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Attaché program management, planning et communication (M/F/X)
Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L’emploi des termes masculins, « collaborateur », « chef » ou encore « utilisateur », par exemple, est épicène.
Identification de la fonction
Code de la fonction : DPO018
Niveau: A
Classe : A1
Famille de fonctions : Adjoints stratégiques
Catégorie de métiers : 10. Personnel et Organisation (PO)
Raison d'être de la fonction
Assister le management dans la mise en oeuvre des projets stratégiques et dans la coordination des contacts avec les services d’encadrement du SPF
afin de
assurer la coordination et le suivi de l'implémentation de l'ensemble des projets et programmes d'amélioration en lien avec le plan de management de son entité
assurer le soutien du management, tant au niveau de la réalisation que de la méthodologie, dans la gestion du travail par projet et dans l'exécution de leurs objectifs et soutenir le travail des chefs de projet dans ce cadre
afin de
- permettre une réalisation adéquate des projets et des objectifs
- transmettre les connaissances nécessaires à la gestion des projets
Assumer l'aspect communication lié au travail du service et de la Direction Générale Maisons de Justice (DGMJH)
afin de
- assurer une bonne diffusion de l'information et donc une certaine mobilisation concernant les programmes d'amélioration et le développement d'une culture de projet au sein de la DGMJH
- assurer la transmission des connaissances nécessaires à l'implémentation des programmes et projets
Finalités
En tant queassistant/gestionnaire de projets
- seconder le management de la DGMJH
afin de
- assurer le suivi, l'analyse et l'évaluation de l'état d'avancement des projets et programmes d'amélioration mis en route par la DGMJH
Exemples de tâches
- participer au suivi et à l'encadrement des chefs de projet des différents programmes d'amélioration mis en oeuvre
- être le relais entre les consultants externes et le département
- collaborer au développement d'outils de gestion interne
- participer à l'analyse de la consistance et de la qualité des résultats
- communiquer avec les collaborateurs et le chef du projet sur l'avancement du projet
En tant que
assistant/ gestionnaire de projet
- assurer le suivi de l'implémentation des projets et programmes d'amélioration mis en oeuvre
afin de
- veiller à ce que les projets se terminent dans les délais impartis et de façon uniforme
Exemples de tâches
- établir et actualiser le tableau de bord du suivi des projets
- assurer le suivi des étapes des projets
- assurer le rapportage périodique de l'état d'avancement des projets du plan opérationnel
- apporter une expertise
En tant que
fonctionnaire d'information
- assumer l'aspect communication lié au travail du service et de la DGMJH
afin de
- assurer une bonne diffusion de l'information et favoriser la mobilisation de tous les agents du département concernant les programmes d'amélioration mis en oeuvre
Exemples de tâches
- développer et implémenter le plan de communication des programmes d'amélioration
- assurer la coordination entre le service du DGMJH, les services du Président et en particulier la cellule Program Management Office (PMO) et le service de communication du SPF
- prendre en charge la réalisation concrète des événements de communication décidés
- fournir une expertise en matière de communication au sein de la DGMJH
- organiser les aspects pratiques des canaux de communication
En tant que
expert/spécialiste
- assister les chefs de projet des différents programmes/projets d'amélioration mis en oeuvre par le département
afin de
- apporter aux chefs de projet le support nécessaire à la rédaction et à l'implémentation des fiches de projet
Exemples de tâches
- organiser des réunions de soutien et de suivi avec les chefs de projet
- évaluer les reportings des chefs de projet
- participer au développement d'outils internes de gestion de projets pour assurer une mise en oeuvre optimale
- répondre aux questions spécifiques des chefs de projets et du management
- analyser les risques encourus, analyser les problèmes rencontrés, rechercher les solutions possibles ...
En tant que
expert en communication
- apporter le support nécessaire en matière de communication aux chefs de projet des programmes d'amélioration
afin de
- leur permettre de réaliser le volet communication de leur plan d'approche
Exemples de tâches
- fournir une expertise en matière de communication
- participer à la conception de la communication relative à chaque projet
- fournir des outils de communication standards et aider à leur adaptation
- assurer l'oganisation des informations pertinentes via intranet etc ...
En tant que
collaborateur de projet
- exécuter des tâches partielles au sein de projets dans ses domaines d'expertise et le cas échéant diriger de petits projets (partiels) et groupes de travail
afin de
- réaliser, dans les délais fixés, les projets et objectifs; assurer une évaluation continue de l'application correcte des processus; aider à atteindre les objectifs du projet et de l'institution dans les délais fixés
Exemples de tâches
- collaborer à la planification du projet ou lancer des projets ou groupes de travail
- élaborer des plans d'action
- fournir, sur la base de son expertise, un input sur le plan du contenu et du processus pour les projets; déterminer le cadre méthodologie, ...
- assurer le suivi de la plannification des projets et groupes de travail, être le point de contact des membres des groupes de travail et de projets, guider les participants
- évaluer les actions réalisées
En tant que
rédacteur
- rédiger le contenu des messages de communication relatifs aux projets d'amélioration
afin de
- assurer une communication uniforme et accessible au sein de la DGMJH
Exemples de tâches
- rédiger les messages de communication
- solliciter des contributions
- réviser les textes soumis
En tant que
gestionnaire des connnaissances
- analyser, rechercher et mettre à la disposition du management et des chefs de projet, les connaissances méthodologiques et théoriques nécessaires à la gestion de projet et au management du changement
afin de
- - permettre une gestion adéquate des projets et programmes d'amélioration
- contribuer à l'essor et à la continuité des processus de changement et atteindre les domaines de résultats souhaités
- augmenter le professionnalisme de chacun
Exemples de tâches
- être attentif à toutes les formes d’évolution de l’organisation et de son fonctionnement
- se tenir au courant de l’évolution des théories et pratiques en matière de management
- développer de manière continue ses propres connaissances et expertises dans les différents domaines de connaissances nécessaires à l’exécution de la mission ; être au fait des pratiques, des innovations et des tendances dans les matières gérées (management du changement, méthodologie de projet, ...)
- proposer des initiatives en matière de partage et de développement des connaissances
Positionnement
La fonction est dirigée par
Conseiller en management
La fonction assure la direction d'un groupe de : 0 collaborateurs de
Expertise technique
Profil de compétences techniques
Pour construire le profil de compétences techniques, référez-vous à la grille d'expertise technique ou à l’application web Crescendo.
Profil de compétences génériques
Pour élaborer le profil de compétences génériques, référez-vous au livre de profils de compétences génériques ou à l’application web Crescendo.