adéquate des projets et programmes d'amélioration
- contribuer à l'essor et à la continuité des processus de changement et atteindre les domaines de résultats souhaités
- augmenter le professionnalisme de chacun

 

Exemples de tâches

• être attentif à toutes les formes d’évolution de l’organisation et de son fonctionnement

• se tenir au courant de l’évolution des théories et pratiques en matière de management

• développer de manière continue ses propres connaissances et expertises dans les différents domaines de connaissances nécessaires à l’exécution de la mission ; être au fait des pratiques, des innovations et des tendances dans les matières gérées (management du changement, méthodologie de projet, ...)

• proposer des initiatives en matière de partage et de développement des connaissances
  
  

 

 

Eléments de réseau - DE qui la fonction reçoit-elle de l'information ?

De qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Management	plan de management, objectifs, projets stratégiques et opérationnels, décisions, questions orales et écrites, mémo conceptuel, fiches de projet, plan de communication	notes, réunions, e-mail
Chefs de projet/ manager de programmes	questions orales, questions écrites, fiches de projet, mémo conceptuel, ...	contact personnel, e-mail, réunions
Services du Président (PMO, communication, ...)	conseils et décisions, méthodologie et délais à respecter, outils de gestion développés, demande de suivi des objectifs et projets d'amélioration, plan de mangement intégré, état d'avancement des différents projets intégrés	rapportage, feed-back, réunion, formation, coaching, mail, contact informel, ...
Services d'encadrement/services de ligne de son SPF	état des lieux, bonnes pratiques	réunions, rapports, études, ...
Consultants / Experts / services divers	conseils, méthodologie, théories, bonnes pratiques, ...	séminaires, colloques, rapports, études, articles, publications,rapportage feed-back ...

 

Eléments de réseau - A qui la fonction fournit-elle de l'information ?

A qui	Quelle information	Sous quelle forme	Avec quelle fréquence
Management	feed-back, état d'avancement, problèmes, évaluations, difficultés, besoins	réunion, groupe de travail, groupe de pilotage
Chefs de projet/manager de programme	demande de feed-back, méthodologie, outils de gestion, conseils, avis, réponses aux questions	notes, e-mail, groupe de travail, documentation, ...groupes de travail
Services du Président (PMO, communication, ...)	feed-back, état d'avancement, évaluation, problèmes	notes, e-mail, documents divers
Services d'encadrement/services de ligne du SPF propre	bonnes pratiques, échange d'expérience, avis, conseils	groupe de travail, e-mail, rapport
Consultants/Experts/services divers	questions, difficultés, demandes d'aide, demandes d'informations, d'avis	e-mail, coaching, groupe de travail

 

Positionnement

La fonction est dirigée par

Conseiller en management

 

La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de

 

Autonomie

La fonction peut décider en autonomie au sujet de

• la réalisation des projets (plan de communication et implémentation des programmes d'amélioration) approuvés par le Comité de pilotage et/ou le Comité de Direction et/ou le management

• l'organisation de son propre travail

• les avis donnés sur la faisabilité des projets et objectifs organisationnels

• l’organisation de réunions de suivi et de coaching en rapport avec la gestion et le pilotage des projets

• les conseils donnés au management et aux chefs de projets quant aux projets et objectifs

• les contacts avec le PMO central et les services d’encadrement

• les avis rendus en matière d'actions de communication

 

La fonction doit demander une autorisation pour

• modifier les projets validés, modifier les échéances

• réaliser les projets validés en dehors du cadre défini

• valider des propositions de changements / d'adaptations du scope

• valider des plans de communication

• approuver des fiches de projet

• ses propres congés

 

Impact

Budget de fonctionnement total de l'entité

 

Budget de travail propre

néant

 

Autres données quantitatives

1. la fonction a un impact sur le management par projets de l'ensemble de la Direction générale

 

Expertise technique

Profil de compétences techniques

Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.

 

Innovation

A quelles directives, instructions et législation la fonction est soumise

• plans de management

• modèle de gestion

• décisions du Comité de direction

• instructions du SPF P&O (Personnel et Organisation)

• modèle CAF

 

Quelles innovations

• méthodologie de l'implémentation des décisions et des projets d'amélioration

• amélioration de la méthode de diffusion de l'information

 

Sur base de quel cadre de référence

• mise à jour des plans opérationnels du Président et du directeur général

• conseils des consultants externes

• feedback du management

• conseils du PMO central

• information de P&O en matière de gestion de l’organisation

• expériences menées par d’autres DG ou SPF

• cadre général du BPR

 

Profil de compétences comportementales

Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au grille des profils de compétences comportementales ou à l’application web Crescendo.